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Zentrales Benutzerkonto für funktionsgebundene Zwecke

Funktions-Konten können für projektbezogene oder dauerhafte administrative Zwecke zur Verfügung gestellt werden (z.B. für Sekretariate, regelmäßig wechselnde Hilfskräfte oder Gäste, Elektrogeräte, IT-Systeme). Im Gegensatz zu persönlichen Konten dürfen Funktions-Konten jederzeit weiteren Personen zur Nutzung überlassen werden.

In der Regel werden für Funktions-Konten folgende Berechtigungen erteilt (vgl. Leistungsumfang):

  • WLAN (eduroam)
  • Windows-PCs in PC-Sälen, Hörsälen, Seminarräumen (Domäne @staff)
  • ggf. E-Mail-Postfach (funktionsgebunden, nicht personengebunden)

Weitere Dienste werden nur auf Anfrage freigeschaltet. Berechtigungen, die aus rechtlichen Gründen nur für bestimmte Personen oder Benutzergruppen verfügbar sind, können nicht gewährt werden (z.B. Elektronische Medien).

Zielgruppe

Bedienstete, Gäste

(Für studentische Gruppen besteht ein abweichendes Antragsverfahren)

Voraussetzungen

Antragstellung durch Bedienstete

Anleitungen

Formulare

Bitte beachten Sie vor dem Ausfüllen des PDF-Formulars folgende Hinweise:

  • Inhalt ausklappen Inhalt einklappen Hinweise zum Ausfüllen des AntragsHinweise zum Ausfüllen des Antrags

    Wunsch-Username: Maximal 8 Zeichen (inkl. laufender Nummer, falls eine Anzahl größer 1 eingetragen ist). Es sind Buchstaben (a-z), Bindestrich (-) und Ziffern (0-9) erlaubt.

    Anzahl: Wenn Sie mehrere Funktions-Konten für denselben Zweck benötigen, können Sie hier die gewünschte Anzahl eintragen (in der Regel maximal 10-20 Stück). Es werden dann mehrere Konten erstellt, hierzu wird der Wunsch-Username um eine laufende Nummer ergänzt.

    Wunsch-E-Mail-Adresse: E-Mail-Adresse bzw. Alias, unter der das zum Konto gehörende E-Mail-Postfach erreichbar sein soll, falls abweichend vom Wunsch-Username. Darf auch länger als 8 Zeichen sein; es sind Buchstaben (a-z), Bindestrich (-), Punkt (.) und Ziffern (0-9) erlaubt.

    Zweck: Erläutern Sie in wenigen Worten, für welche IT-Dienste und in welchem Kontext das Konto benötigt wird (z.B. „E-Mail-Postfach für Sekretariat AG Müller“ oder „WLAN-Zugang für wechselnde Gäste des Instituts“).

    Eigentümer/in: Der Antragsteller ist zugleich Eigentümer des Kontos und für die ordnungsgemäße Nutzung (mit-)verantwortlich. Er oder sie trägt also dafür Sorge, dass alle Benutzer/innen des Kontos über die Regeln zur Nutzung informiert werden. Ein Eigentümerwechsel ist jederzeit auf schriftlichen Antrag möglich (hierzu "Neuer Eigentümer" ankreuzen und die Daten des Nachfolgers eintragen).

    Gewünschte Handhabung (siehe auch Erläuterungen in den nachfolgenden Abschnitten):

    • Gewöhnlich: Diese Option ist sinnvoll bei einem eher festen, kleinen Benutzerkreis (z.B. E-Mail-Postfach für ein Sekretariat). Sie erhalten die Zugangsdaten einmalig als Brief.
    • Selbstverwaltet: Diese Option ist sinnvoll bei einem häufig wechselnden Benutzerkreis (z.B. WLAN-Zugang für wechselnde Gäste). Als Eigentümer/in (oder zusätzlich benannte/r Verwalter/in) können Sie jederzeit selbst per Webformular neue Passwörter generieren und ein Passwort-Ablaufdatum festlegen, bevor Sie die Konten an weitere Personen zur Nutzung übergeben. Zur Unterstützung erhalten Sie dann jeweils ein Übergabe-Formular per E-Mail zugesendet, das Sie ausdrucken, von dem/der neuen Benutzer/in unterschreiben lassen und zu Ihren Akten nehmen können, vgl. Kurzanleitung.
  • Inhalt ausklappen Inhalt einklappen Hinweis zum DatenschutzHinweis zum Datenschutz

    Bei der Weitergabe eines Funktions-Kontos an weitere Personen bleiben die vormaligen Daten auf dem Konto erhalten. Deshalb sollte darauf geachtet werden, dass keine persönlichen Daten auf dem Konto abgelegt werden (z.B. Dateien, E-Mails, ILIAS-Kursfortschritte), die allein für den aktuellen Nutzer und nicht für andere Personen bestimmt sind.

  • Inhalt ausklappen Inhalt einklappen Wann sollte ich stattdessen persönliche Mitarbeiter-Konten beantragen?Wann sollte ich stattdessen persönliche Mitarbeiter-Konten beantragen?

    Hintergrund: Ein persönliches Konto darf allein vom Eigentümer benutzt werden, insbesondere dürfen die Zugangsdaten nicht an Dritte weitergegeben werden.

    Verwendungszweck: Wenn bei der gewünschten Nutzung der vom HRZ bereitgestellten IT-Dienste persönliche Daten anfallen oder persönliche Berechtigungen erteilt werden sollen, die ausschließlich den Nutzer persönlich betreffen (z.B. Dateien, E-Mails, ILIAS-Kursfortschritte), ist aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen ein persönliches Konto sinnvoll. Es wird einige Monate nach dem Ablaufdatum automatisch gelöscht.

    Nicht sinnvoll: Wenn mehrere Personen ein Konto gleichzeitig nutzen wollen, um z.B. auf dasselbe E-Mail-Postfach zuzugreifen. Persönliche E-Mail-Postfächer sollten aus Datenschutzgründen nicht von unbeteiligten Dritten eingesehen werden!

    Laufzeit: Gemäß Arbeitsvertrag, sonst maximal ein Jahr bzw. zwei Semester im Voraus.

    Verlängerung: Bei unbefristetem Arbeitsvertrag jährlich durch den Nutzer per Webformular (Lebenszeichen), andernfalls per schriftlichem Antrag, siehe Formulare.

  • Inhalt ausklappen Inhalt einklappen Wann beantrage ich „gewöhnliche“ Funktions-Konten?Wann beantrage ich „gewöhnliche“ Funktions-Konten?

    Hintergrund: Der/die Eigentümer/in haftet zwar für ein Funktions-Konto, darf aber das Passwort an mehrere Nutzungsberechtigte weitergeben. Alle Personen, die das Passwort kennen, können das Konto nutzen.

    Verwendungszweck: Wenn ein Funktions-Konto von einem festen Personenkreis (z.B. als E-Mail-Postfach für ein Sekretariat) oder lediglich für einen absehbaren Zeitraum genutzt werden soll (z.B. als E-Mail-Postfach für ein Tagungsbüro), ist in aller Regel ein gewöhnliches Funktions-Konto ausreichend, zu dem wir Ihnen einmalig die Zugangsdaten per Hauspost schicken. Ein gewöhnliches Funktions-Konto kann auch als Namensgeber erforderlich sein, wenn ein Arbeitsplatz-Konto erstellt werden soll.

    Nicht sinnvoll: als Benutzerkonto für Gäste bei einmaligen Tagungen - bitte beantragen Sie stattdessen anonyme Gäste-Konten.

    Laufzeit: Die maximale Laufzeit ist an den Arbeitsvertrag/Befristung des Konto-Eigentümers (oder dessen Nachfolger) gebunden.

    Festes bzw. jährliches Ablaufdatum: Nach Erreichen des Ablaufdatums wird der Nutzer vier Wochen lang per E-Mail informiert, erst dann wird das Konto gesperrt.

    Verlängerung: Wie bei Mitarbeiter-Konten auch, ist bei unbefristeten Funktions-Konten eine jährliche Verlängerung durch den Konto-Nutzer per Webformular nötig. Funktions-Konten können außerdem vom Konto-Eigentümer (oder dessen Nachfolger) per schriftlichem Antrag (siehe Formulare) verlängert werden.

    Keine Selbstverwaltung: Bei Vergessen oder Verlust des Passworts muss der Konto-Eigentümer (oder dessen Nachfolger) beim HRZ per schriftlichem Antrag ein neues Passwort anfordern.

  • Inhalt ausklappen Inhalt einklappen Wann beantrage ich „selbstverwaltete“ Funktions-Konten (Verwaltung per Webformular) ?Wann beantrage ich „selbstverwaltete“ Funktions-Konten (Verwaltung per Webformular) ?

    Hintergrund: Die „Selbstverwaltung“ ist eine zusätzliche Option, die es mehreren von Ihnen benannten „Verwalter/innen“ erlaubt, jederzeit das Konto zu sperren, das Passwort zurückzusetzen oder das Passwort-Ablaufdatum zu ändern.

    Verwendungszweck: Sofern Funktions-Konten regelmäßig dritten Personen und für einen beschränkten Zeitraum zur Nutzung überlassen werden (z.B. für wechselnde Gäste oder Hilfskräfte), empfiehlt es sich, regelmäßig die Passwörter zu ändern und bei jeder Passwortübergabe eine Unterschrift der zukünftigen Nutzer einzuholen. Zur Unterstützung dieser Aufgaben bietet das HRZ sogenannte selbstverwaltete Funktions-Konten an: Im Vorfeld z.B. durch IT-Administratoren oder Sekretariate beantragt, ist eine Neuvergabe an Gäste einfach per Webformular möglich. Werden mehrere Konten beantragt, erhalten diese eine aufsteigende Nummer. Für jedes Konto lassen sich bei Antragstellung ein oder mehrere Verwalter benennen, die das Webformular bedienen dürfen.

    Nicht sinnvoll:

    • bei Verwendung als Namensgeber für Arbeitsplatz-Konten, da kein Passwortabgleich stattfindet - bitte beantragen Sie stattdessen gewöhnliche Funktions-Konten (siehe oben).
    • für Gäste bei einmaligen Tagungen - bitte beantragen Sie stattdessen anonyme Gäste-Konten.

    Laufzeit: Die maximale Laufzeit ist an den Arbeitsvertrag/Befristung des Konto-Eigentümers (oder dessen Nachfolger) gebunden.

    Flexibles, tagesgenaues Ablaufdatum: Selbstverwaltete Funktions-Konten haben zusätzlich zum Konto-Ablaufdatum (das bei Beantragung vom HRZ gesetzt wird) ein Passwort-Ablaufdatum (das von Ihnen als Verwalter gesetzt wird). Mit Erreichen des Passwort-Ablaufdatums wird das Konto ohne Vorwarnung sofort gesperrt (i.d.R. morgens gegen 6:00 Uhr). Alle Verwalter werden per E-Mail über die vorgenommene Sperrung benachrichtigt.

    Verlängerung: Das Passwort eines Funktions-Kontos ist ab Freischaltung maximal ein Jahr gültig, eine Verlängerung oder erneute Freischaltung können Sie als Verwalter jederzeit selbst per Selbstverwaltung (s.o.) vornehmen. Falls für das Konto ein festes Konto-Ablaufdatum (Obergrenze) eingetragen ist, kann dieses vom Eigentümer (oder dessen Nachfolger) beim HRZ per [schriftlichem Antrag] verlängert werden.

    Selbstverwaltung per Webformular: Neue Passwörter können jederzeit eigenständig generiert werden (siehe Kurzanleitung). Die schriftliche Beantragung neuer Passwörter beim HRZ ist nicht möglich.

  • Inhalt ausklappen Inhalt einklappen Support und HilfeSupport und Hilfe

    Bei Fragen zur Verwaltung der Funktions-Konten wenden Sie sich per E-Mail an . Bitte geben Sie bei Anfragen den jeweiligen Account und das Thema im Betreff an.

  • Inhalt ausklappen Inhalt einklappen Verwandte DiensteVerwandte Dienste

  • Inhalt ausklappen Inhalt einklappen WissenswertesWissenswertes

    Das HRZ stellt bereits seit dem Wintersemester 1996 zentrale Benutzerkonten für funktionsbezogene Zwecke bereit. Die Selbstverwaltung wird seit dem Wintersemester 2013 als Zusatzoption angeboten.