12.09.2023 Nachgefragt: Das ist ihre Einschätzung der Digitalen Transformation unserer Universität

Auch die Philipps-Universität Marburg hat am Digitaltag 2023 ein vielfältiges Angebot an Aktionen für ihre Besucher*innen bereit gehalten. So hatten die Besucher*innen unter anderem die Möglichkeit, einmal eine ganz persönliche Einschätzung zu der Digitalen Transformation der Philipps-Universität Marburg zu geben. Die Leitfragen, an denen sich die Besucher*innen dabei orientierten, waren

Welche Stärken und Schwächen besitzt die Philipps-Universität Marburg, die Einfluss auf die Digitale Transformation unserer Universität haben könnten?
Welche äußeren Einflüsse (bspw. aus Politik, Gesetzgebung, Trends usw.) könnten die Digitale Transformation der Philipps-Universität Marburg befähigen oder erschweren?


In unserer öffentlichen SWOT-Analyse haben Besucher*innen ihre Einschätzung festgehalten, die wir - getreu unserem Motto "Digitalisierung füreinander nachhaltig gestalten" - als Impulse nutzen, Ideen zur Stärkung der Digitalen Transformation der Philipps-Universität Marburg zu entwickeln.

Die von den Teilnehmenden benannten Stärken und Schwächen der Philipps-Universität Marburg in Bezug auf ihre digitale Transformation lassen sich in die übergeordneten Bereiche Personal, Strukturen und Kompetenzen clustern. Die Ergebnisse haben wir für Sie untenstehend zusammengefasst und möchten noch explizit darauf hinweisen, dass die aufgeführten Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken subjektive Einschätzungen ausschließlich der Teilnehmenden darstellen und keine Allgemeingültigkeit besitzen.

  • Welche STÄRKEN der Philipps-Universität Marburg befähigen ihre Digitale Transformation?

    Folgende Stärken der Philipps-Universität Marburg wurden von den Teilnehmenden benannt:

    Personal & Kompetenzen
    1. Die vorhandenen Fachkenntnisse des Personals, die durch die Einbindung Studierender und studentischer Initiativen unterstützt wird.

    2. Die Anstellung von neuen Mitarbeitenden, welche auf Digitalisierung ausgerichtete Qualifikationen mitbringen.

    3. Die junge Generation der Mitarbeitenden besitzt gegenüber der Digitalisierung ein offenes Mindset.

    4. Durch einen gewissen "Leidensdruck" ist Offenheit und Motivation für eine Veränderung vorhanden.

    Struktur
    1. Die Philipps-Universität Marburg baut auf gewachsenen Strukturen auf. Sie beschäftigt viele langjährige Mitarbeitende, die fundierte Erfahrung in den Unistrukturen haben.

    2. Die Philipps-Universität Marburg verfügt über eigene Infrastrukturen (beispielsweise das Hochschulrechenzentrum) und gute technische Voraussetzungen (beispielsweise das  Vorhandensein von digitalen Tools & digitaler Zusammenarbeit), die sie zur Digitalisierung befähigen. 

    3. Transparenz und Informationsfluss.

    4. Gut organisierte Mitarbeitende und eine gute Vernetzung.


  • Welche SCHWÄCHEN der Philipps-Universität Marburg erschweren ihre Digitale Transformation?

    Folgende Schwächen der Philipps-Universität Marburg wurden von den Teilnehmenden benannt:

    Personal
    1. Die Altersstruktur der Mitarbeitenden, welche unter anderem zu "Generationenkonflikten" zwischen den Mitarbeitenden führt und eine differenzierte Ansprache erfordert.

    2. Die hohe Anzahl an befristeten Stellen, denn die Befristung erschwert die (Wieder-)Besetzung von Stellen, da diese weniger attraktiv für Bewerber*innen sind und führt zugleich zu einem Verlust von Know-how durch die Abwanderung der befristet angestellten Mitarbeitenden.

    3. Ein genereller Personalmangel, wodurch beispielsweise Kapazitäten fehlen, um Dokumente aktuell zu halten (FB20, VNI vs. UKGM) oder Arbeitspakete in Projekten zeitnah umzusetzen. 

    4. Der Onboarding-Prozess von neuen Mitarbeitenden, in dem es aktuell unter anderem an der Definition von Zuständigkeiten, Kompetenzen und Erwartungen mangelt.

    5. Es herrschen unklare Zuständig- und Verantwortlichkeiten im eigenen Arbeitsbereich.

    6. Als weitere Herausforderungen wurden Skepsis gegenüber Innovationen und interne Widerstände benannt, die es noch zu überwinden gilt.

    Strukturen
    1. In einigen Bereichen herrscht ein Silo-Denken, das heißt es wird sich auf den eigenen Bereich konzentriert, anstatt bereichsübergreifend zusammen zu wirken.

    2. Langwierige Entscheidungsprozesse und unklare Zuständigkeiten.

    3. Wenig bis keine Standardisierung in bestimmten Arbeits- und Aufgabenbereichen, wie beispielsweise im Projektmanagement oder im Onboarding.

    4. Die Bürokratie bzw. Strukturen des Öffentlichen Dienstes, welche als starr, komplex, hierarchisch und veraltet beschrieben werden. Es mangelt an Agilität.

    5. Vorschriften werden eingehalten, ohne weiterzudenken.

    6. Mangelnder Informationsfluss bzw. mangelnde Verfügbarkeit (von Daten, Informationen etc.), im weiteren Sinne die Transparenz von Informationen und Daten.

    Kompetenzen
    1. Ein Knowing-Doing-Gap, das heißt es mangelt oder fehlt an Umsetzungskompetenz und -stärke, bestimmte Pläne auch in tatsächliche Ergebnisse umzusetzen.

    2. Divergierende Kompetenzniveaus und Methoden des Aneignens von Kompetenzen.

  • CHANCEN: Welche äußeren Einflüsse könnten die Digitale Transformation der Philipps-Universität Marburg unterstützen?

    Chancen, die von den Teilnehmenden benannt wurden, sind:

    1. Politische Entscheidungen, die die Digitale Transformation der Philipps-Universität Marburg bzw. der Hochschulen unterstützen und beschleunigen, beispielsweise durch Einrichtung zusätzlicher Fördergelder oder durch Neuerungen in der Gesetzgebung (ein Beispiel ist das Onlinezugangsgesetz).

    2. Digitalisierung ist ein gesellschaftliches Trend- und Gegenwartsthema.

    3. Innovationen wie beispielsweise KI und ChatGPT eröffnen den Hochschulen bzw. der Philipps-Universität Marburg neue Möglichkeiten unter anderem bei der Vereinfachung von Abläufen oder der Gestaltung der Lehre und können eine Arbeitserleichterung bewirken.

    4. Digitalisierung steigert die Effizienz und sichert damit die Beständigkeit der Philipps-Universität Marburg (Beispiel "DMS/e-Akte": die Verfügbarkeit von Daten wird erhöht, es wird Transparenz und eine Neustrukturierung geschaffen).

    5. Die junge Generation der Arbeitnehmenden und Studierenden (er)fordern regelmäßige Veränderungen, an denen sich die Philipps-Universität Marburg zur Ausgestaltung ihrer Zukunft orientieren kann ("Die Jugend von heute ist die Zukunft von morgen").

  • RISIKEN: Welche äußeren Einflüsse könnten die Digitale Transformation der Philipps-Universität Marburg erschweren?

    Ungünstige Entwicklungen in der Gesellschaft, Wirtschaft und Gesetzgebung können die Digitale Transformation der Philipps-Universität Marburg erschweren. Hierzu zählen für die Teilnehmenden unter anderem

    1. Fortbestehen der Vergabe befristeter Arbeitsverträge, was die Besetzung von Stellen erschwert.

    2. Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt, die den Fachkräfte- und Personalmangel verschlimmern.

    3. Rohstoffknappheit, der zu Lieferengpässen beispielsweise von benötigter Hardware führt.

    4. Die Cyberkriminalität nimmt zu.

    5. Kontinuierlicher Anstieg der Energiekosten, wodurch aufgrund des höheren Energiebedarfs durch die Digitalisierung immense Kosten entstehen.

    6. Auswirkungen der rückläufigen Geburtenrate auf die (Wieder-)Besetzung von Stellen.

    7. KI, welche Ängste hinsichtlich Arbeitsplatzverlust schürt.

    8. Zukünftige "Fusionierungen" oder strukturelle Veränderungen von Hochschulen, welche Ängste hinsichtlich Arbeitsplatzverlust schüren.

    9. Wirtschaftlicher Abschwung, dadurch weniger Geldmittel.

    10. Kontinuierlicher Anstieg der Investitionskosten, dadurch mangelnde Investitionsbereitschaft.

Auswertung

Welche Stärken und Chancen könnte die Philipps-Universität Marburg nun für sich nutzen und bei welchen Schwächen und Risiken sollte sie gegensteuern? Wir haben die meistgenannten Eigenschaften für Sie zusammengefasst und in einem Brainstorming mögliche Handlungsoptionen und zugehörige Maßnahmen zur Nutzung der Stärken und Chancen sowie zum Umgang mit den Schwächen und Risiken gesammelt. Diese können Sie in dem Bild links einsehen und untenstehend einen ersten Einblick in unsere Ergebnisse nehmen.

Internes Know-how und Ressourcen könnten mehr ausgeschöpft werden

Die Philipps-Universität Marburg verfügt mit ihren fachlich versierten Mitarbeitenden und ihren Studierenden über ein starkes Potential, das sie für ihre Digitale Transformation nutzen kann. Mit der Einstellung von Digital Natives und der aktiven Einbindung von Studierenden könnte die Philipps-Universität Marburg über die Bedürfnisse und Anforderungen der jüngeren Generationen (die auch die Gruppe der zukünftigen Studierenden und Angestellten bildet) aktuelle Informationen gewinnen und ihre Digitale Transformation bzw. Aktivitäten zur Digitalisierung der Universität danach ausrichten. Die fachlich starken Mitarbeitenden der je nach Aktivität betroffenen Bereiche könnten dabei in der Umsetzung unterstützen.
Hier könnten sich die unterschiedlichen Vertreter*innen beispielsweise in Arbeitsgruppen schwerpunktmäßig mit digitalen Trends und Innovationen auseinandersetzen und Vorschläge für die Einbindung an den entscheidenden Stellen (besispielsweise im CIO-Gremium) einbringen. Studierende könnten dabei innerhalb ihrer Studienschwerpunkte gezielt digitale Neuerungen für den Einsatz an der Philipps-Universität Marburg erkunden und analysieren.

Die eigene Infrastruktur bzw. die guten technischen Voraussetzungen, die Fachkenntnisse der Mitarbeitenden als auch die langjährige Zugehörigkeit vieler Mitarbeitenden könnte genutzt werden, um digitale Innovationen gezielt zu erproben, zu bewerten und gegebenenfalls einzubinden sowie die Effizienz in bestimmten Bereichen der Philipps-Universität Marburg zu steigern. Hier könnten zukünftig Arbeitsgruppen, die sich aus Vertreter*innen der genannten Gruppen zusammensetzen, wertvolle Beiträge zur Digitalisierung unserer Universität liefern.

 

Interne Schwächen sollten von der Philipps-Universität Marburg priorisiert angegangen werden

Divergierende Kompetenzniveaus der Mitarbeitenden ausgleichen und Veränderungsbereitschaft fördern

Die Vorteile und der Nutzen der Digitalisierung und digitaler Innovationen könnten ausführlicher und zugänglicher kommuniziert werden, beispielsweise durch Anwender*innenberichte und Storytelling. Das Angebot an Schulungsmöglichkeiten und individueller Unterstützung zum Aufbau digitaler Kompetenzen könnte erweitert und mit kreativen, interaktiven Formaten gestaltet werden. Gemäß dem Motto "Und was kann ich von Dir lernen?" könnte besispielweise durch Buddy- oder Mentoringprogramm der Austausch der Generationen untereinander gefördert werden.  Zusätzlich könnte die Notwendigkeit der Digitalisierung als Trend- und Gegenwartsthema stärker kommuniziert werden, um mehr Offenheit für Veränderungen zu erwirken (um so aus dem "Leidensdruck" neue Perspektiven und Zuversicht zu schaffen). Testimonials aus den eigenen Reihen - also Mitarbeitende, die tagtäglich mit der jeweiligen digitalen Anwendung arbeiten - könnten mit ihrem Umgang mit digitalen Neuerungen und über ihre Erfahrungen berichten. Gepaart mit einem gewissen Mut, Fehler zu machen und dem Wissen, diese auch machen zu dürfen - weil wir durch sie lernen - könnten so sicherlich einige der genannten Schwächen gemildert werden.

Onboarding-Prozesse neu gestalten

Kurzfristig könnte der Onboarding-Prozess verbessert werden: Hier könnte beispielsweise eine Erhebung der "Onboarding-Schwachstellen" mittels Umfrage adressiert an "frisch" Angestellte oder durch Interviews mit diesen durchgeführt werden. Auch eine Rückmeldung von den Führungskräften über ihre Erfahrung mit dem Onboarding-Prozess wäre sicherlich hilfreich.

Silo-Denken auflösen

Um dem Silo Denken entgegenzuwirken und auf eine stärkere Vernetzung zwischen Abteilungen hinzuwirken, könnten übergreifende Arbeitsgruppen unter Beteiligung der Betroffenen geschaffen werden. In den Arbeitsgruppen könnten Maßnahmenkonzepte zu Schwerpunkten der Zusammenarbeit und gegenseitigen Unterstützung im Sinne der strategischen Ziele der Philipps-Universität Marburg und zur Milderung der aufgezeigten Schwächen ausgearbeitet werden, was auch der Effizienzsteigerung dienlich wäre, da auf die umfängliche Expertise der Arbeitsgruppen zurückgegriffen werden könnte, anstatt sich die Kenntnisse je Abteilung/Bereich gesondert anzueignen.

 

Risiken mit den eigenen Ressourcen gezielt entgegenwirken

Miteinander Fachkräftemangel und Ängsten die Stirn bieten

Um in Zeiten des Fachkräfte- und Personalmangels Personal zu binden, könnten die Vorteile der gewachsenen, demokratischen Strukturen sowie das Angebot an Leistungen und Weiterentwicklungsmöglichkeiten für Mitarbeitende der Arbeitgeberin "Philipps-Universität Marburg" stärker kommuniziert werden. Auch sollte mittels Umfragen oder Interviews in Erfahrung gebracht werden, welche Eigenschaften und Angebote einer Arbeitgeberin generell und im Detail der Philipps-Universität Marburg attraktiv für die jeweilige Angestellten-Generation sind.

Eine Möglichkeit, dem Personal- und Fachkräftemangel von morgen vorzubeugen, wäre die gezielte Entwicklung und Förderung des internen Personals und Nachwuchses (und neuer Mitarbeiter*innen) durch Programme ähnlich on-the-job-trainings oder job-shadowing unter Einbezug der fachlich versierten Mitarbeitenden - gegebenenfalls auch abteilungsübergreifend, da sich die Jobprofile aufgrund der Digitalisierung verändern werden.Hierbei sind Prognosen zur zukünftigen Entwicklung der Arbeitsbereiche und Stellenprofile innerhalb der Philipps-Universität Marburg aufgrund der Digitalen Transformation notwendig, um Mitarbeitende gezielt auf die Anforderungen neuer Stellenprofile schulen/weiterentwickeln zu können. Die Prognosen könnten wiederum durch die internen Experten erstellt werden.

Herzlichen Dank

Durch die interessanten und hilfreichen Impulse der Teilnehmenden an der SWOT-Analyse sprudeln die Ideen in unserem Team und wir möchten uns noch einmal bei allen Teilnehmenden herzlich bedanken. 
Der obige "Ausblick" ist als ein erstes Brainstorming zu verstehen, wir planen die SWOT-Analyse im Team in den folgenden Wochen weiter zu analysieren, daraus Aufgaben für unseren Tätigkeitsbereich abzuleiten und diese Anregungen an weitere Bereiche der Philipps-Universität Marburg heranzutragen.

Vielleicht haben Sie selbst nach Durchsicht dieses Artikels Anregungen und Ideen, die Sie an unser Team adressieren möchten.
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