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FAQ - Häufig gestellte Fragen zu Pressearbeit

Wenden Sie sich mit Ihren Fragen zur Öffentlichkeitsarbeit an , wenn Sie nicht sicher sind, wer die richtigen Ansprechpartner*innen für Ihr Anliegen sind. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

In den FAQs haben wir Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Presse- und Öffentlichkeitsarbeit an der Philipps-Universität für Sie zusammengestellt.

  • Was ist ein Anlass für eine Presseeinladung oder eine Pressemitteilung?

    Klassische Anlässe für Pressemitteilungen sind zum Beispiel:

    - Forschungspublikationen und wissenschaftliche Veröffentlichungen von allgemeinem Interesse
    - Bewilligung von größeren Forschungsprojekten
    - besondere Lehrprojekte
    - ausgewählte Personalia wie z. B. Ehrendoktorwürden und bedeutende, über die Fachcommunity hinauswirkende Preise. Texte über Nachrufe, Preise, Stipendien, Berufungen, Vorsitze in Fachverbänden, Exkursionen etc. erreichen ihre Zielgruppe am besten über die Webseiten der Fachbereiche.

    Presseeinladungen können zu öffentlichen Veranstaltungen mit besonderer Wirksamkeit für die allgemeine Öffentlichkeit (z.B. große Tagungen mit der Chance auf größere Außenwirkung) versendet werden. Fachtagungen erreichen ihre Zielgruppe meist am besten über die Fachcommunity bzw. die Webseiten der Fachbereiche.

    Die Pressestelle () wählt die Themen für Pressemitteilungen sorgfältig aus, um ein ausgewogenes Bild sämtlicher Bereiche der Universität mit den vorhandenen Ressourcen in der Pressearbeit zu erreichen. Nachberichterstattung über Veranstaltungen ist nur in Ausnahmefällen möglich.

  • Wen erreicht die Pressestelle?

    Der E-Mail-Presseverteiler umfasst große und kleine Zeitungen, Hörfunk, Fernsehen mit hessischem Schwerpunkt, Nachrichtenagenturen, das Hessische Ministerium für Wissenschaft und Kunst und weitere. Bei Spezialthemen ist in Absprache mit den beteiligten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern ein erweiterter Verteiler möglich. Über den Informationsdienst Wissenschaft (www.idw-online.de) werden rund 1.000 überregionale akkreditierte Journalistinnen und Journalisten mit Fachinteressen erreicht. Das Marburger Unijournal wendet sich an die Universitätsöffentlichkeit sowie an weitere Interessierte. In ausgewählten Fällen ist die direkte Ansprache einschlägiger Journalistinnen und Journalisten möglich. Diese genießen die Freiheit der Berichterstattung. Sie können also ein Themenangebot auch immer ablehnen.

  • Welche Social Media-Kanäle betreibt die Hochschulkommunikation?

    Die Hochschulkommunikation betreibt die zentralen Kanäle der Universität für Instagram, Facebook und Twitter. Darauf werden verschiedene Zielgruppen angesprochen. Infos zu unserer Social-Media-Policy finden Sie auch in den Social Media-Guidelines der Universität (intern aufrufbar).

  • Was muss ich bei Fotos beachten?

    Wenn in Gebäuden der Universität für eine öffentliche Publikation (z.B. Pressemitteilung, Social Media) fotografiert wird, ist eine Fotoerlaubnis erforderlich. Die Fotoerlaubnis wird über die der Universität eingeholt. Dies sollte mindestens eine Woche vor der Veranstaltung erfolgen, damit ausreichend Zeit für die Kommunikation zwischen den einzelnen Beteiligten bleibt. Dazu muss angegeben werden, wann, wo und für welchen Zweck fotografiert werden soll. Bitte geben Sie immer eine/n Ansprechpartner/in für Rückfragen mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse an. Sollen Personen fotografiert werden, ist vorher eine Einverständniserklärung aller abgebildeten Personen notwendig. Es gilt das Recht am eigenen Bild und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Einen Vordruck für die Einverständniserklärung erhalten Sie bei der . Neben dem Einverständnis der abgebildeten Personen ist auch das Einverständnis des/der Fotografen/Fotografin notwendig, um ein Bild veröffentlichen zu können. Klären Sie die Verwendungsrechte vor der Veranstaltung ab. Die Pressestelle hilft Ihnen dabei gerne.

  • Wann benötige ich eine Drehgenehmigung?

    Wenn Sie Video- oder Filmaufnahmen in der Universität machen möchten, die öffentlich verwendet werden (auch Social Media), benötigen Sie eine Drehgenehmigung. Die Drehanfrage dazu richten Sie an die . Auch hier sind vorab einige Informationen notwendig: Ort, Datum, Dauer, Thema, Zweck der Aufnahmen, Medium, beabsichtigter Veröffentlichungszeitpunkt und Ansprechpartner/in für Rückfragen (mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse). Drehanfragen benötigen häufig ein hohes Maß an Koordination. Deshalb ist es wichtig, rechtzeitig vor dem beabsichtigten Drehtermin Kontakt mit der Pressestelle aufzunehmen, mindestens aber zwei Wochen vorher. Auch bei Film- und Video-Aufnahmen gilt: Wenn Personen gefilmt werden, muss vorher eine Einverständniserklärung aller gefilmten Personen eingeholt werden. Auch hier gilt das Recht am eigenen Bild und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Einen Vordruck für die Einverständniserklärung erhalten Sie bei der .

  • Wie erfahre ich etwas über die Resonanz einer Pressemitteilung?

    Die Philipps-Universität hat aus Kostengründen derzeit keinen externen Dienstleister für eine professionelle Medienresonanzanalyse beauftragt; eine individuelle Auswertung seitens der Pressestelle ist aus Kapazitätsgründen und wegen des umfangreichen Presseverteilers ebenfalls nicht möglich. Empfehlenswert ist es, bei einer Suchmaschine wie z. B. Google eine Nachrichtensuche nach Stichworten per E-Mail zu abonnieren.

  • Wie mache ich allgemein bekannt, dass ich einen Forschungspreis erhalte?

    Schicken Sie bitte alle wichtigen Informationen an . Grundlage einer stimmigen Pressemitteilung ist die Beantwortung der so genannten „W-Fragen“ (wer, was, wann, wie, wo, warum): Dazu gehören Ihr Name mit Titel, Ihre Stellung bzw. Funktion an der Philipps-Universität, ein Kurzlebenslauf mit den wichtigsten Stationen Ihrer Karriere, um welchen Forschungspreis es sich handelt, zum wievielten Mal er vergeben wird, womit er dotiert ist, was Sie dafür leisten mussten – und damit natürlich auch eine allgemeinverständlich formulierte Darstellung Ihrer prämierten Forschungsarbeit – sowie der Text der Urkunde und/oder der Laudatio und ein für den Druck geeignetes Foto. Damit die Pressestelle so aktuell wie möglich aktiv werden kann, melden Sie sich bitte, sobald Sie erfahren, dass Sie einen Preis erhalten, spätestens aber 14 Tage vor der Verleihung.

  • Wie erreiche ich die Öffentlichkeit mit meiner Publikation in einer Fachzeitschrift?

    Zuständig für Forschungsmeldungen ist in der Stabsstelle Hochschulkommunikation der Wissenschaftsredakteur , der die Möglichkeit einer Pressemitteilung prüft. Zu Aufsätzen in Fachzeitschriften  (z.B. Nature) kann bereits vor dem Datum der Online-Vorabveröffentlichung Pressemitteilung mit Sperrfrist herausgegeben werden. So können Wissenschaftsjournalistinnen und -journalisten zeitnah reagieren und gegebenenfalls tiefer gehend zu Ihrem Thema recherchieren. Informieren Sie uns bitte so früh wie möglich, spätestens aber 14 Tage vor Erscheinen des Artikels. Benötigt wird neben Ihrem Namen mit Titel, Ihrer Stellung bzw. Funktion an der Philipps-Universität und einem Kurzlebenslauf mit den wichtigsten Stationen Ihrer Karriere der Originaltext der Veröffentlichung sowie eine allgemeinverständliche Zusammenfassung. Eine Forschungsmeldung hat wie alle Pressemitteilungen größere Chancen auf Veröffentlichung, wenn sie von einem aussagekräftigen Bild ergänzt wird.

  • Wie mache ich den Termin einer wissenschaftlichen Tagung bekannt?

    Tragen Sie den Termin der Tagung als "Event" im Content Management System (CMS) auf der Ebene Ihres Fachbereichs bzw. Ihrer Forschungsgruppe ein. Reichen Sie den Termin nach Fertigstellung auf Uni-Ebene ein. Dadurch kann die Hochschulkommunikation ihn für den allgemeinen Online-Kalender der Universität frei geben. Sollten Sie keine Redakteursrechte für das CMS besitzen, wenden Sie sich bitte an die CMS-Beauftragten Ihres Bereichs.

    Schicken Sie parallel dazu so frühzeitig wie, mindestens aber 14 Tage vor der Tagung, die Informationen an die . Je nach Reichweite und Relevanz des Themas für die breite Öffentlichkeit entscheiden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Pressestelle darüber, ob sie eine Presseeinladung per Mail versenden (an Verteiler mit Adressen allgemeiner Medien und freier Journalist*innen). Zusätzlich besteht für die Pressestelle die Möglichkeit, den Termin Ihrer Tagung in den Kalender des Informationsdienstes Wissenschaft einzutragen, auf den unter anderem bundesweit über 1.000 akkreditierte Journalistinnen und Journalisten Zugriff haben.

    Aus Kapazitätsgründen können die Mitglieder der Pressestelle bei den einzelnen Tagungen nicht vor Ort anwesend sein. Nachberichte gibt es aus dem gleichen Grund nur in zu prüfenden Ausnahmefällen und wenn ein qualitativ hochwertiger Text geliefert wird.

  • Was gehört alles zu einer Pressekonferenz?

    Pressekonferenzen sind nur bei sehr großen Tagungen und bei einer sehr wichtigen Botschaft empfehlenswert. Die muss mindestens vier Wochen vor dem Termin informiert werden und übernimmt die Einladung der Medienvertreter*innen, sie unterstützt beim Erstellen von Pressemappen und ist nach Möglichkeit beim Termin anwesend. Zum Inhalt von Pressemappen gehören zum Beispiel: Programm (Flyer), ausführliche Informationen zu Vorträgen und Referent*innen, Block, Stift. Mappen, Blocks, Stifte etc. erhalten Sie beim Tagungsbedarf.

  • Wie organisieren wir Mitarbeiter*innen-Fotos für unsere Website?

    Die Pressestelle kann Kontakt zu Fotograf*innen herstellen, die gegen Honorar professionelle Fotos für Sie anfertigen (E-Mail an ). Treffen Sie mit der Fotografin/dem Fotografen eine schriftliche Vereinbarung über die Nutzung: Sinnvoll ist, allgemeine Nutzungsrechte zu vereinbaren (also für Web, Social Media, Print und Aussendung an die Presse). Bitte verwenden Sie auf keinen Fall Bewerbungsfotos, weder für Pressemitteilungen noch auf Ihrer Homepage – denn diese darf man wirklich nur für Bewerbungen verwenden und muss andernfalls mit rechtlichen Schritten der Fotografin/des Fotografen rechnen.

  • Worauf muss ich bei Bildern für Pressemitteilungen achten?

    Um für die Presse im Print verwertbar zu sein, muss Bildmaterial eine Mindest-Auflösung von 300 dpi haben. Achten Sie auf ein aussagekräftiges Motiv, nennen Sie immer den Namen der Fotografin/des Fotografen und klären Sie die Urheberschaft – ohne ausdrückliches Einverständnis der Fotografin/des Fotografen kann ein Foto nicht an die Presse versendet werden. Aus diesem Grund dürfen auch Bewerbungsfotos nicht als honorarfreies Pressefoto versendet werden. Es gilt das Recht am eigenen Bild: Klären Sie unbedingt vorab, ob alle auf dem Foto abgebildeten Personen mit einer Veröffentlichung einverstanden sind. Sie können bei der einen Vordruck für die Einverständniserklärung erhalten.