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Texterstellung mit MS Word

Hinweise zur Texterstellung

  • Schreiben Sie prinzipiell Fließtext und verwenden Sie keine leeren Absatzmarken, um Abstände zwischen Textabsätze einzufügen. Ansonsten kann es zu unliebsamen Überraschungen beim Seitenumbruch kommen.
  • Verwenden Sie nur Schriftarten, die auch auf dem PC vorhanden sind, auf dem die PDF-Datei erstellt wird. Wenn Sie sich nicht sicher sind, testen Sie an einem kurzen Probedokument, ob die verwendeten Schriften eingebettet werden.
  • Verwenden Sie zur logischen Strukturierung Formatvorlagen (z.B. Überschrift 1, Überschrift 2, etc.). Diese können Ihnen nicht nur schon bei der Texterstellung erheblich die Arbeit erleichtern. Acrobat kann daraus automatisch Lesezeichen erzeugen.
  • Benutzen Sie die von MS Word dafür vorgesehenen Funktionen zum Erstellen von Fußnoten, Kommentaren und Hyperlinks. Nur dann können diese auch im PDF entsprechend umgesetzt werden.
  • Denken Sie beim Einfügen von Bildern an die Dateigröße. Für sehr viele, hochaufgelöste Bilder könnte sich ein zusätzlicher Anhang lohnen.

Ausführlichere Hinweise zur Texterstellung mit MS Word finden Sie in dem ILIAS-Lernmodul Wissenschaftliches Arbeiten mit MS Word (Zur Nutzung ist ein staff- bzw. students-Account der Uni Marburg notwendig.)

Konvertierung von MS Word-Dokumenten nach PDF

MS Word-Dokumente können mittels Plugins wie dem kommerziellen PDFMaker von Adobe oder dem kostenlos erhältlichen GhostWord direkt nach PDF konvertiert werden. Daneben besteht die Möglichkeit, die Datei aus Word heraus über den Befehl Datei/ Drucken, Ausgabe in Datei mittels eines PS-Druckertreibers in eine PostScript-Datei zu drucken. Die PS-Datei kann anschließend über Internet-Dienste, die - oft kostenlos - eine Konvertierung von PS nach PDF anbieten oder über auf dem eigenen Rechner installierte Software wie z.B. Ghostscript (kostenlos erhältlich) erstellt werden.

Da viele dieser frei oder günstig erhältlichen Programme ein relativ hohes Maß an Einarbeitung erfordern und hinsichtlich Dateigröße und Funktionalität oft keine optimalen Ergebnisse liefern, wird empfohlen, zum Konvertieren das Softwarepaket Adobe Acrobat zu verwenden. Dieses kann von Mitgliedern der Philipps-Universität in allen PC-Sälen kostenfrei genutzt werden.
 
Von MS Word zu PDF
Mögliche Wege, um aus einem MS Word-Dokument eine PDF-Datei zu erzeugen

Empfohlenes Vorgehen: PDF mit PDFMaker erstellen

Das Plugin steht auch in anderen Office-Anwendungen (MS PowerPoint, MS Excel) zur Verfügung.

  1. Öffnen Sie Ihr Dokument in der MS Office-Anwendung.
  2. Rufen Sie über die Menüleiste oder über die Schaltfläche PDF-Maker-Buttonden Befehl Adobe PDF/ Convert to Adobe PDF auf.
  3. Benennen Sie die Datei sinnvoll und verwenden Sie keine Umlaute, Leer- oder Sonderzeichen im Dateinamen.

In so erzeugte Dateien können sämtliche im Ausgangsdokument erhaltenen Strukturelemente (Lesezeichen, anklickbare Fußnoten, Hyperlinks, etc.) übernommen werden.

Zuletzt aktualisiert: 01.10.2007 · Karin Troidl

 
 
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