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next.hessenbox - FAQ

Allgemeine Informationen

Bedientipps und Funktionserklärungen

  • Wie lade ich Dateien hoch?

    Über das Webfrontend können neue Ordner erstellt und Dateien angelegt werden.
    Diese Funktionalität ist über die mit einem "+" (Plus Zeichen) markierte Schaltfläche erreichbar.

  • Wie kann ich den Speicherplatzverbauch senken? - Löschung der Versionshistorie

    Die next.hessenbox erstellt standardmäßig Versionsstände von Dateien.
    Das ist gerade bei gemeinsam genutzten Verzeichnissen sehr nützlich, um zu älteren Arbeitsständen wechseln zu können.
    Die Versionsverwaltung kann jedoch bis zu 50% des verfügbaren Speicherplatzes einnehmen.
    Daher kann es (insbesondere bei großen Dateien) hilfreich sein, ältere Versionsstände zu entfernen.
    Klicken Sie dazu auf die drei Punkte vor der Angabe der Dateigröße und wählen Sie die Option "Details öffnen".
    Es öffnet sich eine Seitenansicht, in der Sie die unterschiedlichen Versionsstände finden.
    Analog zum ersten Schritt klicken Sie auf die drei Punkte, wo sich die Option zur Löschung der Version befindet.

  • Wie können Daten mit anderen Nutzern geteilt ("geshared") werden?

    Über das Webfrontend (https://next.hessenbox.de) kann jeder Ordner und jede Datei mit ausgewählten Benutzenden des Dienstes geteilt werden.
    Verwenden Sie dafür das in der Abbildung rot markierte Symbol.

    Anschließend können Sie wahlweise:

    • Eine Person auswählen, mit der Sie den Ordner bzw. die Datei teilen wollen.
    • Eine externe Person einladen, indem Sie ihre E-Mail-Adresse angeben. Die externe Person erhält eine Einladung und kann sich in der next.hessenbox registrieren. Anschließend erhält diese Person Zugriff auf Ihre Freigabe.
    • Die Freigabe als Link erteilen. Diesen Link können Sie anschließend bspw. per E-Mail versenden und somit auch öffentlich zugänglich machen. Bitte achten Sie im Falle einer öffentlichen Freigabe keine schützenswerten Daten freizugeben (Thema Datenschutz). Sie können den Link auch mit einem Passwortschutz versehen und die Gültigkeitsdauer konfigurieren.

      Achtung:       Sobald Sie den Link an andere Personen geteilt haben, besteht keine Kontrolle mehr darüber inwieweit der Link weiter verteilt wird.  Nutzen Sie daher bitte primär die Einladung via E-Mail.

      Im selben Bereich werden Ihnen die Personen mit bereits vorhandenem Zugriff angezeigt, sodass Sie deren Zugriffsberechtigungen verwalten können.

  • Kann ich Dateien von extern in die next.hessenbox hochladen lassen?

    Über das Webfrontend können Dateianfragen erstellt werden.
    Diese dienen dazu Dateien von dritten zu sammeln, auch wenn diese kein Konto haben.
    Die Funktionalität ist über die mit einem "+" (Plus Zeichen) markierte Schaltfläche erreichbar.

    Wichtig: Bitte seien Sie sich bewusst, dass Dateien von unbekannten Quellen Viren und Malware enthalten können! Zögern Sie im Zweifel nicht die IT-Sicherheit zu kontaktieren.

  • OnlyOffice: Unterstützte Dateiformate und Dateigrößen

    Die folgenden Dateiformate werden durch OnlyOffice unterstützt: |doc|docx|xls|xlsx|ppt|pptx|docxf|oform|csv|txt|

    Achtung: OnlyOffice unterstützt ab Version 7.X  die Dateiformate aus Microsoft Office ≤ 2003 nur noch im Ansichtsmodus.
    Das heißt, Dateien mit den Endungen ppt, doc und xls  können nur noch zur einfachen Ansicht geöffnet, aber nicht bearbeitet werden.

    Um die betroffenen Dateien weiterhin nutzen zu können müssen die Dateien im entsprechenden Microsoft-Editor (Powerpoint, Word, Excel) lokal geöffnet und mittels
    der Schaltfläche "Speichern unter" in einem kompatiblen Format gespeichert werden.

    Wichtig: OnlyOffice verarbeitet Dokumente nur bis zu einer bestimmten Dateigröße. Verwenden Sie daher möglichst Dateien, die kleiner sind als 50 Megabyte.

  • Kollaborative Dokumentenbearbeitung: Was ist zu beachten?

    Die next.hessenbox bietet die Möglichkeit Dokumente kollaborativ zu bearbeiten. Dabei werden die Änderungen aller Teilnehmenden berücksichtigt und in einer Datei gespeichert.

    Wichtig:     Die webbasierte Bearbeitung ist der einzige Weg, Dokumente gemeinsam und zeitgleich zu bearbeiten.
    Simultane Bearbeitungen über lokale Office-Editoren (wie z.B. Microsoft Word) können nicht zusammengefügt werden und führen unter Umständen zu Datenverlust.

  • Microsoft Office, OnlyOffice, LibreOffice: Was gibt es zu beachten?

    Alle gängigen Office-Editoren können die typischen Office-Formate wie: .docx, .pptx oder .xlsx öffnen und speichern.
    Leider gibt es trotz gleicher Dateiformate kleine Unterschiede in der Interpretation der Dateien.
    Dadurch können Veränderungen in der Formatierung, Verschiebung von Bildern oder Veränderungen von Diagrammen entstehen.
    Vermeiden Sie daher möglichst die Verwendung von unterschiedlichen Office-Editoren für die Bearbeitung Ihrer Dokumente.

  • Upload von großen Dateien

    Der Upload von großen Dateien über den Webbrowser kann zu Problemen führen.
    Daher empfehlen wir für den Upload von Dateien, die größer als 4 Gigabyte sind, die Verwendung der next.hessenbox Clients.

    Bitte beachten Sie zur Installation des next.hessenbox Clients den unten stehenden FAQ-Artikel "Wie wird der next.hessenbox (nextcloud) Client installiert?"

Probleme und Lösungswege

  • Datenmigration von der "alten" Hessenbox (PowerFolder) zur next.hessenbox (nextcloud)

    Für den Umzug Ihrer Daten aus der "alten" Hessenbox in die next.hessenbox gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

    1. automatische Datenmigration
    2. manuelle Datenmigration

    Beide Migrationspfade beinhalten ausschließlich die Migration der Nutzdaten.
    Meta-Informationen wie Teilnehmerlisten, Zugriffsberechtigungen oder Links können nicht übertragen werden und müssen im Nachgang vom Nutzenden eingerichtet werden.

    • Automatische Datenmigration

      Die automatische Datenmigration eignet sich besonders für Nutzende mit größeren Datenmengen.
      Mit diesem Migrationspfad werden ausnahmslos alle Nutzdaten in das neue System migriert, von denen der jeweilige Account Eigentümer ist.

      Für den automatischen Umzug der Daten muss eine leere Datei namens "MIGRATION_REQUESTED" im Hauptordner der next.hessenbox hinterlegt werden. Die Dateiendung (z.B. ".md") ist egal. Nachts werden daraufhin die Daten im Hintergrund in das neue System kopiert.

      Anleitung als PDF:       Die genaue Anleitung zu automatischen Datenmigration finden Sie unter dem folgenden Link: Anleitung automatische Datenmigration

      Wichtig: Während der automatischen Datenmigration ist der Zugriff auf die Daten in der "alten" hessenbox nur lesend möglich, um Dateikonflikte zu vermeiden. Dies kann zu Dateiverlust führen, wenn während der Migration versucht wird zu speichern.

      Falls verwendet: Stellen Sie bitte sicher, dass der next.hessenbox Client alle Daten synchronisiert hat und keine Fehlermeldung ausgibt.

    • Manuelle Datenmigration

      Die manuelle Datenmigration eignet sich besonders für Nutzende mit kleinen Datenmengen (bis maximal 4 Gigabyte).
      Mit diesem Migrationspfad können Sie selbst entscheiden, welche Daten in das System eingepflegt werden sollen.

      Wichtig:       Dieser Migrationspfad sollte vor Ort ausgeführt werden, also nicht aus dem Virtual Private Network (VPN).

  • Wie wird der next.hessenbox (nextcloud) Client installiert?

    Computern die vom Hochschulrechenzentrum (via OPSI) verwaltet werden steht der "Nextcloud" Client via OPSI Kiosk zur Verfügung. Dies gilt sowohl für den Windows- als auch den Linux-Arbeitsplatz. Die Anleitung zum Kiosk ist im internen Share zu finden.

    Für selbst administrierte Arbeitsplätze kann der Client via https://nextcloud.com/de/install/#install-clients bezogen und selbstständig installiert werden.

  • macOS: Umlaute als Fehlerquelle

    Im Vergleich zu anderen Betriebssystemen nutzt Apple macOS eine spezielle Kodierung für Umlaute, wodurch verschiedene Probleme entstehen können, z.B.:
    1. In geteilten Ordnern befinden sich zwei gleichnamige Dateien
    2. OnlyOffice öffnet eine leere Datei

    Legen Sie daher keine Dateien mit Umlauten an.

    Workaround:
    Falls einer der beiden Fälle zutrifft, sollten Sie die Dateien über das Web Frontend umbenennen.
    Der Umlaut "ü" kann z.B. zu einem "ue" umbenannt werden, usw.

    Im Anschluss können die Dateien wieder via OnlyOffice geöffnet werden.

  • Übertragen von Besitzrechten

    Die Besitzrechte für freigegebene Ordner lassen sich übertragen. Navigieren Sie dazu in die persönlichen Einstellungen (oben rechts) -> Teilen.

    Dort können Sie den Ordner samt zukünftigem Besitzendem auswählen.

  • Gäste einladen

    (Externe) Gäste können eingeladen werden, um Dateien mit ihnen zu teilen. Dazu können Sie in den Details von Ordnern und Dateien die E-Mail Adresse der Gäste bei "Externe Freigabe" eintragen. Die Gäste erhalten damit eine Einladung per E-Mail und können sich anschließend an der next.hessenbox anmelden. Den Gästen steht jedoch kein eigener Speicher zur Verfügung.