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Qualifizierungsempfehlungen zum Erlangen einschlägiger fachlicher und methodischer Kompetenzen
Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten für administrativ Beschäftigte von Stellenkategorie I (EG 5 / 6) zu Stellenkategorie II (EG 8 / 9a)
Auf Tätigkeiten der Kategorie II: Sachbearbeitung / Herausgehobenes Büromanagement bereitet idealerweise die Ausbildung zu Verwaltungsfachangestellten vor. Wenn Sie einen anderen Ausbildungshintergrund haben, so empfiehlt Ihnen die Philipps-Universität den Besuch eines Qualifizierungslehrgangs, der Basiswissen in Rechtsfächern, in Verwaltungsdenken und –handeln, Finanzwirtschaft und Rechnungswesen sowie fachliche und methodische Sicherheit vermittelt, bspw. Fit für Fachwirt des Hessischen Verwaltungsschulverbands (HVSV). Einen ersten Einblick in Verwaltungsrecht bietet Ihnen beispielsweise auch das Seminar Verwaltungsrechtliche Grundlagen des HVSV. Darüber hinaus empfiehlt es sich, dass Sie mit weiteren Qualifizierungsmaßnahmen Ihre Kenntnisse insbesondere auch universitätsrelevanter Themen derart ergänzen, dass Sie auf solide und breite sowohl fachliche als auch methodische Kenntnisse für die zu erfüllenden Aufgaben zurückgreifen können. Sinnvoll ist, dass Sie ergänzend mindestens zwei der vier folgenden fachlichen Themenfelder abdecken:
- Personalwesen: hierzu gehören arbeitsrechtliche Grundlagen, z. B. Einstellungsverfahren, Beteiligungsrechte der Interessenvertretungen, Bearbeitung und Abrechnung von Dienstreisen,
- Haushalt und Beschaffung: hierzu gehören Bestellungen, Ausschreibungen für Beschaffungen, Einholgen von Angeboten, Verfassen von Auswahlvermerken für Beschaffungen, Rechnungswesen und Buchführung, Überwachung der Finanzmittel und des Einhaltens von Verwendungsrichtlinien, Vorbereiten von Berichten oder Erstellen von Verwendungsnachweisen,
- Studien- und Prüfungsangelegenheiten: hierzu gehören rechtliche Grundlagen, z. B. Studien- und Prüfungsordnungen sowie ergänzende Ausführungsbestimmungen, Anerkennung von Studienleistungen anderer Hochschulen, Prüfungszulassungen, Ausstellen von Zeugnissen, Beratung von Studierenden in formellen Angelegenheiten, statistische Auswertungen, oder
- Gremienbetreuung (z. B. Lehr-, Studien-, Promotions- und Habilitationsausschüsse, Fachbereichsrat, Senat, Universitätskonferenz, Kommissionen): hierzu gehören Satzungen und Ordnungen der Gremien, Sitzungsorganisation und -vorbereitung, Protokollführung und –ausarbeitung, Überwachung der Durchführung der gefassten Beschlüsse oder auch, z. B. bei der Sachbearbeitung für Promotionsausschüsse, die formelle Begleitung und Beratung der Promovierenden.
Methodisch sollten Sie gute Anwendungskenntnisse in SAP (Module HCM/PHR, MM, WPS/HELF, ZK2, FM), des Microsoft-Office Pakets (fortgeschrittene Kenntnisse in Word und Excel) oder auch in MARVIN (Lehrorganisation und Prüfungsverwaltung) erlangen. Weiterhin können Kenntnisse des Projektmanagements, der Veranstaltungsorganisation, von ILIAS oder der Arbeit im Content Management System der Philipps-Universität sinnvoll sein. Zu vielen der vorgestellten Fach- und Methodenkenntnisse bietet die Philipps-Universität kostenlose hausinterne Schulungen an (z. B. durch das Referat für Personalentwicklung, das Dezernat V – Haushalt und Materialwirtschaft oder durch das Hochschulrechenzentrum).
Externe Schulungen, deren Formate als Fortbildung im Umfang weniger Tage und ohne Erreichen eines anerkannten Abschlusses oder eines Zertifikats angelegt sind, werden nach Absprache durch den jeweiligen Bereich finanziert, wenn diese Schulungen für die Ausübung der aktuellen Tätigkeiten notwendig sind. Für umfangreichere, zu einem anerkannten Abschluss oder Zertifikat führende, Qualifizierungen, die auf eigene Initiative der Beschäftigten absolviert werden, haben Sie beispielsweise die Möglichkeit zeitlicher und finanzieller Unterstützung durch die Förderungen berufsbegleitender Weiterbildung als persönliche Initiative zur weiteren beruflichen Qualifizierung, die üblicherweise einmal jährlich mit Bewerbungsschluss zum 15. Februar ausgeschrieben werden.