Hauptinhalt

Digitale Tagungen und Konferenzen

Durch weitreichende und langanhaltende Reisebeschränkungen sowie strenge Auflagen, die an die Durchführung von Veranstaltungen geknüpft sind, können zur Zeit zahllose Veranstaltungen nicht oder nicht im gewohnten Umfang stattfinden. Das trifft auch den wissenschaftlichen Betrieb, bei dem nicht nur Vorlesungen und Seminare, sondern auch Tagungen und Konferenzen von den Einschränkungen betroffen sind. Doch auch, wenn Tagungen und Konferenzen nicht wie gewohnt stattfinden können, müssen sie nicht  ersatzlos entfallen. Formate der Vernetzung und des wissenschaftlichen Austauschs sind für viele WissenschaftlerInnen unabdingbar, um sich über aktuelle Forschung in ihrer Disziplin zu informieren, eigene Projekte vorzustellen und Kontakte zu knüpfen. 

Auf dieser Seite stellen wir Ihnen Möglichkeiten vor, Konferenzen und Tagungen online abzuhalten. Dafür haben wir für Sie einige Hinweise zu den Themen Gestaltung, Technik und Recht zusammengestellt. Darüber hinaus finden Sie hier praktische Tipps und Hinweise sowie lokale AnsprechpartnerInnen.

Gestaltung

Bei der Gestaltung Ihrer Veranstaltung empfiehlt es sich, den Designleitsatz Form follows Function zu berücksichtigen: Das Format Ihrer Veranstaltung sollte dem Zweck entsprechen. Eine reine Informationsvermittlung ist auf weniger Interaktivität angewiesen als eine Diskussion; ein Publikum, das sich untereinander kennt, kann anders netzwerken als Fremde; im internationalen Kontext spielt Zeit eine andere Rolle als im nationalen; etc. Hier stellen wir drei gängige Varianten vor, die unterschiedliche Bedürfnisse bedienen.

Virtuelle Tagungen

Als virtuelle Tagungen, auch digitale Tagungen oder Online-Tagungen, werden Veranstaltungen bezeichnet, die vollständig online abgehalten werden, in der Regel als Webkonferenz. Anstatt anzureisen können die Teilnehmenden so von ihrem Aufenthaltsort  aus an der Tagung teilnehmen. Durch die Nutzung von Audio- und Videoübertragung sowie von Chats oder Direktnachrichten können Teilnehmende nicht nur konsumieren, sondern sich auch selbst beteiligen.

In einigen Fällen entsprechen virtuelle Tagungen in Umfang und Ablauf weitgehend ihren analogen Pendants und imitieren den gesamten Ablauf der Präsenzveranstaltung. Je nach Veranstaltung kann es zielführender und für die Veranstalter besser handhabbar sein, die Tagesordnung und die Taktung dem Medium anzupassen. Digitale Kommunikation fordert die Vortragenden und Zuhörenden anders als der direkte Austausch. Um dem Rechnung zu tragen, finden Sie hier einige Vorschläge:

  • Um die Zeitspanne aufzulockern, die die Teilnehmenden für den Tagungsinhalt aufwenden, können z. B. Videoaufnahmen von Vorträgen im Vorfeld online bereitgestellt werden. An der Philipps-Universität besteht die Möglichkeit, Tagungsbeiträge über ILIAS.Online oder über den Publikationsserver zur Verfügung zu stellen. Während der Tagung können Teilnehmende und Vortragende die Inhalte dann diskutieren. Diese Variante ist vereinbarkeitsfreundlicher als lange Webkonferenzen, weniger anfällig für technische oder personelle Ausfälle und ermöglicht ggf. die Nachnutzung oder Veröffentlichung des Vortrags.
  • Workshops und Diskussionsformate profitieren besonders von den vielzähligen Möglichkeiten, die Webkonferenzsysteme bieten. Durch Screensharing, Chats oder geteilte Whiteboards können Nähe und Verbindlichkeit zwischen Dozierenden und Teilnehmenden entstehen, die für Kooperation und Lernen essentiell sind.
  • Um Teilnehmenden die Möglichkeit zu geben, eigene Arbeiten und Projekte vorzustellen, sind Lightning Talks (Kurzpräsentationen) oder Vorführvideos gut geeignet. In Breakout Rooms können die vorgestellten Themen dann vertieft werden.
  • Die Umsetzung von Posterpräsentationen gestaltet sich online meist schwierig, da es Teilnehmenden oft schwer fällt, ins Gespräch zu kommen. Wo es möglich ist raten wir, alternative Formate zu nutzen.
  • Falls Sie sich noch auf der Suche nach weiteren Anregungen für digitale Tagungen sind, empfiehlt sich ein Blick in das Protokoll des Erfahrungsaustauschs zu digitalen Tagungen.

Hybride Tagungen

Als hybride Tagungen oder Hybridtagungen werden Veranstaltungen bezeichnet, an denen sowohl per Videoübertragung als auch in persona teilgenommen werden kann. Die gängigste Form davon sind Tagungen, die an einem Standort mit (lokalen) Teilnehmenden durchgeführt werden und in Echtzeit per Videoübertragung online verfolgt werden können. Für diese Form von Veranstaltung sprechen die relative Ähnlichkeit zu regulären Tagungen einerseits und der klima- und kostenfreundliche Verzicht auf Fernreisen, da inter-/nationale Gäste online teilnehmen können. Außerdem können so vor Ort Abstandsregelungen und Kapazitätsgrenzen eingehalten werden, ohne auf (inter-/nationale) Gäste verzichten zu müssen.

  • Bei hybriden Tagungen werden Dozierende samt Präsentation live online übertragen. Durch Deckenmikrofone können außerdem Redebeiträge des anwesenden Publikums in guter Qualität mitverfolgt werden.
  • Beiträge des Online-Publikums können durch ModeratorInnen und/oder über Fragetools wie https://onlinequestions.org/ an die Vortragenden übermittelt werden.

Ersatzformate

In manchen Fällen ist die virtuelle Tagung nicht das Format der Wahl. Hier stellen wir Ihnen einige Beispiele für alternative Veranstaltungsformen vor, die dem fachlichen Austausch, dem Communitybuilding oder der Fortbildung dienen:

  • Online Lecture series (online Vortragsreihen) gehören seit Jahren zum Repertoire des wissenschaftlichen Austauschs. So kann z.B. über einen Zeitraum von mehreren Wochen hinweg jeweils wöchentlich ein Vortrag gehalten werden, der im Anschluss diskutiert wird. Online Lecture series können natürlich auch asynchron gestaltet werden, indem die Vorträge als Aufzeichnung verfügbar gemacht und zu einem separaten Termin besprochen werden.
  • Virtuelle Lesekreise und Kolloquien eignen sich besonders für Promovierende und größere Arbeitsgruppen. Sie dienen der Vernetzung, der kritischen Diskussion von neuen oder eigenen Themen und der Stärkung der Verbundenheit.
  • Diskussionsforen und Mailinglisten erfreuen sich immer noch großer Beliebtheit, da sie barrierearm, langlebig und meist stark spezialisiert sind. Ein Diskussionsforum wird keine Konferenz ersetzen können. Gleichzeitig ergänzt es langwierige Formate wie Lecture Series oder virtuelle Lesekreise und sorgt für Kontinuität.
  • In Form von Virtual Lab Visits können Forschungsgruppen ihre Labore, Abläufe und aktuellen Forschungen vorstellen. In kurzen Videos kann Studierenden, Promovierenden und anderen Forschenden so ein Einblick in den Forschungsalltag und das Institut vermittelt werden. 

Thema Recht

Zum Themenfeld Recht in virtuellen Tagungen gehören vor allem die Bereiche Urheberrecht und Datenschutz. Als VeranstalterIn sollten Sie frühzeitig klären, welche Einschränkungen für Sie gelten und welche Maßnahmen zu treffen sind.

  • Urheberrecht: Vortragsvideos können nicht ohne entsprechende Einwilligung des Urhebers/der Urheberin online verfügbar gemacht werden. Auch die Veröffentlichung von aufgezeichneten Vorträgen, z. B. auf Video-on-demand-Plattformen wie YouTube, bedarf der Einwilligung der Vortragenden. Zu beachten ist dabei auch das Persönlichkeitsrecht der Zuhörenden, die evtl. im Video zu sehen oder zu hören sind (bei Wortmeldungen/Fragen).
  • Datenschutz: Bei der Verwendung von Webkonferenzdiensten ist zu beachten,  dass Kontaktdaten von Vortragenden und Teilnehmenden geschützt werden müssen. Viele kommerzielle Anbieter wie Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams, etc. sind in diesem Aspekt kritisch zu sehen. Siehe dazu auch die Übersichtsseite Datenschutz bei Webkonferenzen des Hochschulrechenzentrums.
  • Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die Stabsstelle Recht.

Thema Technik

Bei der Planung von virtuellen Tagungen stellt sich früher oder später die Frage nach der geeigneten technischen Plattform. Auch hier gilt, die Auswahl eines geeigneten Tools vom Inhalt abhängig zu machen und nicht umgekehrt.

Dass virtuelle Tagungen Präsenztagungen nicht in jedem Aspekt abbilden können, sollte nicht als zu minimierendes Hindernis gesehen werden, sondern als Anlass, ein Programm zu gestalten, das online gut funktioniert.

  • Seit Beginn der Corona Pandemie haben Webkonferenzsysteme deutlich an Bekanntheit und Relevanz zugenommen. Die Fülle der Webkonferenzanbieter ist nicht immer leicht zu überblicken, doch die meisten bieten die gleichen Grundfunktionen an, die für virtuelle Tagungen notwendig und in vielen Fällen auch ausreichend sind. Dazu gehören 
    • die Übertragung von Audio und Video 
    • ein Rollenkonzept, dass ModeratorInnen oder PräsentatorInnen von (passiven) Teilnehmenden unterscheidet,
    • die Möglichkeit, Präsentationen (z. B. PowerPoint oder PDF) wiederzugeben,
    • eine allgemeine Chatfunktion, als Alternative oder Ergänzung zur audiovisuellen Kommunikation.
  • Darüber hinaus bieten einige Webkonferenzsysteme speziellere Funktionen, die einen spezifischen Mehrwert bieten. Einige Systeme erlauben zum Beispiel
    • geteilte Notizen, in denen Teilnehmende Inhalte gemeinsam festhalten können,
    • textbasierte Abstimmungen,
    • Break-out Räume (d. h. die Möglichkeit, die Webkonferenz in kleinere Gruppen aufzuteilen, z. B. für Diskussionen oder Arbeitsaufträge),
    • Chat zwischen einzelnen Teilnehmenden, der für die weitere Gruppe nicht sichtbar ist.
  • Zu den relevantesten Unterschieden zwischen Webkonferenzsystemen gehören die Kosten, der Datenschutz und die IT-Sicherheit, sowie die Kapazitätsgrenzen, d. h. die Anzahl der Personen, die zeitgleich einen Webkonferenzraum nutzen kann. 
  • An der Philipps-Universität werden drei Webkonferenzsysteme angeboten, die insbesondere den Anforderungen des Datenschutzes und der IT-Sicherheit entsprechen. Wie Sie diese nutzen können, erfahren Sie auf der Übersichtsseite des Rechenzentrums erläutert. Insbesondere BigBlueButton hat sich in der Lehre und für virtuelle Tagungen bereits bewährt, da es über alle hier genannten Funktionen verfügt, kostenfrei und sicher nutzbar ist, und die Kapazitäten großzügig ausgelegt sind. Bei Fragen zu Webkonferenzsystemen wenden Sie sich bitte an .
  • Einzelne (kommerzielle) Anbieter unterstützen Sie auch bei der Vorbereitung der Tagung, zum Beispiel in dem sie Plattformen für Call for Papers, Sessionplanung oder Ticketingsysteme zur Verfügung stellen.
  • Um Tagungsbeiträge zu veröffentlichen, wird derzeit der Publikationsserver der Philipps-Universität ausgebaut. Weitere Informationen folgen zeitnah.
  • Um den Teilnehmenden Tagungsinhalte zur Verfügung zu stellen, kann ILIAS.Online genutzt werden. ILIAS.Online bietet die gleichen Funktionen wie die zentrale ILIAS Plattform der Philipps-Universität, erlaubt aber externen Tagungsteilnehmenden sich mittels einer TAN anzumelden. Mit ILIAS.Online können Sie Tagungsinhalte nicht-öffentlich verfügbar machen, verlinken und verwalten.
  • Sollten sie für Ihre Veranstaltung Multimedia-Equipment ausleihen wollen, wenden Sie sich bitte an die Multimedia-Geräteausleihe des Medienzentrums der Universitätsbibliothek.

Tipps und Hinweise

Virtuelle Tagungen sind für viele Menschen weiterhin ein gewöhnungsbedürftiges Format. Wir haben hier deshalb einige Tipps und Hinweise zusammengestellt, die Ihre Veranstaltung für alle Beteiligten angenehmer machen können.

  • Erfahrungen zeigen, dass Inhalte, die online präsentiert werden, mehr Zeit in Anspruch nehmen als in einer Präsenzveranstaltung. Planen Sie entsprechend großzügige Zeitfenster für Vorträge und Ähnliches ein.
  • Versuchen Sie, die Zeit vor dem Bildschirm für die Teilnehmenden vertretbar zu halten und achten Sie auf die Einhaltung des Zeitplans. Regelmäßige Pausen sind auch virtuell unverzichtbar: Wir empfehlen, spätestens alle 90 Minuten für mindestens 5 Minuten Pausen einzuplanen.
  • Auch im virtuellen Raum sind Vernetzung und Smalltalk möglich und für die Atmosphäre einer Veranstaltung sehr wichtig. Doch die Mittagspause werden ihre Teilnehmenden nicht unbedingt vor dem Bildschirm verbringen wollen, sofern dazu kein Anreiz vorhanden ist. Es lohnt sich deshalb, über die Gestaltung der Mittagspause oder die Einführung einer konkreten Netzwerkpause nachzudenken. Um die Hemmschwelle für soziale Interaktion zu senken kann es sich zum Beispiel lohnen, die Teilnehmenden in Kleingruppen zusammenzufassen, die Videoübertragung aller Beteiligten zu ermutigen oder selbst mit eigenen Beiträgen und Fragen einen ersten Schritt zu gehen.
    Es gibt inzwischen zahlreiche Tools, die speziell für die virtuelle Vernetzung von Teilnehmenden geschaffen wurden. Nicht jedes davon eignet sich aber für wissenschaftliche Tagungen, auf denen sich nur wenige Teilnehmende untereinander kennen. Wir empfehlen, solche Tools genau zu prüfen (auch in Sachen Datenschutz) und mit Vorsicht einzusetzen, um die Teilnehmenden nicht mit Links und neuen Formaten zu überfordern.
  • Wenn Ihre Veranstaltung Livevorträge beinhaltet, sollten Sie die Dozierenden bitten, nach Möglichkeit ihre Webcam/Kamera einzuschalten. Die Videoübertragung macht Dozierende greifbarer und verständlicher.
  • Bei Vorträgen sollten dennoch nur die Vortragenden ihre Webcam und ihr Mikro einschalten, um die Rechenlast auf den Servern und bei den Teilnehmenden zu senken. Parallele Videostreams können bei Teilnehmenden mit älterer oder schwächerer Hardware zu Verzögerungen und erhöhter Belastung führen. In kleineren Gruppen, z. B. bei Workshops, trägt die Videoübertragung aber zur Vertrautheit zwischen Teilnehmenden und Dozierenden bei und ist generell erstrebenswert. 
  • Sorgen Sie für einen professionellen und repräsentativen Hintergrund, wenn Sie selbst einen Beitrag leisten oder eine Tagung eröffnen. Ein heller und übersichtlicher Hintergrund spricht für Sie und Ihre Einrichtung. Vielen Menschen hilft es außerdem, während eigenen Beiträgen zu stehen statt zu sitzen, um über mehr Flexibilität und Ausdrucksvermögen zu verfügen.
  • Wenn Ihr gewähltes Webkonferenzsystem die Einwahl per Telefon erlaubt, kann es hilfreich sein, den Teilnehmenden die Einwahlnummer(n) mitzuteilen. Das wirkt der Gefahr entgegen, durch technische Probleme Teilnehmende zu verlieren. Besonders für per Telefon zugeschaltete Teilnehmende ist es aber wichtig, das eigene Mikrofon auszuschalten um das Rauschen zu minimieren und Störgeräusche zu vermeiden.
  • Bei öffentlich zugänglichen Webkonferenzen kommt es immer wieder zu Störungen durch unbeteiligte Dritte (“Trolle”). Teilen Sie Ihre Webkonferenzlinks deshalb am besten nicht öffentlich und vergeben Sie ggf. Passwörter für den Zugang.

Austausch

Das Servicezentrum digital gestützte Forschung lädt die Angehörigen der Philipps-Universität ein, am zweiten Erfahrungsaustausch digitale Tagungen am 08.09. teilzunehmen.

In unserem Diskussionsforum in ILIAS können Sie sich mit anderen Forschenden über Erfahrungen und offene Fragen austauschen