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Reisekosten, Auslagenersatz oder sonstige Leistungen von anderer Stelle
Sollten Ihnen im Zusammenhang mit einer dienstlich veranlassten Reise Leistungen von einer anderen Stelle, also von dritter Seite, angeboten werden, bitten wir Sie um besondere Aufmerksamkeit.
Mit einer „anderen Stelle“ ist hier jede natürliche oder juristische Person neben Ihnen und der Universität als Ihrem Arbeitgeber/Dienstherrn gemeint. Als Leistungen von dritter Seite gelten nicht Drittmittel, die von der Universität verwaltet werden.
Als Mitarbeiter/-in des Landes Hessen ist es Ihnen gemäß der Verwaltungsvorschrift für Beschäftigte des Landes über die Annahme von Belohnungen, Geschenken und sonstigen Vorteilen untersagt folgende Leistungen anzunehmen:
- Bargeld
- Überlassung von Gegenständen (z. B. Kraftfahrzeugen, Geräten oder Maschinen zum Gebrauch) ohne oder zu einem geringeren als dem üblichen Entgelt,
- Gewährung von Leistungen (z. B. Überlassung von Fahrkarten, Eintrittskarten, Gutscheinen, Flugtickets, Unterkunft usw.) ohne oder zu einem geringeren als dem üblichen Entgelt,
- Gewährung besonderer Vergünstigungen bei Privatgeschäften (z.B. zinslose oder zinsgünstige Darlehen, verbilligter Einkauf).
Im Einzelfall kann die Zustimmung zur Annahme durch die zuständige Stelle erteilt werden. Um die Zustimmung zu erlangen, sind Sie verpflichtet, die für die Entscheidung maßgeblichen Umstände vollständig vor Antritt der Reise mitzuteilen.
Um das Zustimmungsverfahren für Sie zu vereinfachen und zu gewährleisten, dass alle notwendigen Angaben der zuständigen Stelle vorliegen, füllen Sie bitte den „Antrag auf Genehmigung einer dienstlich veranlassten Reise“ vollständig am PC aus. Die darin enthaltenen Erklärungen, dass beispielsweise das dienstliche Handeln nicht beeinflusst wird, ist notwendige Voraussetzung für die Zustimmung und muss von Ihnen und Ihrem Vorgesetzten unterschrieben werden.
Bitte beachten Sie, dass Sie ohne diese Erklärung und die Zustimmung der zuständigen Stelle nichts annehmen dürfen. Nehmen Sie dennoch etwas an, kann dies zu dienst – und strafrechtlichen Konsequenzen führen.
Die erhaltenen Leistungen von dritter Seite werden nach § 4 Abs. 3 HRKG bzw. § 3 Abs. 2 BRKG auf die zustehende Reisekostenerstattung angerechnet. Aus diesem Grund müssen Sie bei einer Reisekostenabrechnung angeben, was Sie letztendlich bekommen haben und in welchen Umfang.
Zu unterscheiden von diesen Leistungen sind Honorare.
Ein Honorar ist die Vergütung für eine (Dienst-)Leistung. Wird Ihnen im Rahmen einer Reise ein Honorar (z.B. für einen Vortrag) gezahlt, deutet dies auf eine Nebentätigkeit und damit auf eine privat veranlasste Reise hin. Eine Dienstreisegenehmigung und nachfolgende Reisekostenabrechnung aus Landes- oder Drittmitteln der Universität ist grundsätzlich nicht möglich! Bitte setzen Sie sich mit der zuständigen Sachbearbeiterin in Verbindung.
Zum Thema Nebentätigkeiten stehen Ihnen weitere Hinweise/Formulare zur Verfügung.