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Elektronisch Publizieren

Kurzreferenz für Autoren zum Erstellen von PDF-Dokumenten

PDF hat sich in den letzten Jahren als Standard für das Elektronische Publizieren entwickelt. Dissertationen und andere wissenschaftliche Publikationen können im PDF-Format über den Archiv-Server der Universitätsbibliothek der Universitätsbibliothek publiziert werden.


Der vorliegende Text beschreibt, wie man selbst aus den gängigsten Textverarbeitungssystemen (MS Word, OpenOffice, etc.) PDF-Dokumente erstellen kann und worauf man dabei achten sollte.

 

Was ist PDF?

PDF (Portable Document Format) ist ein von Adobe definierter Standard für die plattformübergreifende Speicherung von druckfertigen Dokumenten.

Erklärtes Ziel der PDF-Entwicklung war ein Dokumentformat, das

  • plattformübergreifend einsetzbar ist (d.h. problemloser Austausch zwischen Windows, Linux, MacOS u.a. Betriebssystemen)
  • auch komplexe Layouts für professionelle Anwendungen unterstützt
  • viele gängige Grafikformate unterstützt
  • für Ausgabe auf Drucker oder Bildschirm gleichermaßen geeignet ist (inkl. interaktiver Elemente wie Hyperlinks, Formulare etc.)
  • eine effiziente Kodierung und damit kleine Dateigrößen ohne Qualitätsverlust bietet


Dies ist weitgehend gelungen; darüberhinaus können für PDF-Dokumente zur Dokumentsicherheit über einen Kennwortmechanismus Sicherheitsbeschränkungen bzgl. des Öffnens, Bearbeitens und Druckens festgelegt werden.

Um die Verwendung des Formats zu fördern, stellt Adobe das Programm Acrobat Reader zum Ansehen und Ausdrucken kostenlos für alle gängigen Betriebssysteme bereit.

Grundsätzlich können Sie aus allen gängigen Textverarbeitungssystemen (MS Word, StarOffice, OpenOffice, LaTeX) heraus PDF-Dokumente erzeugen. Im Folgenden wird - ohne Anspruch auf Vollständigkeit - für die am häufigsten eingesetzten Systeme beschrieben, worauf hierbei geachtet werden sollte. Nachfolgend sind verschiedene Wege zur Erzeugung von PDF-Dokumenten dargestellt. Der empfohlene Weg ist hierbei jeweils grün markiert.

 

Texterstellung mit MS Word

Hinweise zur Texterstellung

  • Schreiben Sie prinzipiell Fließtext und verwenden Sie keine leeren Absatzmarken, um Abstände zwischen Textabsätze einzufügen. Ansonsten kann es zu unliebsamen Überraschungen beim Seitenumbruch kommen.
  • Verwenden Sie nur Schriftarten, die auch auf dem PC vorhanden sind, auf dem die PDF-Datei erstellt wird. Wenn Sie sich nicht sicher sind, testen Sie an einem kurzen Probedokument, ob die verwendeten Schriften eingebettet werden.
  • Verwenden Sie zur logischen Strukturierung Formatvorlagen (z.B. Überschrift 1, Überschrift 2, etc.). Diese können Ihnen nicht nur schon bei der Texterstellung erheblich die Arbeit erleichtern. Acrobat kann daraus automatisch Lesezeichen erzeugen.
  • Benutzen Sie die von MS Word dafür vorgesehenen Funktionen zum Erstellen von Fußnoten, Kommentaren und Hyperlinks. Nur dann können diese auch im PDF entsprechend umgesetzt werden.
  • Denken Sie beim Einfügen von Bildern an die Dateigröße. Für sehr viele, hochaufgelöste Bilder könnte sich ein zusätzlicher Anhang lohnen.

Ausführlichere Hinweise zur Texterstellung mit MS Word finden Sie in dem ILIAS-Lernmodul Wissenschaftliches Arbeiten mit MS Word (Zur Nutzung ist ein staff- bzw. students-Account der Uni Marburg notwendig.)

Konvertierung von MS Word-Dokumenten nach PDF

MS Word-Dokumente können mittels Plugins wie dem kommerziellen PDFMaker von Adobe oder dem kostenlos erhältlichen GhostWord direkt nach PDF konvertiert werden. Daneben besteht die Möglichkeit, die Datei aus Word heraus über den Befehl Datei/ Drucken, Ausgabe in Datei mittels eines PS-Druckertreibers in eine PostScript-Datei zu drucken. Die PS-Datei kann anschließend über Internet-Dienste, die - oft kostenlos - eine Konvertierung von PS nach PDF anbieten oder über auf dem eigenen Rechner installierte Software wie z.B. Ghostscript (kostenlos erhältlich) erstellt werden.

Da viele dieser frei oder günstig erhältlichen Programme ein relativ hohes Maß an Einarbeitung erfordern und hinsichtlich Dateigröße und Funktionalität oft keine optimalen Ergebnisse liefern, wird empfohlen, zum Konvertieren das Softwarepaket Adobe Acrobat zu verwenden. Dieses kann von Mitgliedern der Philipps-Universität in allen PC-Sälen kostenfrei genutzt werden.
 
Von MS Word zu PDF
Mögliche Wege, um aus einem MS Word-Dokument eine PDF-Datei zu erzeugen

Empfohlenes Vorgehen: PDF mit PDFMaker erstellen

Das Plugin steht auch in anderen Office-Anwendungen (MS PowerPoint, MS Excel) zur Verfügung.

  1. Öffnen Sie Ihr Dokument in der MS Office-Anwendung.
  2. Rufen Sie über die Menüleiste oder über die Schaltfläche PDF-Maker-Buttonden Befehl Adobe PDF/ Convert to Adobe PDF auf.
  3. Benennen Sie die Datei sinnvoll und verwenden Sie keine Umlaute, Leer- oder Sonderzeichen im Dateinamen.

In so erzeugte Dateien können sämtliche im Ausgangsdokument erhaltenen Strukturelemente (Lesezeichen, anklickbare Fußnoten, Hyperlinks, etc.) übernommen werden.

 

Texterstellung mit StarOffice/OpenOffice

Hinweise zur Texterstellung


  • Schreiben Sie prinzipiell Fließtext und verwenden Sie keine leeren Absatzmarken, um Abstände zwischen Textabsätze einzufügen. Ansonsten kann es zu unliebsamen Überraschungen beim Seitenumbruch kommen.
  • Verwenden Sie zur logischen Strukturierung Absatzvorlagen (z.B. Überschrift 1, Überschrift 2, etc.). Diese können Ihnen nicht nur schon bei der Texterstellung erheblich die Arbeit erleichtern. Nur auf dieser Grundlage können später bei der Umwandlung nach PDF Lesezeichen erzeugt werden.
  • Benutzen Sie die von StarOffice/OpenOffice dafür vorgesehenen Funktionen zum Erstellen von Fußnoten, Kommentaren und Hyperlinks. Nur dann können diese auch im PDF als solche umgesetzt werden.
  • Denken Sie beim Einfügen von Bildern an die Dateigröße. Für sehr viele, hochaufgelöste Bilder könnte sich ein zusätzlicher Anhang lohnen.

Konvertierung von StarOffice/OpenOffice-Dokumenten nach PDF

In Staroffice bzw. OpenOffice können Dokumente direkt aus der Anwendung heraus über eine eigene Exportfunktion nach PDF konvertiert werden (empfohlen). Ab Staroffice 8 bzw. OpenOffice 2.0 werden beim PDF-Export auch erweiterte Funktionalitäten wie z.B. Lesezeichen und Hyperlinks unterstützt.

Weiterhin besteht natürlich die Möglichkeit, das Dokument mit Hilfe eines PS-Druckertreibers in eine Postscript-Datei zu drucken und diese anschließend nach PDF zu konvertieren. Mit dem Acrobat Distiller lässt sich diese Konvertierung mit einem einzigen Klick ausführen.
Von OpenOffice/Staroffice nach PDF
Wege, um aus einem OpenOffice/Staroffice-Dokument eine PDF-Datei zu erzeugen

Empfohlenes Vorgehen: PDF mit Exportfunktion aus Staroffice/OpenOffice erstellen

  1. Öffnen Sie Ihr Dokument in StarOffice/OpenOffice.
  2. Rufen Sie über die Menüleiste Datei/ Exportieren als PDF... auf.
  3. Benennen Sie die Datei sinnvoll und verwenden Sie keine Umlaute, Leer- oder Sonderzeichen im Dateinamen.

 

Texterstellung mit LaTeX

Hinweise zur Texterstellung

  • Verwenden Sie nur Schriftarten des Type 1, TrueType und OpenType. Vermeiden Sie Schriftarten des Type 3, da diese oft zu übermäßig großen Dokumenten führen.
  • Binden Sie das hyperref-Package ein. Dies ermöglichst den Einbau interner Hyperlinks.

Konvertierung von LaTeX-Dokumenten nach PDF

Während man früher LaTeX-Dokumente über den Umweg von DVI nach PDF umwandeln musste, können PDF-Dateien nun über PdfLaTeX direkt nach PDF konvertiert werden (empfohlen).

Ausführliche Hinweise bietet die Website von Mattias Schlenker zur PDF-Erzeugung mit LaTeX .
Von LaTeX nach PDF
Wege, um aus einem LaTeX-Dokument eine PDF-Datei zu erzeugen


 

PDF-Erstellung aus anderen Anwendungen heraus

Viele Programme wie z.B. Corel Draw verfügen inzwischen über einen eigenen PDF-Export, den man im Normalfall auch nutzen sollte. Verfügt die Anwendung jedoch nicht über eine solche Exportfunktion oder ist das daraus erzeugte PDF-Dokument nicht zufriedenstellend, kann die Konvertierung auch bequem mit dem Acrobat Distiller vornehmen. Daneben gibt es natürlich immer die bereits beschriebene aber etwas umständliche Möglichkeit, Dateien über den Umweg über PS nach PDF zu konvertieren.

Empfohlenes Vorgehen: PDF aus sonstigen Anwendungen mit dem Acrobat Distiller erstellen

  1. Öffnen Sie das Dokument in der Anwendung. PDF mit Adobe Distiller erstellen
  2. Rufen Sie in der Menüleiste den Eintrag Datei/Drucken auf. Wählen Sie als Drucker Adobe PDF aus.

Beachten Sie, dass so erzeugte Dateien keine Navigationshilfen (Lesezeichen, anklickbare Fußnoten, etc.) enthalten.

 

PDF-Dateien prüfen

Es empfiehlt sich, das erzeugte PDF-Dokument im Seitenansichtsmodus des Acrobat Reader auf Fehler zu überprüfen. Kritische Seiten (z.B. solche mit Grafiken) sollten Sie auch in einem Probeausdruck testen. Achten Sie dabei vor allem auf folgendes:
  • Sind alle Seitenumbrüche korrekt oder werden womöglich Absätze verschoben?
  • Ist die Seitennummerierung durchgängig korrekt?
  • Werden ungewöhnliche Zeichensätze und Formeln richtig dargestellt?
  • Bei Strichzeichnungen: Sind alle Linien sichtbar?
  • Bei farbigen Bildern: Wird die Farbe korrekt wiedergegeben?

Weist das PDF-Dokument keine Fehler auf, erstellen Sie daraus, sofern erforderlich, schriftliche Belegexemplare Ihres Dokuments. (Gehen Sie niemals den umgekehrten Weg, indem Sie direkt aus der Textverarbeitung heraus das schriftliche Exemplar erzeugen und anschließend erst die PDF-Erstellung in Angriff nehmen. Sie riskieren dabei Unterschiede zwischen Druck- und Online-Version.)

 

Tipps zu Adobe Acrobat

Die verwendeten Beschreibungen beziehen sich auf Adobe Acrobat Standard Version 6.0.

Wie passe ich - falls nötig - die Einstellungen an?

Empfohlene Einstellungen:

  • alle Fonts einbetten
  • falls qualitativ erforderlich: Bilder in besserer Auflösung einbinden (Standard: 150 ppi)

Beispiel: Kontrolle, ob beim Konvertieren von MS Word nach PDF alle Fonts eingebettet werden

  1. Starten Sie Adobe Acrobat. Einbettung von Fonts
  2. Wählen Sie im Menü Edit/ Preferences.
  3. Wählen Sie Convert To PDF. Lassen Sie sich die Einstellungen von Microsoft Office mit der Schaltfläche Edit Settings ausgeben.
  4. Stellen Sie das gewünschte PDF-Setting ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Edit..., um sich die Grundeinstellungen hierfür anzeigen zu lassen.
  5. Kontrollieren Sie, ob in der Registerkarte Fonts das Feld Embed all fonts aktiviert ist. Aktivieren Sie es gegebenenfalls und speichern die neuen Einstellungen mit der Schaltfläche Save As... unter neuem Namen.

Welche Dokumenteigenschaften soll ich festlegen?

Prinzipiell ist es sinnvoll, Beschreibungsdaten wie Titel, Namen des Autors etc. in den DokumenteigenschaftenFestlegen von Dokumenteigenschaften festzulegen. Falls Sie diese Daten nicht schon in der Office-Anwendung erfasst haben, öffnen Sie das PDF-Dokument in Adobe Acrobat. Wählen Sie im Menü File/Document Properties und geben Sie die gewünschten Beschreibungsdaten ein.

Legen Sie keine Sicherheitseinstellungen und Verschlüsselungen für Ihr Dokument fest, falls das Dokument über den Archiv-Server der UB publiziert werden soll.

Wie füge ich mehrere Dokumente zu einem PDF-Dokument zusammen?

In Adobe Acrobat ist es möglich verschiedene PDF-Dokumente in einer PDF-Datei zusammen zu fassen. Da es hierbei aber leicht zu Inkonsistenzen bzgl. der Seitennummerierung kommen kann, sollten Sie diese Möglichkeit nur verwenden, wenn es nicht möglich ist, die Dokumente schon in der Textverarbeitung zusammenzuführen. Diagramme aus MS Excel oder Grafiken aus Corel Draw lassen sich beispielsweise problemlos schon in MS Word einfügen.

Grundsätzlich enthält die zusammengefügte PDF-Datei die in den jeweiligen Einzeldokumenten vergebenen Seitenzahlen. Um eine fortlaufende Seitennummerierung zu gewährleisten, können Sie die Seitennummerierung für alle oder einzelne Seiten von Adobe Acrobat vornehmen lassen (Document/Add Headers & Footers). Inkonsistenzen im Inhaltsverzeichnis können Sie vermeiden, indem Sie in der Textverarbeitung an den entsprechenden Stellen Platzhalter einfügen und diese anschließend im PDF-Dokument durch die einzufügenden Seiten austauschen. Die Nummerierung für die ausgetauschten Seiten können Sie mit Adobe Acrobat einfügen.

  1. Wandeln Sie zunächst alle Dokumente ins PDF-Format um.Dateien zusammenführen
  2. Öffnen Sie das erste Dokument in Adobe Acrobat über File/Open.
  3. Wählen Sie in der Menüleiste Document/Pages/Insert und wählen Sie über die Schaltfläche Select die Datei aus, die angefügt werden soll. (Verfahren Sie mit allen weiteren Anhängen analog.)
  4. Speichern Sie das zusammengefügte Dokument unter einem neuen Namen.

Zuletzt aktualisiert: 11.12.2006 · Karin Troidl

 
 
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