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Der Verwaltungsablauf bei einer Promotion

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über wichtige Dokumente und Formalitäten, die im Laufe einer Promotion von Bedeutung sind:

Annahme als Doktorandin oder Doktorand

In den Promotionsordnungen der Fachbereiche sind die Einzelheiten und Voraussetzungen zur Annahme als Doktorandin oder Doktorand geregelt. Der Antrag ist möglichst zu Beginn der Arbeit an der Dissertation zu stellen, denn die Annahme als Doktorandin oder Doktorand bildet den formellen und für alle Beteiligten verbindlichen Rahmen für das Promotionsverhältnis. Neben den Vorteilen durch die gezielte Förderung der Philipps-Universität für Promovierende garantiert Ihnen die Annahme als Doktorand/in das Ablegen ihrer Promotion auch in Sonderfällen, z.B. bei Berufung der Betreuungsperson an eine andere Hochschule. 

Selbstregistrierung

Sie sind mit einem Promotionsvorhaben an einem Fachbereich der Philipps-Universität angenommen oder haben die Annahme beantragt? Sie bereiten ein Promotionsvorhaben in Abstimmung mit einer Betreuerin oder einem Betreuer an einem Fachbereich vor und möchten sich als Doktorand/in („Promotionsstudent/in“) einschreiben? Bitte registrieren Sie sich zunächst über das Onlineportal Marvin.

Immatrikulation

Promovierende haben die Möglichkeit, sich als Studierende zu immatrikulieren. Dadurch können Sie weiterhin das Semesterticket oder die vergünstigten Angebote, etwa in der Mensa oder beim Hochschulsport, in Anspruch nehnmen.

Ordnungen

Die Promotionsordnungen der Fachbereiche regeln die Einzelheiten des Promotionverfahrens von der Annahme bis zum Ablegen der Prüfung. Bitte erkundigen Sie sich in Ihrem Fachbereich, ob es darüber hinaus noch weitere Regelungen oder Hinweise im Zusammenhang mit der Promotion gibt (z.B. Einreichung eines Exposés zur Annahme oder ähnliches).

Betreuungsvereinbarung

Grundsätzlich ist es zu empfehlen, die Möglichkeiten der Betreuungsvereinbarung für Promovierende auszuschöpfen, da sie einen wichtigen Baustein zur Transparenz der persönlichen Promotionsbedingungen und des regelmäßigen wissenschaftlichen Austauschs mit der Betreuungsperson darstellt. Die Betreuungsvereinbarung wird zu Beginn der Promotion zwischen der/dem Doktorand/in und Betreuenden geschlossen und hält die Rechte und Pflichten von Doktorand/in und Betreuer/in für beide Seiten schriftlich fest. Neben dem Thema der Arbeit können Absprachen aller Art (z.B. ein Zeitplan, regelmäßige Fortschrittsberichte, Konferenzteilnahmen etc.) festgehalten werden. Die Philipps-Universität stellt hierfür ein von beiden Seiten auszufüllendes Dokument, eine sogenannte Betreuungsvereinbarung (Downloads deutsch/englisch) zur Verfügung, die in einigen Fällen von den Fachbereichen speziell auf ihre Fachkultur zugeschnitten weiterentwickelt wurde. Bitte erkundigen Sie sich also nach dem für Sie zutreffenden Formular. Zusätzlich gibt es einen Leitfaden zur Vorbereitung auf Betreuungsgespräche und Fortschrittsberichte.

Befristete Beschäftigung

Die Philipps-Universität fördert die strukturelle Verbesserung der Rahmenbedingungen durch Arbeitsverträge, die das Erreichen des Qualifizierungzieles in den Vordergrund stellen. Hier finden Sie Informationsangebote der Personalabteilung und der Personalentwicklung. Sollten Sie als wissenschaftliche Mitarbeiterin und Mitarbeiter an der Universität beschäftigt sein, so beachten Sie bitte, dass die Dauer ihres befristeten Beschäftigungsverhältnisses in der Wissenschaft im Wissenschaftszeitvertragsgesetz geregelt ist. Hier finden Sie das Personalentwicklungskonzept für den wissenschaftlichen Nachwuchs und das wissenschaftlich qualifizierte Personal.

Promovierendenerfassung

Am 2. März 2016 wurde eine Änderung des Hochschulstatistikgesetzes beschlossen. Der Stichtag für die erstmalige Erhebung der damit verbundenen Promovierendenstatistik war der 01. Dezember 2017. In diesem Zusammenhang werden auch die Promovierenden der Philipps-Universität über eine Selbstregistrierung im Onlineportal Marvin bei der Annahme zur Promotion um die Angabe einer Reihe von Daten gebeten, die anonymisiert als statistische Daten ausgewertet werden. Eine Analyse der ersten Erhebung finden Sie hier.