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next.hessenbox - FAQ

Auf dieser Seite

Wichtiger Hinweis

Die Migration zur next.hessenbox ist abgeschlossen. Die next.hessenbox ist nun der zentrale Dienst für alle Sync & Share-Anforderungen an der Universität Marburg. Die "alte" Hessenbox wurde erfolgreich abgeschaltet.

Allgemeine Informationen

Zugriff & Nutzung

Teilen & Zusammenarbeit

  • Wie können Daten mit anderen Nutzenden geteilt werden?

    Über das Webfrontend (https://next.hessenbox.de/) kann jeder Ordner und jede Datei mit anderen Nutzenden geteilt werden.

    Sie können wahlweise:

    1. Interne Freigabe erstellen (für Angehörige der UMR oder anderer Kooperationshochschulen): Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein und wählen Sie "Gäste einladen". Die Person erhält eine Einladung und kann sich registrieren.
    2. Externe Freigabe erstellen: Erstellen Sie einen Link, den Sie per E-Mail versenden können. Sie können den Link mit Passwortschutz versehen und die Gültigkeitsdauer konfigurieren.

    Hinweis: Sobald Sie den Link an andere Personen geteilt haben, besteht keine Kontrolle mehr darüber, inwieweit der Link weiter verteilt wird. Nutzen Sie daher bitte primär die Einladung via E-Mail.

  • Wie kann ich Gäste einladen?

    Sie können externe Personen als Gäste in die next.hessenbox einladen, um Dateien mit Ihnen zu teilen. Öffnen Sie dafür die Details des betreffenden Ordners oder der Datei und tragen unter "Interne Freigabe" die E‑Mail‑Adresse des Gastes ein.

    Im folgenden Menü wählen Sie, ob die Person einen einmaligen Freigabelink per E‑Mail erhält oder eine Einladung zu einem Gastkonto in der next.hessenbox.

    Über ein Gastkonto erhält die Person ein dauerhaftes Konto und Sie können weitere Inhalte mit dieser Person teilen. Weiterhin kann die eingeladene Person mit Gastkonto einen lokalen nextcloud Client nutzen.

    Wichtig: Gästen steht kein eigener Speicherplatz zur Verfügung.

  • Wie kann ich Freigaben für eine Gruppe von Personen erstellen?

    Im Reiter "Kontakte" haben Sie die Möglichkeit "Teams" in der next.hessenbox zu definieren. Andere Mitglieder können zur Administration berechtigt werden und dadurch können Vertreterregelungen realisiert werden. Auch können Sie den Zugriff auf Ihre Freigaben mittels Teams zentral verwalten.

    Hinweis: Bitte laden Sie derzeit keine externen E-Mail-Adressen in Teams ein, da öffentlich zugängliche Passwort-Links verschickt werden.

  • Wie kann ich Daten in der next.hessenbox verschlüsselt speichern?

    Zur verschlüsselten Speicherung von Daten empfehlen wir die Software Cryptomator. Mit Cryptomator lassen sich verschlüsselte Tresore in der next.hessenbox speichern und teilen, deren Inhalt nur mit Passwort einsehbar sind.

    Wichtig: Schlüssel und Passwörter müssen sicher verwahrt werden. Die Datenträger, auf denen sie gespeichert sind, müssen wie ein physischer Schlüsselbund vor Dieben geschützt werden.

  • Was ist bei kollaborativer Dokumentenbearbeitung zu beachten?

    Die next.hessenbox bietet die Möglichkeit Dokumente kollaborativ zu bearbeiten. Dabei werden die Änderungen aller Teilnehmenden berücksichtigt und in einer Datei gespeichert.

    Wichtig: Die webbasierte Bearbeitung ist der einzige Weg, Dokumente gemeinsam und zeitgleich zu bearbeiten. Simultane Bearbeitungen über lokale Office-Editoren (wie z.B. Microsoft Word) können nicht zusammengefügt werden und führen unter Umständen zu Datenverlust.

  • Microsoft Office, OnlyOffice, LibreOffice: Was gibt es zu beachten?

    Alle gängigen Office-Editoren können die typischen Office-Formate wie .docx, .odt, .pptx oder .xlsx öffnen und speichern. Leider gibt es trotz gleicher Dateiformate kleine Unterschiede in der Interpretation der Dateien.

    Dadurch können Veränderungen in der Formatierung, Verschiebung von Bildern oder Veränderungen von Diagrammen entstehen. Vermeiden Sie daher möglichst die Verwendung von unterschiedlichen Office-Editoren für die Bearbeitung Ihrer Dokumente.

Häufige Probleme & Lösungen

  • Kann ich die Besitzrechte von Dateien und Ordnern übertragen?

    Die Besitzrechte für freigegebene Ordner lassen sich übertragen. Navigieren Sie dazu in die persönlichen Einstellungen (oben rechts) → Teilen.

    Dort können Sie den Ordner samt zukünftigem Besitzer auswählen.

  • macOS: Umlaute als Fehlerquelle?

    Im Vergleich zu anderen Betriebssystemen verwendet Apple macOS eine spezielle Kodierung für Umlaute. Dies kann zu verschiedenen Problemen führen, z. B.:

    • Zwei identische Dateien in freigegebenen Ordnern
    • OnlyOffice öffnet eine leere Datei

    Empfehlung: Erstellen Sie besser keine Dateinamen mit Umlauten.

    Workaround: Wenn einer der beiden Fälle zutrifft, sollten Sie die Dateien über das Web-Frontend umbenennen. Der Umlaut "ü" kann beispielsweise in "ue" umbenannt werden.

  • Welche Dateiformate und Dateigrößen werden unterstützt?

    Die folgenden Dateiformate werden durch OnlyOffice unterstützt: |doc|docx|xls|xlsx|ppt|pptx|docxf|oform|csv|txt|

    Achtung: OnlyOffice unterstützt ab Version 7.X die Dateiformate aus Microsoft Office ≤ 2003 nur noch im Ansichtsmodus. Das heißt, Dateien mit den Endungen ppt, doc und xls können nur noch zur einfachen Ansicht geöffnet, aber nicht bearbeitet werden.

    Um die betroffenen Dateien weiterhin nutzen zu können, müssen die Dateien im entsprechenden Microsoft-Editor (Powerpoint, Word, Excel) lokal geöffnet und mittels der Schaltfläche "Speichern unter" in einem kompatiblen Format gespeichert werden.

    Wichtig: OnlyOffice verarbeitet Dokumente nur bis zu einer bestimmten Dateigröße. Verwenden Sie daher möglichst Dateien, die kleiner sind als 50 Megabyte.

  • Kann ich Dateien von extern in die next.hessenbox hochladen lassen?

    Über das Webfrontend können Dateianfragen erstellt werden. Diese dienen dazu, Dateien von dritten zu sammeln, auch wenn diese kein Konto haben. Die Funktionalität ist über die mit einem "+" (Plus Zeichen) markierte Schaltfläche erreichbar.

    Wichtig: Bitte seien Sie sich bewusst, dass Dateien von unbekannten Quellen Viren und Malware enthalten können! Zögern Sie im Zweifel nicht, die IT-Sicherheit zu kontaktieren.

Support und weitere Informationen