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Informationen für Lieferanten zur Umstellung auf den elektronischen Rechnungseingang

Sehr geehrte Damen und Herren,

die Philipps-Universität Marburg hat auf elektronischen Rechnungseingang umgestellt.
Bitte senden Sie uns ab sofort Ihre Ausgangsrechnungen an folgende E-Mail-Adresse:

Davon ausgenommen sind derzeit noch Rechnungen, welche das Bauwesen betreffen. Diese bitte weiterhin in Papierformat an das Dezernat IV senden.

Für eine korrekte Verarbeitung müssen folgende Punkte beachtet werden:

  • Senden Sie Rechnungen und Gutschriften jeweils nur einmal per E-Mail an die obenstehende E-Mail-Adresse. Keine Papier-Originale hinterhersenden!
  • Eine E-Mail darf nur eine Rechnung enthalten.
  • Rechnungen müssen als ein Rechnungsdokument per PDF bzw. bei einer x-Rechnung per XML übermittelt werden. Andere Formate sind unzulässig.
  • Das PDF-Dokument muss mit der Rechnung beginnen. Weitere Anhänge (z.B. Lieferscheine, Einzelnachweise etc.) sollten als nachfolgende Seiten hinzugefügt werden oder bei mehreren PDF-Dateien diese mit Anhang oder Anlage von der Rechnungs-PDF-Datei abgegrenzt werden. (Beispiele: Anhang_Lieferschein.pdf, Anlage_AGBs.pdf)
  • Senden Sie keine Werbung, Newsletter, Vertragsdokumente oder Ähnliches an die oben genannte E-Mail-Adresse.
  • Rechnungen sollten eine Qualität von 300 DPI besitzen. Die E-Mail darf die maximale Größe von 15 MB nicht überschreiten.
  • Keine Verschlüsselung, kein Passwortschutz
  • Rechnungen dürfen nicht gedreht sein. Rechnungen in Hochformat und Querformat sind möglich.
  • Der Betreff der E-Mail sollte die Rechnungsnummer enthalten.

Rechnungen, die nicht diesen Vorgaben entsprechen, können nicht weiterverarbeitet werden!

Notwendige Angaben:

Für eine zügige Rechnungsbearbeitung ist die Bestellnummer zwingend anzugeben.

Falls keine Bestellnummer vorhanden ist, muss die Kostenstelle (KST xxxxxxxx) oder Auftragsnummer (AUF xxxxxxxx) angegeben werden.
Bei einer xRechnung tragen Sie diese bitte im Feld BT-19 (gem. xRechnungsstandard) ein.
Zusätzlich müssen zurzeit noch Name, Telefonnummer sowie Fachbereich/Institut der auftraggebenden Person angegeben werden.

Sollte diese Angabe fehlen, behalten wir uns vor, die Rechnung an Sie zurückzusenden.

Unsere Rechnungsanschrift lautet:

Philipps-Universität Marburg
Finanzbuchhaltung
Biegenstr. 10-12
35037 Marburg

Bei Warenlieferungen kann eine abweichende Lieferanschrift angegeben werden.

Die Rechnung muss die nach § 14 Abs. 4 und § 14 a Abs. 5 UStG erforderlichen
rechnungsrelevanten Angaben enthalten.

Hinweis: In Hessen werden keine Leitweg-IDs zentral vergeben oder zugeteilt.

Für Rückfragen stehen wir selbstverständlich gerne zur Verfügung.
Vielen Dank für Ihre Unterstützung!

Mit freundlichen Grüßen
Philipps-Universität Marburg
Finanzbuchhaltung

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