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Überlegungen zum Berufsbild

Allgemein
Die Bezeichnung Sekretär/Sekretärin ist nicht geschützt

Den eigentlichen Ausbildungs-Beruf Sekretär/in gibt es nicht
- Absolvent/innen verschiedener vollschulischer oder dualer Berufsausbildungen (z.B. Kauffrau/-mann für Büromanagement; Fremdsprachensekretär/in; Fremdsprachenkorrespondent/in; Verwaltungsangestellte/r; Fachangestellte/r für ....; Einzelhandelskauffrau/-mann; Betriebswirtin; Arzthelfer/in; Buchbinder/in, etc.); oder Absolvent/innen mit akademischem Hintergrund nennen sich anschließend Sekretär/in oder Assistent/in
Eine eigene Eingruppierung für Sekretär/innen und Assistent/innen im TV-L (TV-H) gibt es nicht
- Die Tätigkeiten Sekretär/innen und Assistent/innen sind dem Allgemeinen Bereich zugeordnet
  - Ausnahme hier - Fremdsprachensekretär/in (die im TV erwähnte Ausbildung ist die Weiterentwicklung der Besoldungserklärungen für den Rang Funker/in) das hat wenig zu tun mit der tatsächlichen vollschulischen Ausbildung mit kaufmännischem Hintergrund - wie bei anderen Punkten, so sehen wir auch hier Diskussionsbedarf
Die Zuordnung und die Wertigkeit verschiedener Tätigkeiten sind nicht geklärt
Universitäres Umfeld
Im universitären Umfeld trifft man häufig auf Sekretär/innen oder Assistent/innen aus diesen vier Gruppierungen
- Berufsausbildung mit verwaltungstechnischem Hintergrund - häufig in zentralen Bereichen
- Berufsausbildung mit kaufmännischem Hintergrund - häufig in dezentralen Bereichen
- Quereinsteiger/innen mit dualem Ausbildungshintergrund - häufig in dezentralen Bereichen
- Quereinsteiger/innen mit akademischem Hintergrund - häufig in dezentralen und zentralen Bereichen
Die heterogene Zusammensetzung macht es schwierig Aussagen wie z.B. über Arbeitsplätze; Arbeitsvorgänge; Aus- und Weiterbildung; Karriereoptionen; etc. zu treffen.

Vorstellungen an denen die AG S&B arbeitet

Allgemein gültige Beschreibung von Tätigkeiten - Arbeitsplatzbeschreibungen
Allgemein gültige Beschreibung für Aus- und Weiterbildung - Karrierewege

Vergleichbarkeit

DQR = Der Deutsche Qualifikationsrahmen ist ein Instrument zur Einordnung von Qualifikationen im deutschen Bildungssystem. Mit ihm wird das Ziel verfolgt, Transparenz, Vergleichbarkeit und Mobilität sowohl innerhalb Deutschlands als auch in der EU zu erhöhen. Wikipedia - siehe auch Homepage DQR

Ansatzpunkt 1:
Wir sehen uns als Sekretär/innen, Assistent/innen mindestens in den
Niveau-Stufen 4 = E6+E7; 5 = E8 + E9a, und 6 = E9b und evtl. höher

Niveau 4 beschreibt Kompetenzen, die zur selbständigen Planung und Bearbeitung fachlicher Aufgabenstellungen in einem umfassenden, sich verändernden Lernbereich oder beruflichen Tätigkeitsfeld benötigt werden.

Fachkompetenz

Wissen
Über vertieftes allgemeines Wissen oder über fachtheoretisches Wissen in einem Lernbereich oder beruflichen Tätigkeitsfeld verfügen.

Fertigkeiten
Über ein breites Spektrum kognitiver und praktischer Fertigkeiten verfügen, die selbständige Aufgabenbearbeitung und Problemlösung sowie die Beurteilung von Arbeitsergebnissen und -prozessen unter Einbeziehung von Handlungsalternativen und Wechselwirkungen mit benachbarten Bereichen ermöglichen.

Transferleistungen erbringen.

Personale Kompetenz

Sozialkompetenz
Die Arbeit in einer Gruppe und deren Lern- oder Arbeitsumgebung mitgestalten und kontinuierlich Unterstützung anbieten. Abläufe und Ergebnisse begründen.

Über Sachverhalte umfassend kommunizieren.

Selbständigkeit
Sich Lern- und Arbeitsziele setzen, sie reflektieren, realisieren und verantworten.

Niveau 5 beschreibt Kompetenzen, die zur selbständigen Planung und Bearbeitung umfassender fachlicher Aufgabenstellungen in einem komplexen, spezialisierten, sich verändernden Lernbereich oder beruflichen Tätigkeitsfeld benötigt werden

Fachkompetenz

Wissen
Über integriertes Fachwissen in einem Lernbereich oder über integriertes berufliches Wissen in einem Tätigkeitsfeld verfügen. Das schließt auch vertieftes fachtheoretisches Wissen ein.

Umfang und Grenzen des Lernbereichs oder beruflichen Tätigkeitsfelds kennen.

Fertigkeiten
Über ein sehr breites Spektrum spezialisierter kognitiver und praktischer Fertigkeiten verfügen.
Arbeitsprozesse übergreifend planen und sie unter umfassender Einbeziehung von Handlungsalternativen und Wechselwirkungen mit benachbarten Bereichen beurteilen.

Umfassende Transferleistungen erbringen.

Personale Kompetenz

Sozialkompetenz
Arbeitsprozesse kooperativ, auch in heterogenen Gruppen, planen und gestalten, andere anleiten und mit fundierter Lernberatung unterstützen. Auch fachübergreifend komplexe Sachverhalte strukturiert, zielgerichtet und adressatenbezogen darstellen.

Interessen und Bedarf von Adressaten vorausschauend berücksichtigen.

Selbständigkeit
Eigene und fremd gesetzte Lern- und Arbeitsziele reflektieren, bewerten, selbstgesteuert verfolgen und verantworten sowie Konsequenzen für die Arbeitsprozesse im Team ziehen.

Niveau 6 beschreibt Kompetenzen die zur Planung, Bearbeitung und Auswertung von umfassenden fachlichen Aufgaben- und Problemstellungen sowie zur eigenverantwortlichen Steuerung von Prozessen in Teilbereichen eines wissenschaftlichen Faches oder in einem beruflichen Tätigkeitsfeld benötigt werden. Die Anforderungsstruktur ist durch Komplexität und häufige Veränderungen gekennzeichnet.

Fachkompetenz

Wissen
Über breites und integriertes Wissen einschließlich der wissenschaftlichen Grundlagen, der praktischen Anwendung eines wissenschaftlichen Faches sowie eines kritischen Verständnisses der wichtigsten Theorien und Methoden (entsprechend der Stufe 1 [Bachelor-Ebene] des Qualifikationsrahmens für Deutsche Hochschulabschlüsse) oder über breites und integriertes berufliches Wissen einschließlich der aktuellen fachlichen Entwicklungen verfügen.

Kenntnisse zur Weiterentwicklung eines wissenschaftlichen Faches oder eines beruflichen Tätigkeitsfeldes besitzen. Über einschlägiges Wissen an Schnittstellen zu anderen Bereichen verfügen.

Fertigkeiten
Über ein sehr breites Spektrum an Methoden zur Bearbeitung komplexer Probleme in einem wissenschaftlichen Fach, (entsprechend der Stufe 1 [Bachelor-Ebene] des Qualifikationsrahmens für Deutsche Hochschulabschlüsse), weiteren Lernbereichen oder einem beruflichen Tätigkeitsfeld verfügen.

Neue Lösungen erarbeiten und unter Berücksichtigung unterschiedlicher Maßstäbe beurteilen, auch bei sich häufig ändernden Anforderungen.

Personale Kompetenz

Sozialkompetenz
In Expertenteams verantwortlich arbeiten oder Gruppen oder Organisationen* verantwortlich leiten. Die fachliche Entwicklung anderer anleiten und vorausschauend mit Problemen im Team umgehen. Komplexe fachbezogene Probleme und Lösungen gegenüber Fachleuten argumentativ vertreten und mit ihnen weiterentwickeln.

Selbständigkeit
Ziele für Lern- und Arbeitsprozesse definieren, reflektieren und bewerten und Lern- und Arbeitsprozesse eigenständig und nachhaltig gestalten. * Dies umfasst Unternehmen, Verwaltungseinheiten oder gemeinnützige Organisationen.

Ansatzpunkt 2:
Wir gehen davon aus, dass jeder nach Selbsteinstufung in mindestens diese 3 Niveau-Stufen für sich entscheiden kann, zu welcher Stufe sie oder er eher zu zählen ist und welche Stufe er oder sie erreichen kann und/oder möchte. Die Karrieremöglichkeit innerhalb dieser mindestens 3 Niveau-Stufen sollte eröffnet werden.

Um möglichst viele sicher in der Niveau-Stufe 4 zu haben, sollten entsprechende Anpassungsweiterbildungen angeboten werden. Aufstiegsweiterbildungen oder andere Entwicklungsmöglichkeiten für die Niveau-Stufe 5 und Niveau-Stufe 6 sind wünschenswert.

Ansatzpunkt 3:

Wir möchten das jede/r Sekretär/in, Assistent/in gemäß der in den 3 Niveau-Stufen beschriebenen Tätigkeiten bzw. Kompetenzen beschäftigt wird, unabhängig ihrer oder seiner Ausbildung. Wenn die Leistungen erbracht werden können, sollten sie auch vergütet werden.

Höhere Bildungsabschlüsse dürfen nicht automatisch zur besseren Eingruppierung führen. Meist ist es sogar so, dass die Personen mit höheren Bildungsabschlüssen eine eher fachferne oder fachfremde Ausbildung haben und im engeren Sinne die ungeeignetere Besetzung für Sekretariats- oder Verwaltungsstellen im administrativ-technischen Bereich sind.
Außenwirkung

Abb.: Tanja Pfeffer-Eckel

Klassische Aufgaben Sekretariat = Telefonvermittlung, Termin-verwaltung, Schriftverkehr; Organisation von Veranstaltungen; Gäste empfangen und betreuen;

Zusätzliche Aufgaben in entstandenen Bereichen, die übernommen werden sollten:

-In der allgemeinen Verwaltung = Schlüsselverwaltung; Telefon- und Internetverwaltung = mehr Aufgaben (Quantität)
-Als Personalsachbearbeitung = Ausfüllhilfe für Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträgen = mehr Aufgaben (Quantität)
-Für Bestellung/Finanzen = Bestellungen von Büromaterial; Ausdruck und Lesen + evtl. Kontrolle von Kontoauszügen = andere Aufgaben (Qualität)
-In der Lehre = Scheinvergabe; Aushänge anfertigen = mehr Aufgaben (Quantität)

Die Universität erwartet, dass sich die Mitarbeiter/innen in neue Aufgabengebiete einarbeiten und diese übernehmen.

In vielen Sekretariaten werden neben den klassischen Aufgaben im Sekretariat auch noch die aus neu entstandenen Bereichen (Personal, Lehre, Allgemeine Verwaltung, Bestellung/Finanzen,) übernommenen Aufgaben mehr oder weniger zu gleichen Teilen bearbeitet.

•Die erwartete Entwicklung stimmt mit dem nach außen hin sichtbaren Ergebnis überein.
•Die Aufgaben, aus neu entstandenen Bereichen wurden in die Tätigkeits-Vielfalt der Sekretariate übernommen.

Aber:

•Es gibt nach wie vor keine Ausbildung direkt für Mitarbeiter/innen in Sekretariaten:
-Diese könnte dazu beitragen, dass es einheitlichere Standards gibt
-Diese könnte dazu beitragen, dass es ein Berufsbild gibt, mit dem sich identifiziert werden kann
-Diese könnte die Sichtbarkeit der Aufgaben- und Tätigkeits-Vielfalt erhöhen

•Es gibt keine auf die Aufgaben abgestimmte Weiterbildung direkt für Mitarbeiter/innen in Sekretariaten
-In vielen Fällen müsste dies lediglich eine Anpassungsweiterbildung sein
-In vielen Fällen würde diese auch dazu beitragen, dass die Sichtbarkeit der Vielfalt erhöht wird und ein Berufsbild entsteht

•Es gibt keine wirkliche Personalentwicklung für den Bereich Sekretariat oder Büromanagement
-Die Aufgaben ändern sich stetig weiter und die Mitarbeiter/innen ändern sich – Karrierewege und Qualitäts- sowie Wissensmanagement wären sehr vorteilhaft

Es wird davon ausgegangen, dass die Arbeit in der Verwaltung = der Arbeit im Sekretariat ist und somit mit Mitarbeiter/innen sowohl aus der Verwaltung als auch mittlerweile immer öfter Mitarbeiter/innen aus fachfremden Bereichen ersetzt werden kann. Das ist jedoch nicht der Fall. Es gibt die behördlich organisierte Verwaltung und das management-orientierte Sekretariat. Beide Berufsgruppen arbeiten auf der Koordinationsebene. Beide Berufsgruppen gemeinsam sind für die Gewährleistung der Normalität und Produktivität der administrativen Aufgaben essentiell. Beide Berufsgruppen müssen jedoch getrennt voneinander betrachtet und entwickelt werden, da sich ihre Aufgaben innerhalb der oft unsichtbaren gemeinsamen Gewährleistungsarbeit grundsätzlich unterscheiden. Die behördlich organisierte Verwaltung ist für den Erhalt der Normalität und Produktivität nötig und das management-orientierte Sekretariat für die Ausgestaltung des Rahmens, der zur Normalität und Produktivität führt.

Es könnten Mitarbeiter/innen aus dem Bereich Sekretariat oder Büromanagement und aus der Verwaltung von der gemeinsamen Koordinationsebene zu noch wertvolleren administrativen Mitarbeiter/innen auch in höheren Ebenen weiterentwickelt werden und langfristig dann dort auch finanziell für die Universitäten attraktiv werden.

Es ist vorstellbar, dass die Benennung der Mitarbeiter/innen im Sekretariat, in der Verwaltung und in den Institutsassistenzen geändert wird. Mit Einführung des dritten Geschlechts kann so auch weiterhin eine Gleichstellung

Vorschlag: Administrationsstelle (m/w/d)

Danach können die Arbeitsorte und Arbeitsplätze sowie Ebenen (Koordinationsebene; Referatsebene etc.) beschrieben werden.
Innenwirkung

Abb. Tanja Pfeffer-Eckel

Klassische Aufgaben Sekretariat = Telefonvermittlung, Termin-verwaltung, Schriftverkehr; Organisation von Veranstaltungen; Gäste empfangen und betreuen;

In manchen Sekretariaten werden die Erwartungen erfüllt oder können gerade noch erfüllt werden

Neben den klassischen Sekretariatsaufgaben müssen jedoch meist aus Zeitgründen Schwerpunkte gesetzt werden Andere Aufgaben werden dann komplett aus dem Sekretariat herausverlagert.
Ebenfalls gibt es Sekretariate, die neben den klassischen Aufgaben im Sekretariat verschiedene Ressorts zugeteilt bekommen und die dann in einem mehr oder weniger gleichen Verhältnis bearbeiten.

•Von außen betrachtet stimmt auch die tatsächliche Situation noch mit der erwarteten Situation überein.

•Es zeigt sich nach außen nur, dass aufgrund verschiedener Einflüsse nicht alle Aufgaben übernommen werden können und verschiedene Ausgleichsmöglichkeiten gefunden werden müssen.

Aber – die tatsächliche Situation für Mitarbeiter/innen ist:

•Durch fehlende Anpassungsweiterbildung sind Kenntnis-Lücken entstanden
- Abhilfe: abgestimmtes Aus- und Weiterbildungsprogramm

•Durch fehlende Sichtbarkeit und fehlendes identifikationsfähiges Berufsbild sind Motivations-Lücken entstanden
-Abhilfe: Anerkennung von gemeinsamen Initiativen oder Treffen z.B. der AG S&B als Fortbildungsveranstaltung
-Abhilfe: Einbindung von dezentralen Sekretariaten in die Organisationsstruktur der Universität
•Durch stetige Erhöhung der Arbeitsquantität ohne entsprechenden Ausgleich entsteht zunehmend mehr Unzufriedenheit und Stress
-Abhilfe: Änderung von Personenbezogenheit in Sachbezogenheit – Mitarbeiter/innen werden verschiedenen Aufgaben zugeordnet und nicht verschiedenen vorgesetzten Personen
-Abhilfe: keine Aufteilungen weniger als halbe Stellen und Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben (Pausen etc.)
•Durch stetige Erhöhung der Arbeitsqualität ohne entsprechende Anerkennung entsteht zunehmend mehr Unzufriedenheit und Stress
-Abhilfe: Nutzung der Eingruppierungsspielräume und Zulagenregelungen
-Abhilfe: Aufzeigen von Karrierewegen als Teil einer wirklichen Personalentwicklung
weitere Überlegungen

Dadurch, dass jede/r Mitarbeiter/in oft nur ihre/seine eigene Situation wahrnimmt, entsteht kein gemeinsames Gefühl für die Wirkung (Außenwirkung oder/und Innenwirkung). Diese Tatsache kann immer wieder dazu genutzt werden, keine Änderungen und/oder Verbesserungen für den Bereich zu schaffen.

Dadurch, dass den Mitarbeiter/innen oft die Bedeutung von Sachlagen, wie den Eingruppierungsgrundlagen (Büroberufe gehören in den Allgemeinen Bereich), der Anpassungs- und Aufstiegsweiterbildung sowie der Personalentwicklung nicht klar sind, kann diese Tatsache dazu genutzt werden, keine Änderungen und/oder Verbesserungen für den Bereich zu schaffen.

Eingruppierungsgrundlagen (Büroberufe gehören in den Allgemeinen Bereich) bedeutet, dass es druchaus größere Eingruppierungsspielräume gibt, die derzeit jedoch aus sehr verschiedenen Gründen nicht oder nur zum Teil genutzt werden.

Ca. 80 % aller Mitarbeiter/innen im Sekretariat arbeiten nach wie vor überwiegend als klassische Sekretär/in mit zusätzlichen Aufgaben in verschiedenen entstandenen Bereichen.

- Tatsächliche prozentuale Aufteilung könnte über eine Umfrage oder durch entsprechende Arbeitsplatzbeschreibungen abgeklärt werden

Die Arbeiten entsprechen einer Eingruppierung mindestens nach E6 oder (mit mehr fremdsprachlichem oder vergleichbarem Anteil) E7.

Eine gemeinsam erarbeitete und realistische Zulagenregelung oder auch ein Leistungskatalog gemeinsam mit dringend benötigten Möglichkeiten zur Anpassungsweiterbildung könnte zudem die entstandene Unzufriedenheit beilegen.
Tatsächliche Veränderung

Abb. Tanja Pfeffer-Eckel

Klassische Aufgaben Sekretariat = Telefonvermittlung, Termin-verwaltung, Schriftverkehr; Organisation von Veranstaltungen; Gäste empfangen und betreuen;

Zusätzliche Aufgaben, die übernommen worden sind:

-In der allgemeinen Verwaltung (siehe Aufgaben Sekretariat) + Inventarisierung; Berichtswesen = mehr Aufgaben
-Als Personalsachbearbeitung (siehe Aufgaben Sekretariat) + Unterstützung der vorgesetzten Person bei Überlegungen zur Organisations- und Personalentwicklung, zum Personal-Recruiting, und zur Personalauswahl; Personalmaßnahmen selbständig vorbereiten = mehr Aufgaben + mehr Verantwortung
-Für Bestellungen/Finanzen (siehe Aufgaben Sekretariat) + gesamtes Bestellwesen des Instituts mit WPS und SAP-System; monatliche, viertel-, halb- bzw. ganzjährige Abrechnung; Budget- und Drittmittelverwaltung = mehr Aufgaben + mehr Verantwortung
-In der Lehre (siehe Aufgaben Sekretariat - Scheinausgabe) + Raumbuchung im MARVIN System; organisatorische Planung der Kurse = mehr Aufgaben

Klassische Aufgaben Sekretariat haben stark nachgelassen. Klassische Abteilungsleitungsaufgaben in Personalunion sind dazu gekommen. Die unterschiedlichen Aufgaben müssen noch besser miteinander koordiniert werden und Abläufe müssen geschaffen werden, um zu gewährleisten, dass alle Aufgaben ausgeführt werden können.

Die Arbeit hat sich aus sich heraus gewandelt

Bei ca. 20 % aller Mitarbeiter/innen im Sekretariat hat sich die Aufgaben- und Tätigkeits-Vielfalt aus sich heraus verändert. Sie arbeiten nicht mehr überwiegend als klassische Sekretärin sondern als administrative Assistent/innen.

- Tatsächliche prozentuale Aufteilung könnte über eine Umfrage oder durch entsprechende Arbeitsplatzbeschreibungen abgeklärt werden

Die Arbeiten entsprechen einer Eingruppierung mindestens nach E8 oder (mit mehr fremdsprachlichem oder vergleichbarem Anteil) einer kleinen E9 und mit erheblich mehr Verantwortung in der Gesamt-Leistung einer großen E9.

Eine gemeinsam erarbeitete und realistische Zulagenregelung wäre wünschenswert; es wird die Möglichkeiten zur Anpassungsweiterbildung dringend benötigt und die Möglichkeit zur Aufstiegsweiterbildung erwünscht.

Gegenseitige Durchlässigkeit in den Karrierewegen sowohl von Mitarbeiter/innen im Sekretariat hin zu Mitarbeiter/innen in Institutsassistenzen und/oder weiter zu Mitarbeiter/innen in höheren administrativen Bereichen der Universität (Development-Center) als auch von Mitarbeiter/innen in Institutsassistenzen zu Mitarbeiter/innen in Sekretariaten (Karriereausklang) sollte ermöglicht werden und kann als Aufgabe der Personalentwicklung wahrgenommen werden.