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FAQ - Hessenbox

• Inhalt ausklappen Inhalt einklappen Was ist die Hessenbox?Was ist die Hessenbox?

  Immer häufiger werden Daten auf mobile Geräte verlagert oder kopiert. Unter anderem daraus resultiert die Anforderung, Kopien dieser Daten auf verschiedenen Geräten synchron zu halten. Außerdem müssen vermehrt Daten zwischen Personen(-gruppen) ausgetauscht ("geshared") werden, die nicht dem gleichen IT-administrativen Verantwortungsbereich unterliegen. Diesem Bedarf kommt allseitig eine wachsende Anzahl von Sync&Share-Speicherdiensten entgegen, beispielsweise die weit verbreitete Dropbox. Viele dieser Dienste haben ein unklares Geschäftsmodell und vor allem eine zweifelhafte Datenschutzgrundlage. Daher betreiben nun die hessischen Universitäten mit der Hessenbox einen universitätsübergreifenden Sync & Share-Dienst unter der Wahrung der eigenen Datenhoheit für Forschung, Lehre und Verwaltung.

• Inhalt ausklappen Inhalt einklappen Wer kann die Hessenbox nutzen?Wer kann die Hessenbox nutzen?

  Der Sync&Share Dienst Hessenbox steht Studierenden und Mitarbeitern der Philipps-Universität Marburg zur Verfügung. Voraussetzung ist der Besitz eines Zentrales Benutzerkonto (Students- oder Staff-Account)

• Inhalt ausklappen Inhalt einklappen Wie funktioniert der Zugang zur Hessenbox?Wie funktioniert der Zugang zur Hessenbox?

  Der Dienst Hessenbox kann auf unterschiedlichen Wegen genutzt werden:

  • Browser über das Webfrontend:
    https://hessenbox.uni-marburg.de

  • App (Smartphone/Tablet) oder Desktop-Client (Windows/Linux/Mac):
    https://hessenbox.uni-marburg.de/download_client

  • Laufwerkseinbindung (WebDAV):
    https://wiki.powerfolder.com/display/PF/Mounting+folders+via+WebDAV

  Wichtig: Die Erstanmeldung muss wegen Bestätigung der Nutzungsbedingungen über das Webfrontend erfolgen.

  Wichtig: Um die Eineindeutigkeit der Nutzernamen hessenweit sicherzustellen, erfolgt die Anmeldung ausschließlich mit einer vollständigen E-Mail Adresse der Form:

  • username@staff.uni-marburg.de
  • username@students.uni-marburg.de

• Inhalt ausklappen Inhalt einklappen Wieviel Speicherplatz steht zur Verfügung?Wieviel Speicherplatz steht zur Verfügung?

  Standardmäßig stehen pro Nutzer/in 30 Gigabyte Speicher zur Verfügung.

  Die Bereitstellung von Speicherplatz für Beschäftigte sowie Arbeits- und Projektgruppen, welcher diese Quota übersteigt, kann in Rechnung gestellt werden. Bitte kontaktieren Sie uns unter hessenbox@hrz.uni-marburg.de.

• Inhalt ausklappen Inhalt einklappen Wie lade ich Dateien hoch?Wie lade ich Dateien hoch?

  

  Über das Webfrontend können neue Ordner erstellt und Dateien angelegt werden. Diese Funktionalität ist über die mit einem + (Pluszeichen) markierte Schaltfläche erreichbar.

• Inhalt ausklappen Inhalt einklappen Wie kann ich den Speicherplatzverbauch senken? - Löschung der VersionshistorieWie kann ich den Speicherplatzverbauch senken? - Löschung der Versionshistorie

  Die Hessenbox erstellt Standardmäßig Versionsstände von Ordnern und Dateien. Das ist bei gemeinsam genutzten Verzeichnissen sehr nützlich, um zu älteren Arbeitsständen wechseln zu können.
  Das kann zu einer hohen Speicherplatzbelegung führen. Um Speicherplatz freizugeben können Sie die Versionshistorie löschen.
  Markieren Sie dazu einen Ordner und wählen Sie die Option "Verwalten". Nutzen Sie anschließend die Schaltfläche "Versionshistorie leeren", um die vorhandenen Versionsstände zu löschen.

  Damit in Zukunft weniger Speicherplatz für Versionsstände verbraucht wird können Sie die Anzahl der zu erstellenden Versionsstände von 25 minimieren.

  Um Datenverlust zu verhindern sollte bei kollaborativ genutzten Ordnern davon abgesehen werden eine Verminderung der 25 möglichen Versionsstände durchzuführen.

• Inhalt ausklappen Inhalt einklappen Wie wird der Client installiert?Wie wird der Client installiert?

  Für HRZ-betreute Arbeitsplätze bitte unbedingt das Opsi-Paket Hessenbox installieren lassen.

  Ansonsten kann der Client von https://hessenbox.uni-marburg.de/download_client bezogen werden.

• Inhalt ausklappen Inhalt einklappen Powerfolder oder Hessenbox? Welcher Client ist der richtige und was gibt es zu beachten?Powerfolder oder Hessenbox? Welcher Client ist der richtige und was gibt es zu beachten?

  Nach dem erfolgreichen Aufbau der Förderation zwischen den verteilten Hessenbox-Instanzen wird ein zentraler Hessenbox-Client zum Download angeboten.
  Der Hessenbox-Client stellt eine für den förderierten Betrieb angepasste Weiterentwicklung des Powerfolder-Clienten dar.

  An HRZ-betreuten Arbeitsplätzen wird automatisch der alte Client deinstalliert und das Update durchgeführt.

  Angepasste oder nicht HRZ-betreute Installationen müssen vor dem Update den Powerfolder-Clienten beenden und deinstallieren.

  Nach der Installation ist der Client unter dem Namen "HESSENBOX" im Startmenü zu finden.
  Bei großen Datenmengen kann die initiale Synchronisation einige Zeit in Anspruch nehmen.

• Inhalt ausklappen Inhalt einklappen Der Client findet den Server nicht?!Der Client findet den Server nicht?!

  Bitte geben Sie die Serveradresse mit vorangestellten https:// an, also https://hessenbox.uni-marburg.de

• Inhalt ausklappen Inhalt einklappen An wen kann ich mich bei Fragen oder Problemen wenden?An wen kann ich mich bei Fragen oder Problemen wenden?

  Bitte kontaktieren Sie uns per E-Mail unter der Adresse hessenbox@hrz.uni-marburg.de.

• Inhalt ausklappen Inhalt einklappen Wer hat Zugriff auf die Daten?Wer hat Zugriff auf die Daten?

  Zunächst ausschließlich der/die Besitzer/in der Daten. Die Übertragung von Nutzungsrechten erfolgt durch die/den Besitzer/in. Diese Zugriffsrechte können jederzeit widerrufen werden.
  Die Erstellung, Widerrufung und Verwaltung der Freigaben ist komfortabel mit Hilfe des Webfrontends (https://hessenbox.uni-marburg.de) möglich.

• Inhalt ausklappen Inhalt einklappen Wo werden die Daten abgelegt?Wo werden die Daten abgelegt?

  Ausschließlich auf Servern im Hochschulrechenzentrum der Philipps-Universität Marburg.

• Inhalt ausklappen Inhalt einklappen Wie können Daten mit anderen Nutzern ausgetauscht (geshared) werden?Wie können Daten mit anderen Nutzern ausgetauscht (geshared) werden?

  

  Über das Webfrontend (https://hessenbox.uni-marburg.de) kann jeder Ordner mit ausgewählten Personen des Dienstes geteilt werden. Nutzen Sie dafür das im Screenshot rot markierte Symbol.

  Anschließend können Sie wahlweise:

  • Eine Person auswählen, mit der Sie den Ordner teilen wollen. Aus Datenschutzgründen ist die Eingabe einer vollständigen E-Mail-Adresse nötig.
  • Eine externe Person einladen, indem Sie ihre E-Mail-Adresse angeben. Die externe Person erhält eine Einladung und kann sich in der Hessenbox registrieren. Anschließend erhält diese  Zugriff auf Ihre Freigabe.
  • Die Freigabe als Link erteilen. Diesen Link können Sie anschließend bspw. per E-Mail versenden und somit auch Personen außerhalb des Nutzerkreises zugänglich machen. Sie können den Link auch mit einem Passwortschutz versehen und eine Gültigkeitsdauer konfigurieren.

  Ebenfalls wird unter dem Punkt "Mitglieder" eine Übersicht aller zugriffsberechtigten Personen angezeigt und eine Verwaltungsmöglichkeit angeboten.

• Inhalt ausklappen Inhalt einklappen Was ist ein Upload Formular?Was ist ein Upload Formular?

  Das Upload Formular kann mit einem Briefkasten verglichen werden.
  Es ermöglicht Nutzern den Upload von Dateien in ein zentrales Verzeichnis mithilfe eines Uploadlinks.
  Der Inhalt des Verzeichnisses ist dabei ausschließlich dem Eigentümer des Upload Formulars bekannt.
  Nach dem Upload werden die beteiligten Accounts über den erfolgreichen Upload via E-Mail benachrichtigt.

• Inhalt ausklappen Inhalt einklappen Wie erstelle ich ein Upload Formular?Wie erstelle ich ein Upload Formular?

  Die Erstellung eines Upload Formulars ist in wenigen Schritten abgeschlossen.

  Erstellen Sie zunächst einen neuen Ordner und markieren Sie diesen.
  Anschließend klicken Sie auf das Teilen-Symbol am linken Ende der Zeile.
  Es öffnet sich ein neues Fenster an dessen Ende Sie die Schaltfläche "Upload Formular erstellen" vorfinden.
  Benutzen Sie diese Schaltfläche, um das Fenster zur Erstellung von Upload Formularen zu öffnen.
  Dort müssen einige Angaben wie z.B. ein Titel und eine Formularsbeschreibung gemacht werden. Diese Angaben werden zur späteren Beschreibung des fertigen Formular verwendet.
  Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Speichern" schließt sich das Fenster und es wird ein neuer Link ersichtlich.
  Diesen Link können Sie Nutzen, um Ihr Upload Formular anderen Nutzern zugänglich zu machen.

  Hier finden Sie eine Beispielansicht eines fertigen Upload Formulars aus Nutzersicht.

• Inhalt ausklappen Inhalt einklappen Was ist bei der Nutzung von Funktionsaccounts zu beachten?Was ist bei der Nutzung von Funktionsaccounts zu beachten?

  Ein Funktionsaccount ermöglicht Ihnen alle benötigten Freigaben über einen zentralen Account zu verwalten. Dadurch eignet sich ein Funktionsaccount besonders für umfangreiche Projekte.

  Es ist dringend zu beachten, dass der Funktionsaccount nicht parallel von mehreren Personen genutzt wird, da nicht mehr zu Unterscheiden ist, welcher Nutzer wann welche Änderung vorgenommen hat.

  Idealtypischerweise melden Sie sich nur mit dem Funktionsaccount an, um Ordner anzulegen und Freigaben zu erteilen. Die tägliche Arbeit kann dann mit dem persönlichen Account erfolgen.

  Die Freischaltung der Funktionsaccounts zur Nutzung der Hessenbox wird gesondert vorgenommen. Bitte kontaktieren Sie uns unter hessenbox@hrz.uni-marburg.de .