Tipps zu Adobe Acrobat

Die verwendeten Beschreibungen beziehen sich auf Adobe Acrobat Standard Version 6.0.

Wie passe ich - falls nötig - die Einstellungen an?

Empfohlene Einstellungen:

alle Fonts einbetten
falls qualitativ erforderlich: Bilder in besserer Auflösung einbinden (Standard: 150 ppi)

Beispiel: Kontrolle, ob beim Konvertieren von MS Word nach PDF alle Fonts eingebettet werden

Starten Sie Adobe Acrobat.
Wählen Sie im Menü Edit/ Preferences.
Wählen Sie Convert To PDF. Lassen Sie sich die Einstellungen von Microsoft Office mit der Schaltfläche Edit Settings ausgeben.
Stellen Sie das gewünschte PDF-Setting ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Edit..., um sich die Grundeinstellungen hierfür anzeigen zu lassen.
Kontrollieren Sie, ob in der Registerkarte Fonts das Feld Embed all fonts aktiviert ist. Aktivieren Sie es gegebenenfalls und speichern die neuen Einstellungen mit der Schaltfläche Save As... unter neuem Namen.

Welche Dokumenteigenschaften soll ich festlegen?

Prinzipiell ist es sinnvoll, Beschreibungsdaten wie Titel, Namen des Autors etc. in den Dokumenteigenschaften

festzulegen. Falls Sie diese Daten nicht schon in der Office-Anwendung erfasst haben, öffnen Sie das PDF-Dokument in Adobe Acrobat. Wählen Sie im Menü File/Document Properties und geben Sie die gewünschten Beschreibungsdaten ein.

Legen Sie keine Sicherheitseinstellungen und Verschlüsselungen für Ihr Dokument fest, falls das Dokument über den Archiv-Server der UB publiziert werden soll.

Wie füge ich mehrere Dokumente zu einem PDF-Dokument zusammen?

In Adobe Acrobat ist es möglich verschiedene PDF-Dokumente in einer PDF-Datei zusammen zu fassen. Da es hierbei aber leicht zu Inkonsistenzen bzgl. der Seitennummerierung kommen kann, sollten Sie diese Möglichkeit nur verwenden, wenn es nicht möglich ist, die Dokumente schon in der Textverarbeitung zusammenzuführen. Diagramme aus MS Excel oder Grafiken aus Corel Draw lassen sich beispielsweise problemlos schon in MS Word einfügen.

Grundsätzlich enthält die zusammengefügte PDF-Datei die in den jeweiligen Einzeldokumenten vergebenen Seitenzahlen. Um eine fortlaufende Seitennummerierung zu gewährleisten, können Sie die Seitennummerierung für alle oder einzelne Seiten von Adobe Acrobat vornehmen lassen (Document/Add Headers & Footers). Inkonsistenzen im Inhaltsverzeichnis können Sie vermeiden, indem Sie in der Textverarbeitung an den entsprechenden Stellen Platzhalter einfügen und diese anschließend im PDF-Dokument durch die einzufügenden Seiten austauschen. Die Nummerierung für die ausgetauschten Seiten können Sie mit Adobe Acrobat einfügen.

Wandeln Sie zunächst alle Dokumente ins PDF-Format um.
Öffnen Sie das erste Dokument in Adobe Acrobat über File/Open.
Wählen Sie in der Menüleiste Document/Pages/Insert und wählen Sie über die Schaltfläche Select die Datei aus, die angefügt werden soll. (Verfahren Sie mit allen weiteren Anhängen analog.)
Speichern Sie das zusammengefügte Dokument unter einem neuen Namen.

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