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Qualifizierungsempfehlungen zum Erlangen einschlägiger fachlicher und methodischer Kompetenzen

Foto: Rolf K. Wegst

Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten für administrativ Beschäftigte von Stellenkategorie I (EG 5 / 6) zu Stellenkategorie II (EG 8 / 9a)

Auf Tätigkeiten der Kategorie II: Sachbearbeitung / Herausgehobenes Büromanagement bereitet ide­a­ler­weise die Ausbildung zu Verwaltungsfachangestellten vor. Wenn Sie einen anderen Ausbil­dungs­hintergrund haben, so empfiehlt Ihnen die Philipps-Universität den Besuch eines Qualifizierungslehrgangs, der Basis­wissen in Rechtsfächern, in Verwal­tungs­denken und –handeln, Finanzwirtschaft und Rechnungs­wesen sowie fachliche und methodische Sicherheit vermittelt, bspw. Fit für Fachwirt des Hessi­schen Verwaltungsschulverbands (HVSV). Einen ersten Einblick in Verwaltungsrecht bietet Ihnen beispiels­weise auch das Seminar Verwaltungsrechtliche Grundlagen des HVSV. Darüber hinaus empfiehlt es sich, dass Sie mit weite­ren Qualifizie­rungs­maßnahmen Ihre Kenntnisse insbesondere auch universitätsrelevanter Themen derart ergänzen, dass Sie auf solide und breite sowohl fachliche als auch methodische Kenntnisse für die zu erfüllenden Aufgaben zurückgreifen können. Sinnvoll ist, dass Sie ergänzend mindestens zwei der vier folgenden fach­lichen Themenfelder abdecken:

  • Personal­wesen: hierzu gehören arbeitsrechtliche Grundlagen, z. B. Einstellungsverfahren, Betei­li­­gungs­­rechte der Interessenvertretungen, Bearbeitung und Abrechnung von Dienstreisen, 
  • Haus­halt und Beschaffung: hierzu gehören Bestellungen, Aus­schrei­bung­en für Be­schaffungen, Einholgen von Angeboten, Verfassen von Auswahl­vermerken für Beschaffungen, Rech­nungs­­­wesen und Buchführung, Überwachung der Finanzmittel und des Einhaltens von Verwen­dungs­richtlinien, Vorbereiten von Berichten oder Erstellen von Verwendungsnachweisen,
  • Studien- und Prüfungsangelegenheiten: hierzu gehören rechtliche Grund­lagen, z. B. Studien- und Prüfungsordnungen sowie ergänzende Ausführungs­bestimmungen, Anerkennung von Studienleistungen anderer Hochschulen, Prüfungszulassungen, Ausstellen von Zeugnissen, Beratung von Studierenden in formellen Angelegenheiten, statistische Auswertungen, oder
  • Gremienbetreuung (z. B. Lehr-, Studien-, Promotions- und Habilitationsausschüsse, Fach­be­reichs­rat, Senat, Universitätskonferenz, Kommissionen): hierzu gehören Satzungen und Ordnungen der Gremien, Sitzungs­orga­nisation und -vorbereitung, Protokollführung und –ausarbeitung, Überwachung der Durch­führung der gefassten Beschlüsse oder auch, z. B. bei der Sachbearbeitung für Promo­tionsausschüsse, die formelle Begleitung und Beratung der Promovierenden.

Metho­disch sollten Sie gute Anwendungskenntnisse in SAP (Module HCM/PHR, MM, WPS/HELF, ZK2, FM), des Micro­­­soft-Office Pakets (fortgeschrittene Kenntnisse in Word und Excel) oder auch in MARVIN (Lehrorga­ni­sa­tion und Prüfungsverwaltung) erlangen. Weiterhin können Kennt­nisse des Projekt­manage­ments, der Veranstaltungsorganisation, von ILIAS oder der Arbeit im Con­tent Manage­ment System der Philipps-Universität sinnvoll sein. Zu vielen der vorgestellten Fach- und Methoden­kennt­nisse bietet die Philipps-Universität kostenlose hausinterne Schulungen an (z. B. durch das Refe­rat für Personal­entwicklung, das Dezernat V – Haus­halt und Materialwirtschaft oder durch das Hochschul­rechen­zentrum).

Externe Schulungen, deren Formate als Fortbildung im Umfang weniger Tage und ohne Erreichen eines anerkannten Abschlusses oder eines Zertifikats angelegt sind, werden nach Absprache durch den jeweiligen Bereich finanziert, wenn diese Schulungen für die Ausübung der aktuellen Tätigkeiten notwendig sind. Für umfangreichere, zu einem anerkannten Abschluss oder Zertifikat führende, Qualifizierungen, die auf eigene Initiative der Beschäftigten absol­viert werden, haben Sie beispielsweise die Möglich­keit zeitlicher und finanzieller Unterstützung durch die Förde­rungen berufsbegleitender Weiter­bil­dung als persön­liche Initiative zur weiteren beruflichen Quali­fizierung, die üblicherweise einmal jährlich mit Bewerbungsschluss zum 15. Februar ausgeschrieben werden.

Bitte wenden Sie sich mit Fragen an die Leiterin des Referats für Personalentwicklung Dr. Ute Noack (personalentwicklung@uni-marburg.de; Tel: 06421 28 26073).