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07.09.2011

Neuer Dienstreiseantrag für alle Bediensteten der Philipps-Universität Marburg

Diese Nachricht enthält wichtige Informationen zum neuen Dienstreiseantrag. Wir bitten Sie diese Mitteilung unbedingt vollständig zu lesen und an die Personen in Ihrem Bereich weiterzugeben, die derzeit noch nicht über einen E-Mail Account verfügen bzw. keinen Internet-Zugang haben. Vielen Dank!

Sehr geehrte Damen und Herren,

wie Ihnen bekannt ist, gibt es seit dem 01.01.2010 für das Land Hessen ein neues Reisekostengesetz. Dieses Gesetz wurde in den letzten Monaten durch Erlasse und Rechtsprechungen konkretisiert. Die letzten Änderungen wurden am 08.08.2011 über die Internetseite „Informationen der Personalabteilung“ veröffentlicht. Änderungen fanden aber nicht nur im Reisekostenrecht statt. Eine Neuerung im Umsatzsteuerrecht hatte ebenfalls Auswirkungen auf die Abrechnung von Reisekosten im Hinblick auf Übernachtungen in Beherbergungsbetrieben.

Aufgrund der unterschiedlichen Genehmigungsformulare an der Universität und der zahlreichen Änderungen zum Hessischen Reisekostengesetz war es notwendig einen für alle Bereiche einheitlichen Dienstreiseantrag einzuführen, der aufgrund mehrerer Rückfragen und Anregungen erneut überarbeitet wurde.

Der neue Dienstreiseantrag ist ausführlicher als der frühere und macht auf den ersten Blick mehr Arbeit als bisher. Sie werden bei Beachtung der nachfolgenden Hinweise und mehrmaliger Anwendung des neuen Formulars jedoch feststellen, dass der tatsächliche Bearbeitungsaufwand durch die jetzt erstmals gegebene Möglichkeit einer vollständigen Eingabe aller Daten am PC und durch unterstützende elektronische Ausfüllhilfen im Regelfall geringer wird als in der Vergangenheit. Die teilweise detaillierten Angaben erleichtern darüber hinaus die Bearbeitung des Dienstreiseantrags wesentlich: Die Notwendigkeit für Nachfragen der Reisekostensachbearbeiter/-innen verringert sich, so dass (bei vollständig ausgefüllten Formularen) eine zeitnahe Bearbeitung möglich ist. Sie erlangen somit schneller eine Antwort und die Sicherheit bei der Planung Ihrer Reise, dass Sie einen Erstattungsanspruch haben, z.B. wenn Sie eine Flugbuchung vornehmen möchten. Sollten Sie bei der Planung feststellen, dass die zu verauslagenden Reisekosten eine größere finanzielle Belastung darstellen, so haben Sie direkt im Dienstreiseantrag die Möglichkeit einen Abschlag zu beantragen. Ein zusätzlicher Antrag ist daher nicht mehr erforderlich.

Das Ausfüllen des Formulars wird in der Regel bei wiederholter Anwendung wesentlich dadurch erleichtert, dass bisherige Angaben (z.B. Name, Adresse usw.) automatisch nach den ersten Zeichen als elektronischer Ausfüllvorschlag erscheinen.

Das setzt voraus, dass im Programm "Adobe Reader" unter dem Menüpunkt "Bearbeiten - Voreinstellungen – Formulare – Autom. ausfüllen" die Voreinstellung "einfach" oder "erweitert" ausgewählt worden ist. Falls die automatische Ausfüllhilfe bei Ihnen noch nicht aktiviert ist, empfehle ich Ihnen eine entsprechende Änderung. Danach braucht man jedes Kästchen nur einmal ausfüllen und beim nächsten Ausfüllen werden automatisch schon Daten vorgegeben, die nur bestätigt werden müssen.

Neu ist auch, dass die Vorgaben aus den Verwaltungsvorschriften zur Korruptionsbekämpfung in der Landesverwaltung eingearbeitet wurden. Durch die Beantwortung der Frage mit „Ja“ oder „Nein“ erweitert oder verkürzt sich das Formular automatisch. Von der Voreinstellung mit „Ja“ lassen Sie sich bitte nicht verunsichern. Damit soll lediglich darauf hingewiesen werden, sofern Reiseunterstützungen im Zusammenhang mit dienstlichen Reisen stehen, dass weitere Angaben zu machen sind. Wenn Sie das Kästchen mit „Nein“ anklicken, wird dieser Bereich ausgeblendet.

Zusätzlich sind in diesem Formular umfassende Erläuterungen eingearbeitet worden, die durch blau unterstrichene Links zu erkennen sind. So können Sie bereits mit der Beantragung erkennen, was in welchem Umfang erstattungsfähig ist.

Bei erstmaliger Benutzung des Formulars empfehle ich Ihnen, dieses Formular zweimal aufzurufen. In dem einen Antrag können Sie Ihre Eingaben vornehmen und in dem anderen Antrag können Sie den Links folgen und nähere Informationen zu bestimmten Punkten einholen.

Sie können den Dienstreiseantrag auch ausdrucken und per Hand ausfüllen. Allerdings verzichten Sie dann auf die umfassenden Hilfestellungen des Online-Formulars. Damit Ihnen keine Hinweise entgehen, empfehle ich Ihnen, sich vorher über die Internetseiten der Personalabteilung zu informieren. Sie finden dort die aktuellen rechtlichen Grundlagen, Formulare und Links zu anderen Reiseplanungshilfen: http://www.uni-marburg.de/personal/infobeschaeftigte/allgemeine_informationen/reisekosten.

Das Formular und die zugehörigen Erläuterungen werden im Bedarfsfall fortlaufend aktualisiert. Bitte verwenden Sie deshalb auch nur das jeweils aktuelle Formular aus dem Formularcenter ( http://www.uni-marburg.de/service/formularcenter/mitarbeiter/index_html#3) und keine lokalen Kopien. Das Aufrufen des Formulars können Sie sich dadurch erleichtern, dass Sie die entsprechende Intranetseite bei erstmaliger Nutzung unter "Favoriten" speichern.

 

Mit freundlichen Grüßen

In Vertretung

gez.

Dr. F. Nonne

 

Hier können Sie dieses Schreiben im PDF-Format herunterladen!

Zuletzt aktualisiert: 07.09.2011 · Peter Bernshausen

 
 
 
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