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next.hessenbox - FAQ
Allgemeine Informationen
Was ist die next.hessenbox?
Häufig werden Daten auf mobile Geräte verlagert oder kopiert. Unter anderem daraus resultiert die Anforderung, Kopien dieser Daten auf verschiedenen Geräten synchron zu halten.
Außerdem müssen vermehrt Daten zwischen Personen(-gruppen) ausgetauscht ("geshared") werden, die nicht dem gleichen IT-administrativen Verantwortungsbereich unterliegen.
Diesem Bedarf kommt allseitig eine wachsende Anzahl von Sync&Share-Speicherdiensten entgegen, beispielsweise die weit verbreitete Dropbox.
Viele dieser Dienste haben ein unklares Geschäftsmodell und vor allem keine gesicherte Datenschutzgrundlage.
Daher betreibt die Universität Kassel für die hessischen Universitäten mit der next.hessenbox einen eigenen Sync & Share-Dienst für die Forschung, Lehre und Verwaltung.
Die next.hessenbox basiert auf der nextcloud Software und stellt den Nachfolger der hessenbox dar, die auf der Software Powerfolder basierte.</strong >Wer kann die next.hessenbox nutzen?
Der next.hessenbox Sync&Share Dienst steht Studierenden und Mitarbeitenden der Philipps-Universität Marburg zur Verfügung. Ein notwendige technische Voraussetzung ist außerdem der Besitz eines zentralen Benutzerkontos</a > (Student- oder Staff-Account).
Wie funktioniert der Zugang zur next.hessenbox?
Der next.hessenbox Dienst kann auf unterschiedlichen Wegen genutzt werden:
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via Browser über das Webfrontend mit Web-Login (Shibboleth):
https://next.hessenbox.de</a > -
via App (Smartphone/Tablet) oder Desktop-Client (Windows/Linux/Mac):
https://nextcloud.com/de/install/</a > -
via WebDAV Protokoll mit anwendungsspezifischem Passwort:
https://docs.nextcloud.com/server/latest/user_manual/de/files/access_webdav.html</a >
Wichtig: Die Erstanmeldung muss wegen Bestätigung der Nutzungsbedingungen über das Webfrontend erfolgen.
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Wie viel Speicherplatz steht zur Verfügung?
Standardmäßig stehen pro Nutzer/in 50 Gigabyte Speicher zur Verfügung.
Über diese 50 GByte Quota hinaus kann für Beschäftigte sowie Arbeits- und Projektgruppen zusätzlicher Speicherplatz bereitgestellt werden. Dieser zusätzliche Speicherplatz wird in Rechnung gestellt (aktuell 80 EUR pro TByte und Jahr). Bitte kontaktieren Sie uns hierfür unter hessenbox@hrz.uni-marburg.de</a > unter Angabe der Kostenstelle.
Wo werden die Daten abgelegt?
Der next.hessenbox Service wird durch die Universität Kassel betrieben.
Die Daten werden auf den dortigen Servern abgelegt.Wer hat Zugriff auf die Daten?
Zunächst ausschließlich der/die Besitzer/in der Daten.
Die Übertragung von Nutzungsrechten erfolgt durch die/den Besitzer/in.
Diese Zugriffsrechte können jederzeit widerrufen werden.
Die Erstellung, Verwaltung und Widerruf der Freigaben ist komfortabel mit Hilfe des Webfrontends (https://next.hessenbox.de</a >) möglich.Was passiert mit der "alten" hessenbox?
Die restliche Betriebszeit der "alten" hessenbox ist an die Laufzeit der zugehörigen Softwarelizenzen gekoppelt.
Diese laufen am 31.12.2025 aus.Was passiert mit meinen Daten in der "alten" hessenbox?
Die Daten müssen in das neue System umgezogen werden.
Eine Migrationsanleitung finden Sie im Abschnitt Probleme und Lösungswege.
Bei Fragen helfen wir Ihnen gerne unter der Mailadresse helpdesk@hrz.uni-marburg.de</a > weiter.
Wichtig: Die Wiederherstellung von Daten nach dem 01.03.2026 ist nur unter hohem Aufwand für eine begrenzte Zeit möglich.Was passiert mit dem "alten" hessenbox Client?
Sobald Sie Ihre Daten in die next.hessenbox umgezogen haben, wird der "alte" hessenbox Client nicht mehr benötigt und kann deinstalliert werden.
Mit dem offiziellen Laufzeitende der "alten" hessenbox wird der Client automatisch auf den vom Rechenzentrum betreuten Computern deinstalliert und verschwindet aus der Paketverwaltung. Das neue System bietet eine analog funktionierende Software, die Sie auf Wunsch installieren lassen können.Was passiert mit Funktionsaccounts?
In der "alten" hessenbox wurden Funktionsaccounts genutzt, um Arbeitsgruppen eine zentrale Verwaltung Ihrer Freigaben zu ermöglichen.
Dieser Aufbau ist aus verschiedenen Gründen nicht optimal und war durch die fehlende Gruppenverwaltung in der "alten" hessenbox notwendig.In der next.hessenbox entfällt die Nutzung von Funktionsaccounts, da
- die next.hessenbox ausschließlich mit persönlichen Accounts genutzt werden kann
- die next.hessenbox eine Möglichkeit bietet, Gruppen zu erstellen und Dateien für sie freizugebenWir bitten Nutzende von Funktionsaccounts sich via Mail (unter der Adresse helpdesk@hrz.uni-marburg.de</a >) zu melden, da Ihre Daten nicht automatisch migriert werden können und einem persönlichen Account übergeben werden müssen.
An wen kann ich mich bei Fragen oder Problemen wenden?
Bitte kontaktieren Sie uns per E-Mail unter Angabe des Accounts und Ihres Anliegens: helpdesk@hrz.uni-marburg.de</a >
Bedientipps und Funktionserklärungen
Wie lade ich Dateien hoch?
Über das Webfrontend können neue Ordner erstellt und Dateien angelegt werden.
Diese Funktionalität ist über die mit einem "+" (Pluszeichen) markierte Schaltfläche erreichbar.
Wie kann ich den Speicherplatzverbauch senken? - Löschung der Versionshistorie
Die next.hessenbox erstellt standardmäßig Versionsstände von Dateien.
Das ist gerade bei gemeinsam genutzten Verzeichnissen sehr nützlich, um zu älteren Arbeitsständen wechseln zu können.
Die Versionsverwaltung kann jedoch bis zu 50% des verfügbaren Speicherplatzes einnehmen.
Daher kann es (insbesondere bei großen Dateien) hilfreich sein, ältere Versionsstände zu entfernen.
Klicken Sie dazu auf die drei Punkte vor der Angabe der Dateigröße und wählen Sie die Option "Details öffnen</a >".
Es öffnet sich eine Seitenansicht, in der Sie die unterschiedlichen Versionsstände finden.
Analog zum ersten Schritt klicken Sie auf die drei Punkte, wo sich die Option zur Löschung der Version</a > befindet.Wie können Daten mit anderen Nutzern geteilt ("geshared") werden?
Über das Webfrontend (
Anschließend können Sie wahlweise:
- Eine Person auswählen, mit der Sie den Ordner bzw. die Datei teilen wollen.
- Eine externe Person einladen, indem Sie ihre E-Mail-Adresse angeben. Die externe Person erhält eine Einladung und kann sich in der next.hessenbox registrieren. Anschließend erhält diese Person Zugriff auf Ihre Freigabe.
- Die Freigabe als Link erteilen. Diesen Link können Sie anschließend bspw. per E-Mail versenden und somit auch öffentlich zugänglich machen. Bitte achten Sie im Falle einer öffentlichen Freigabe keine schützenswerten Daten freizugeben (Thema Datenschutz</a >). Sie können den Link auch mit einem Passwortschutz versehen und die Gültigkeitsdauer konfigurieren.
Achtung: </strong >Sobald Sie den Link an andere Personen geteilt haben, besteht keine Kontrolle mehr darüber inwieweit der Link weiter verteilt wird.
Nutzen Sie daher primär die Einladung via E-Mail.
Im selben Bereich werden Ihnen die Personen mit bereits vorhandenem Zugriff angezeigt, sodass Sie deren Zugriffsberechtigungen verwalten können.
Kann ich Dateien von extern in die next.hessenbox hochladen lassen?
Über das Webfrontend können Dateianfragen erstellt werden.
Diese dienen dazu Dateien von dritten zu sammeln, auch wenn diese kein Konto haben.
Die Funktionalität ist über die mit einem "+" (Pluszeichen) markierte Schaltfläche erreichbar.
Wichtig: Bitte seien Sie sich bewusst, dass Dateien von unbekannten Quellen Viren und Malware enthalten können! Zögern Sie im Zweifel nicht die IT-Sicherheit</a > zu kontaktieren.OnlyOffice: Unterstützte Dateiformate und Dateigrößen
Die folgenden Dateiformate werden durch OnlyOffice unterstützt: |doc|docx|xls|xlsx|ppt|pptx|docxf|oform|csv|txt|
Achtung:</strong > OnlyOffice unterstützt ab Version 7.X die Dateiformate aus Microsoft Office ≤ 2003 nur noch im Ansichtsmodus.
Das heißt Dateien mit den Endungen ppt, doc und xls können nur noch zur einfachen Ansicht geöffnet, aber nicht bearbeitet werden.
Um die betroffenen Dateien weiterhin nutzen zu können müssen die Dateien im entsprechenden Microsoft-Editor (Powerpoint, Word, Excel) lokal geöffnet und mittels
der Schaltfläche "Speichern unter" in einem kompatiblen Format gespeichert werden.
Wichtig: OnlyOffice verarbeitet Dokumente nur bis zu einer bestimmten Dateigröße. Verwenden Sie daher möglichst Dateien, die kleiner sind als 50 Megabyte.Kollaborative Dokumentenbearbeitung: Was ist zu beachten?
Die next.hessenbox bietet die Möglichkeit Dokumente kollaborativ zu bearbeiten. Dabei werden die Änderungen aller Teilnehmenden berücksichtigt und in einer Datei gespeichert.
Wichtig: Die webbasierte Bearbeitung ist der einzige Weg, Dokumente gemeinsam und zeitgleich zu bearbeiten.
Simultane Bearbeitungen über lokale Office-Editoren (wie z.B. Microsoft Word) können nicht zusammengefügt werden und führen unter Umständen zu Datenverlust.Microsoft Office, OnlyOffice, LibreOffice: Was gibt es zu beachten?
Alle gängigen Office-Editoren können die typischen Office-Formate wie: .docx, .pptx oder .xlsx öffnen und speichern.
Leider gibt es trotz gleicher Dateiformate kleine Unterschiede in der Interpretation der Dateien.
Dadurch können Veränderungen in der Formatierung, Verschiebung von Bildern oder Veränderungen von Diagrammen entstehen.
Vermeiden Sie daher möglichst die Verwendung von unterschiedlichen Office-Editoren für die Bearbeitung Ihrer Dokumente.Upload von großen Dateien
Der Upload von großen Dateien über den Webbrowser kann zu Problemen führen.
Daher empfehlen wir für den Upload von Dateien, die größer als 4 Gigabyte sind, die Verwendung der next.hessenbox Clients.
Bitte beachten Sie zur Installation des next.hessenbox Clients den unten stehenden FAQ-Artikel "Wie wird der next.hessenbox (nextcloud) Client installiert?"
Probleme und Lösungswege
Datenmigration von der "alten" hessenbox (PowerFolder) zur next.hessenbox (nextcloud)
Für den Umzug Ihrer Daten aus der "alten" hessenbox in die next.hessenbox gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:
1. automatische Datenmigration
2. manuelle Datenmigration
Beide Migrationspfade beinhalten ausschließlich die Migration der Nutzdaten.
Meta-Informationen wie Teilnehmerlisten, Zugriffsberechtigungen oder Links können nicht übertragen werden und müssen im Nachgang vom Nutzenden eingerichtet werden.-
Automatische Datenmigration
Die automatische Datenmigration eignet sich besonders für Nutzende mit größeren Datenmengen.
Mit diesem Migrationspfad werden ausnahmslos alle Nutzdaten in das neue System migriert, von denen der jeweilige Account Eigentümer ist.
Für den automatischen Umzug der Daten muss eine leere Datei namens "MIGRATION_REQUESTED" im Hauptordner der next.hessenbox hinterlegt werden.
Nachts werden daraufhin die Daten im Hintergrund in das neue System kopiert.
Anleitung als PDF: Die genaue Anleitung zu automatischen Datenmigration finden Sie unter dem folgenden Link: Anleitung automatische Datenmigration</a >
Wichtig: Während der automatischen Datenmigration ist der Zugriff auf die Daten in der "alten" hessenbox nur lesend möglich, um Dateikonflikte zu vermeiden. Dies kann zu Dateiverlust führen, wenn während der Migration versucht wird zu speichern.
Falls verwendet: Stellen Sie bitte sicher, dass der next.hessenbox Client alle Daten synchronisiert hat und keine Fehlermeldung ausgibt. -
Manuelle Datenmigration
Die manuelle Datenmigration eignet sich besonders für Nutzende mit kleinen Datenmengen (bis maximal 4 Gigabyte)</strong >.
Mit diesem Migrationspfad können Sie selbst entscheiden, welche Daten in das System eingepflegt werden sollen.
Wichtig: </strong >Dieser Migrationspfad sollte vor Ort ausgeführt werden, also nicht aus dem Virtual Private Network (VPN).
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Wie wird der next.hessenbox (nextcloud) Client installiert?
Für vom Rechenzentrum betreute Arbeitsplätze kann der next.hessenbox Client als zentral verwaltetes Paket installiert werden.
Dies gilt sowohl für den Windows- als auch den Linux-Arbeitsplatz.
Für selbst administrierte Arbeitsplätze kann der Client via https://nextcloud.com/de/install/#install-clients</a > bezogen und selbstständig installiert werden.macOS: Umlaute als Fehlerquelle
Im Vergleich zu anderen Betriebssystemen nutzt Apple macOS eine spezielle Kodierung für Umlaute, wodurch verschiedene Probleme entstehen können, z.B.:
1. In geteilten Ordnern befinden sich zwei gleichnamige Dateien
2. OnlyOffice öffnet eine leere DateiLegen Sie daher keine Dateien mit Umlauten an.
Workaround:
Falls einer der beiden Fälle zutrifft, sollten Sie die Dateien über das Web Frontend umbenennen.
Der Umlaut "ü" kann z.B. zu einem "ue" umbenannt werden, usw.
Im Anschluss können die Dateien wieder via OnlyOffice geöffnet werden.Übertragen von Besitzrechten
Die Besitzrechte für freigegebene Ordner lassen sich übertragen. Navigieren Sie dazu in die persönlichen Einstellungen (oben rechts) -> Teilen. Dort können Sie den Ordner samt zukünftigem Besitzer auswählen.