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Einführung und Integration neuer Mitarbeiter/-innen

In der Anfangsphase gebührt einer/einem neuen Kollegen/in besondere Aufmerksamkeit, um ihm/ihr den Einstieg in das Arbeitsumfeld zu erleichtern und so angenehm wie möglich zu gestalten und die Einarbeitungszeit effizient zu nutzen. Diese Orientierungshilfe kann sich sowohl auf die Organisation der persönlichen Belange (Umzug, Behördengänge, universitätsinterne und kommunale Einrichtungen, Kindertagesstätten und Schulen etc.), als auch auf den beruflichen und fachlichen Einstieg und die persönliche Inte­gration beziehen.

1.   Allgemeine Vorbereitung des Einstiegs

Der Arbeitsplatz – im weitesten Sinne – sollte vor Ankunft der/des neuen Mitarbeiter/in professionell vorbereitet werden. Dazu zählt zum einen, die unmittelbaren Kollegen/innen rechtzeitig über den Termin des Stellenantritts des/der neuen Kollegen/in zu informieren. Zum anderen muss der Arbeitsplatz entsprechend vorbereitet werden: Persönliche Gegenstände des/der Vorgängers/in sollten entfernt werden. Arbeitsgeräte wie PC, Telefon, Möbel, Büro- bzw. Laborausstattung etc. sollten in funktionstüchtigem Zustand bereitgestellt werden. Besonders willkommen wird sich der/die neue Kollege/in auch dadurch fühlen, dass er/sie bei Stellenantritt bereits ein Namenschild an der Tür angebracht findet. Weiterhin sind gegebenenfalls rechtzeitig Neubeschaffungen zu veranlassen. Oftmals kann ein Personalwechsel auch für Renovierungsarbeiten genutzt werden.

Die Verwendung einer Checkliste wird empfohlen, in der alle wichtigen Punkte übersichtlich zusammengestellt sind. Eine solche Liste ist auch geeignet, beim Ausscheiden der Mitarbeiter/in aus dem Dienst die ordnungsgemäße Rückgabe der aufgeführten Gegenstände zu dokumentieren.

2.   Arbeitsbeginn

Der Arbeitsbeginn an einer neuen Stelle kann wesentlich erleichtert werden, wenn der/die Vorgesetzte selbst oder eine beauftragte Person sich individuell um den/die neue Kollegen/in kümmert und praktische Hilfestellung leistet, mit den Gegebenheiten vor Ort vertraut zu werden. Besonders nützlich sind unterstützende Hinweise, wie die Verantwortlichkeiten geregelt sind. In größeren Arbeitseinheiten können schriftliche Übersichten ausgehändigt werden, die beispielsweise die Telefonnummern wichtiger Kontaktpersonen enthalten und auf wiederkehrende Termine hinweisen. In jedem Falle sollte der/die Vorgesetzte die neu eingestellte Person allen Mitgliedern des Teams persönlich vorstellen (und diesen den Termin für diese Vorstellungsrunde auch vorab mitteilen). Auf diese Weise wird Wertschätzung in beide Richtungen signalisiert: Sowohl dem/der neuen Kollegen/in gegenüber, wie auch den Mitgliedern des Teams.

Weiterhin sollten neue Mitarbeiter/innen auf bestehende Regelungen zur Arbeitssicherheit und zum Unfallschutz sowie auf Dienstvereinbarungen hingewiesen werden. Die Aushändigung von Schlüsseln, Parkberechtigungs- und Zugangsberechtigungskarten sollte möglichst am ersten Arbeitstag erfolgen.

3.   Einarbeitung

Im Idealfall wird ein/e neue Kollege/in durch den/die Vorgänger/in eingearbeitet. Die dazu erforderliche zeitliche Überlappung kann jedoch häufig nicht eingerichtet werden. Dem/der direkten Vorgesetzten kommt daher in den meisten Fällen eine besondere Verantwortung zu, dafür Sorge zu tragen, dass eine hinreichende Einführung in die Arbeitsabläufe gewährt wird. Bei der Mitwirkung mehrerer Personen ist darauf zu achten, dass die Zuständigkeiten klar geregelt sind. In der Anfangsphase ist es besonders wichtig, dass vom zugeteilten Personal fachlich kompetente Rückmeldungen gegeben werden.

4.   Probezeit

Die Probezeit bei Neueinstellungen von Tarifbeschäftigten beträgt sechs Monate, bei Auszubildenden bis zu drei Monate. Es wird empfohlen, diesen Zeitraum beiderseitig dafür zu nutzen, die Entscheidung über eine längerfristige Beschäftigung auf eine gesicherte Grundlage stellen zu können.

Zu diesem Zweck sollte jeweils ein Gespräch mit dem/der Vorgesetzten zu Beginn der Beschäftigung, eines nach drei Monaten und eines schließlich rechtzeitig, d.h. spätestens sechs Wochen vor Ablauf der Probezeit, geführt werden. Das erste Gespräch dient der klaren Formulierung der Aufgaben und der gestellten Erwartungen, mit dem zweiten Gespräch können Korrekturabsprachen verbunden werden, das dritte Gespräch resümiert die bisherige Entwicklung und führt zu einer verbindlichen Entscheidung.

Die Vorgesetzten sollten dieser Entscheidung eine hohe Bedeutung beimessen. Insbesondere im Falle einer Dauerbeschäftigung muss rechtzeitig vor dem Ende der Probezeit bewusst entschieden werden, ob die/der neue Mitarbeiter/in sich bewährt hat und eine (dauerhafte) Weiterbeschäftigung sachgerecht ist. Wenn daran Zweifel bestehen, empfiehlt sich aufgrund der Kündigungsfrist von zwei Wochen zum Monatsende eine rechtzeitige Kontaktaufnahme mit der Personalabteilung. Falls man zu der Auffassung gelangt, dass ein/e Mitarbeiter/in sich in der Probezeit nicht im erforderlichen Umfang bewährt hat, kann im Einzelfall als „zweite Chance“ ein befristetes Arbeitsverhältnis vereinbart werden, an dessen Ende dann allerdings endgültig über die dauerhafte Beschäftigung der/des Mitarbeiters/in in der Universität entschieden werden muss. Im Bedarfsfall können sich die Mitarbeiter/innen während der Probezeit vertraulich an den Personalrat wenden. Liegt eine Schwerbehinderung vor, ist in jedem Fall die Schwerbehindertenvertretung einzubinden.

Beamte/innen des Landes Hessen nehmen ihren Dienst grundsätzlich zunächst mindestens für drei Jahre im Beamtenverhältnis auf Probe auf, bevor sie dann in ein Beamtenverhältnis auf Lebenszeit berufen werden können. Eine Anrechnung von Beschäftigungszeiten auf die Probezeit ist im Einzelfall möglich, wenn z. B. Zeiten einer nach Art und Schwierigkeit vergleichbaren Tätigkeit vorliegen.