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Der Weg zum Digitalisat – Urkunden im hessischen Archiv-Informationssystem: Ein Projekt mit dem Hessischen Landesarchiv (HLA)
Projektmitglieder: Annika Pohlmeyer, Sophia Alexandra Ravinger, Allegra Wittkowsky, Christian Wittkowsky
Kooperationspartnerin beim HLA: Corinna Berg
Lehrveranstaltung: Cultural Data Management Lab, SoSe 2026
Was ist das Cultural Data Management Lab?
Im Rahmen der Lehrveranstaltung Cultural Data Management Lab arbeiten Studierende mit Kooperationspartner*innen aus dem Umfeld des MCDCI zusammen. Die Kooperationspartner*innen bringen hierzu konkrete Problemstellungen zum Datenmanagement in ihren Institutionen mit, für die die Studierenden Lösungswege erarbeiten.
Bis 2030 sollen alle Urkunden, die im Hessischen Landesarchiv gesammelt sind, digitalisiert sein. Im Archiv-Informationssystem Arcinsys sollen alle Einträge mit den passenden Digitalisaten – also gescannten Urkunden – hinterlegt werden. Damit man die digitalen Urkunden auch finden kann, braucht jede Urkunde einen einheitlichen Dateipfad, dieser ist gleichzeitig auch die Dateibenennung. Unser Problem war, dass die Dateipfade der digitalisierten Urkunden, nicht mit den Signaturen in Arcinsys übereingestimmt haben. Deshalb mussten wir die Dateipfade mit Arcinsys abgleichen und anpassen. Außerdem haben wir die Qualität der Daten überprüft und verbessert.
Um die Digitalisate in Arcinsys zu importieren, müssen hier bereits Metadaten zu den Urkunden existieren. Die Anzahl des erfassten Archivguts herauszufinden war unsere erste Aufgabe. Hierzu haben wir einen Abgleich zum XML machen müssen. Dabei hat sich bereits das grundlegende Problem gezeigt. Die Formatierung der Digitalisate und Signaturen, also der IDs in Arcinsys, waren teilweise
unterschiedlich. Beispielsweise sind Urkunden teilweise einzeln digitalisiert worden, aber in Arcinsys zusammengefasst, also nicht nur Nr. 26, sondern 26-27. Andersrum gibt es den Fall, dass die Digitalisate mehrerer Urkunden in einem Ordner gespeichert sind, in Arcinsys aber einzeln. Auf der Visualisierung links ist zu sehen, dass wir theoretisch etwa die Hälfte der Signaturen an Arcinsys anpassen können. Das letztendliche Ziel war es einen Code zu schreiben, der die Dateien so umbenennt und verschiebt, dass sie mit dem Arcinsys-XML übereinstimmen und die Urkunden importiert werden können, während Unregelmäßigkeiten oder Fehler in Benennungen abgefangen werden. Zudem sollen theoretisch nur bis zu drei Urkunden zusammen verzeichnet werden. Daher sollten wir schauen, wie oft dies nicht eingehalten wird, um einschätzen zu können, wie groß der Aufwand wäre, diese Fälle manuell zu korrigieren.
Die Visualisierung rechts zeigt, wie viele Signaturnamen wir tatsächlich anpassen konnten. Die Differenz zu der Visualisierung links ergibt sich daraus, dass nicht alle der ursprünglich rund 500 Signaturen bereits mit Digitalisaten versehen waren. Von den insgesamt 115 Signaturen mit Digitalisaten konnten wir knapp 80 % automatisiert anpassen. Die restlichen 20 % wurden über eine gesonderte Liste im Code erfasst und müssen händisch nachbearbeitet werden. Der entwickelte Code soll künftig im HLA individuell angepasst und auf den gesamten Bestand angewandt werden. Anschließend wird er in das Workflowmanagement der Ingest-Software Kitodo integriert, mit dem Ziel, dass er nachhaltig für die automatisierte Verarbeitung ähnlicher Fälle genutzt werden kann.
Abschließend haben wir uns mit der Datenqualitätsanalyse und möglichen Datenbereinigungen befasst. Die Visualisierung unten links zeigt die Anzahl der analysierten Verzeichnungseinheiten: Von insgesamt 17.322 Einheiten weisen 3.608 Fehler auf. Davon betreffen 3.601 Titelprobleme – in diesem Fall Titel mit abschließendem Punkt – und 7 inkohärente Datumsangaben. Insgesamt gibt diese Statistik einen Überblick über die Arten von Fehlern sowie den Anteil der zu korrigierenden Daten, etwa uneinheitliche, fehlende oder fehlerhafte Titel- und Datumsangaben. Die Visualisierungen werden in den Sachbericht des HLA einfließen und sollen Auskunft über den möglichen Arbeitsaufwand in zukünftigen Projekten geben.
