30.09.2026 Wenn es reicht
Immer noch etwas „on top“: Etwa die Hälfte der Uni-Beschäftigten fühlt sich überfordert. Das muss nicht sein.
English version below: When it’s enough
Endlich ist es raus: Die Zuständigkeiten ändern sich. Die Kollegin gehört künftig fest zu einer Abteilung; der Service für andere Einheiten, der bislang zusätzlich zu leisten war, entfällt dann. „Ich erwarte davon eine Entlastung“, sagt die betroffene Unimitarbeiterin im Gespräch mit dem Personalrat. Sie hatte zuvor eine Überlastungsanzeige gestellt. Der Personalrat begleitete das Verfahren.
Zu viel Arbeit, unklare Zuständigkeiten, überhand nehmende Belastung – das kennen viele an der Universität. „Es kommen ständig neue Aufgaben hinzu“, klagt ein Mitglied der Belegschaft. Jemand anders berichtet: „Bislang waren wir mehrere Personen in Vollzeit, mittlerweile bin ich alleine“.
Überlastung ist ein Dauerbrenner an der Philipps-Universität, seit langem. „Wenn Sie sich überlastet fühlen: Lassen Sie sich nicht einreden, das sei Ihre eigene Schuld!“, betont Mathis Heinrich, der Vorsitzende des Personalrats.
Zahlreiche Studien belegen, dass unmäßige Arbeitsbelastung ein flächendeckendes Problem im ganzen Öffentlichen Dienst ist. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin hat schon vor ein paar Jahren zur hohen Arbeitsintensität festgestellt, dass die Beschäftigten im öffentlichen Dienst „partiell sogar häufiger davon betroffen sind als Beschäftigte in anderen Wirtschaftsbereichen.“
In der Folge schwindet das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in die Leistungsfähigkeit des Staates, wie eine aktuelle Studie des Deutschen Beamtenbundes zeigt: „Nur noch 17 Prozent der Befragten glauben derzeit, dass der Staat in der Lage ist, seine Aufgaben zu erfüllen.“
Auch der Personalrat ist immer wieder mit dem Problem der überbordenden Arbeitslast konfrontiert, meist im Einzelgespräch mit Kolleginnen oder Kollegen. Doch auch die Beschäftigtenbefragung, die die Interessenvertretung im vergangenen Herbst an der Uni durchgeführt hat, bestätigt das Bild:
- Mehr als 63 Prozent der Beschäftigten in Verwaltung und Technik geben an, ihre persönliche Arbeitsbelastung sei hoch oder sehr hoch;
- 46 Prozent von ihnen fühlen sich durch die schiere Menge an Aufgaben überfordert.
- Bei den Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern empfinden sogar mehr als 55 Prozent eine Überforderung;
- 69 Prozent aus dieser Gruppe schätzt die eigene Arbeitsbelastung als hoch oder sehr hoch ein.
Wer mit der Arbeit nicht mehr zu Rande kommt, sollte sich eines seit Langem etablierten Werkzeugs bedienen, um individuell Abhilfe zu schaffen: Die Überlastungsanzeige. Mit ihr dokumentiert man schriftlich, dass wegen der übermäßigen Belastung Schaden für die Gesundheit droht – oder für die Universität, falls die Aufgaben nicht fehlerfrei erledigt werden können. Die Vorgehensweise haben der Personalrat und die Hochschulleitung in einer Dienstvereinbarung geregelt*.
Freilich: Überlastungsanzeigen sorgen nicht flächendeckend für Abhilfe, sondern nur bei einzelnen Kolleginnen und Kollegen. „Das Instrument der Überlastungsanzeige individualisiert ein Problem, dem strukturelle Missstände zugrunde liegen“, gibt Mathis Heinrich zu bedenken. „In vielen Bereichen der Universität fehlen Stellenstrukturpläne, in denen Zuständigkeiten verzeichnet sind“, kritisiert der Vorsitzende des Personalrats. Ein weiteres Manko sind Tätigkeitsbeschreibungen, die nicht die tatsächlichen Aufgaben abbilden.
Bei der Personalversammlung im Herbst 2025 diskutierte der Personalrat die Ergebnisse der Beschäftigtenbefragung mit den Anwesenden. Diese benannten Faktoren, die zu Überlastung beitragen:
- Zum einen bestätigten die Anwesenden die ausufernde Arbeitsmenge. „Das Pensum wächst generell“, gab jemand zu Protokoll; immer wieder gebe es Aufgaben ‚on top‘. „Es wird auch nicht weniger, wenn man die Arbeitszeit reduziert!“ Das gilt insbesondere für Kolleginnen und Kollegen mit mehreren Teilzeitstellen.
- Ein zweiter Aspekt betrifft die Personalsituation. So monierten Anwesende „verzögerte Stellenbesetzungen“. Kommt es zum längerfristigen Ausfall von Kolleginnen oder Kollegen, so müssten die verbleibenden Beschäftigten zusätzliche Arbeit mit übernehmen. Es fehle an Vertretungskräften.
Doch es gibt auch kleine Fortschritte: Mit der automatischen Zeiterfassung haben die Beschätigten ein wertvolles Instrument in der Hand, um der eigenen Überlastung entgegenzuwirken: Dank elektronischer Dokumentation lässt sich festhalten, wieviel Zeit nötig ist, um die dienstlichen Obliegenheiten zu erledigen. Auch Mehrarbeit wird besser sichtbar. Der Personalrat hat mit der Hochschulleitung per Dienstvereinbarung festgelegt, dass alle Beschäftigten an der elektronischen Zeiterfassung teilnehmen können.
Falls es dennoch zur Überlastung kommt, rät Mathis Heinrich den Betroffenen, sich an den Personalrat zu wenden. „Jedenfalls darf die Unterfinanzierung des Hochschulbereichs nicht auf Kosten der Beschäftigten gehen!“
Das will ich genauer wissen! *Last exit Überlastungsanzeige
Weiterlesen: Ergebnisse der Beschäftigtenbefragung 2025
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When it’s enough
Still a bit ‘on top’: around half of university staff feel overwhelmed. It doesn’t have to be that way.
The news is finally out: responsibilities are changing. From now on, the colleague will be permanently assigned to a specific department; the service provided to other units, which until now had to be carried out in addition to her regular duties, will then cease. “I expect this to ease the workload,” says the university staff member concerned in a conversation with the staff council. She had previously filed a complaint regarding excessive workload. The staff council supported her throughout the process.
Too much work, unclear responsibilities, an overwhelming workload – many at the university are familiar with this. “New tasks are constantly being added,” complains one member of staff. Someone else reports: “Up until now, there were several of us working full-time; now I’m on my own.”
Work overload has been a long-standing issue at Philipps University. “If you feel overworked: don’t let anyone convince you that it’s your own fault!” emphasises Mathis Heinrich, chair of the staff council.
Numerous studies show that excessive workloads are a widespread problem across the entire public sector. A few years ago, the Federal Institute for Occupational Safety and Health noted, with regard to high work intensity, that public sector employees “are in some cases even more frequently affected by this than employees in other sectors of the economy.”
As a result, public confidence in the state’s ability to deliver is waning, as a recent study by the German Civil Servants’ Association shows: “Only 17 per cent of those surveyed currently believe that the state is capable of fulfilling its duties.”
The Staff Council, too, is repeatedly confronted with the problem of excessive workloads, usually in one-to-one discussions with colleagues. However, the staff survey conducted by the staff representatives at the university last autumn also confirms this picture:
- More than 63 per cent of administrative and technical staff state that their personal workload is high or very high;
- 46 per cent of them feel overwhelmed by the sheer volume of tasks.
- Among academics, as many as 55 per cent feel overwhelmed;
- 69 per cent of this group rate their own workload as high or very high.
Anyone who can no longer cope with their workload should make use of a long-established tool to find a personalised solution: the overload notification. This allows staff to document in writing that excessive workload poses a risk to their health – or to the university, should tasks not be completed without error. The Staff Council and the university management have set out the procedure in a service agreement*.
Of course, work overload notifications do not provide a blanket solution, but only help individual colleagues. “The work overload notification is a tool that addresses a problem on an individual basis, when the root cause lies in structural shortcomings,” points out Mathis Heinrich. “In many areas of the university, there is a lack of staffing structure plans setting out areas of responsibility,” criticises the chair of the Staff Council. Another shortcoming is job descriptions that do not reflect the actual tasks.
At the staff meeting in autumn 2025, the Staff Council discussed the results of the staff survey with those present. They identified factors contributing to excessive workload:
- Firstly, those present confirmed the ever-increasing workload. “The workload is growing across the board,” one person noted for the record; time and again, there are tasks ‘on top’. “It doesn’t get any lighter even if you reduce your working hours!” This applies in particular to colleagues with several part-time roles.
- A second issue concerns the staffing situation. Those present complained about “delays in filling vacancies”. If colleagues are absent for an extended period, the remaining staff have to take on the extra workload. There is a shortage of cover staff.
However, there has also been some modest progress: with automatic time recording, staff now have a valuable tool at their disposal to counteract their own overwork; thanks to electronic documentation, it is possible to record how much time is needed to complete work duties. Overtime also becomes more visible. The staff council has agreed with the university management, via a service agreement, that all staff members can take part in the electronic time recording scheme.
Should staff nevertheless become overburdened, Mathis Heinrich advises those affected to contact the staff council. “In any case, underfunding in the higher education sector must not be at the expense of staff!”
I’d like to know more about that! *Last exit Workload Overload Report
Read more: Results of the 2025 staff survey (in German)