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Informationen für Lieferanten zur Umstellung auf den elektronischen Rechnungseingang
Sehr geehrte Damen und Herren,
die Philipps-Universität Marburg hat auf elektronischen Rechnungseingang umgestellt.
Bitte senden Sie uns ab sofort Ihre Ausgangsrechnungen an folgende E-Mail-Adresse:
- im Format PDF oder ZUGFeRD (Version 1 und 2) an rechnung[at]uni-marburg.de
oder
- im Format XRechnung an xrechnung[at]uni-marburg.de
Rechnungen, welche das Bauwesen betreffen, bitte nach Möglichkeit im Format ZUGFeRD an rechnung@uni-marburg.de senden.
Für eine korrekte Verarbeitung müssen folgende Punkte beachtet werden:
- Senden Sie Rechnungen und Gutschriften jeweils nur einmal per E-Mail an die obenstehende E-Mail-Adresse. Keine Papier-Originale hinterhersenden!
- Eine E-Mail darf nur eine Rechnung enthalten.
- Rechnungen müssen als ein Rechnungsdokument per PDF bzw. bei einer x-Rechnung per XML übermittelt werden. Andere Formate sind unzulässig.
- Das PDF-Dokument muss mit der Rechnung beginnen. Weitere Anhänge (z.B. Lieferscheine, Einzelnachweise etc.) sollten als nachfolgende Seiten hinzugefügt werden oder bei mehreren PDF-Dateien diese mit Anhang oder Anlage von der Rechnungs-PDF-Datei abgegrenzt werden. (Beispiele: Anhang_Lieferschein.pdf, Anlage_AGBs.pdf)
- Senden Sie keine Werbung, Newsletter, Vertragsdokumente oder Ähnliches an die oben genannte E-Mail-Adresse.
- Rechnungen sollten eine Qualität von 300 DPI besitzen. Die E-Mail darf die maximale Größe von 15 MB nicht überschreiten.
- Keine Verschlüsselung, kein Passwortschutz
- Rechnungen dürfen nicht gedreht sein. Rechnungen in Hochformat und Querformat sind möglich.
- Der Betreff der E-Mail sollte die Rechnungsnummer enthalten.
Rechnungen, die nicht diesen Vorgaben entsprechen, können nicht weiterverarbeitet werden!
Notwendige Angaben:
Für eine zügige Rechnungsbearbeitung ist die Bestellnummer im Feld BT-13 zwingend anzugeben.
Falls keine Bestellnummer vorhanden ist, muss die Kostenstelle (KST xxxxxxxx) oder Auftragsnummer (AUF xxxxxxxx) angegeben werden.
Bei einer xRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung tragen Sie diese bitte im Feld BT-19 oder BT-133 ein.
Nach Möglichkeit geben Sie bitte noch Name, Telefonnummer sowie Fachbereich/Institut der auftraggebenden Person an.
Sollten die Angaben Bestellnummer oder KST bzw. AUF fehlen, behalten wir uns vor, die Rechnung an Sie zurückzusenden.
Unsere Rechnungsanschrift lautet:
Philipps-Universität Marburg
Finanzbuchhaltung
Biegenstr. 10-12
35037 Marburg
Bei Warenlieferungen kann eine abweichende Lieferanschrift angegeben werden.
Die Rechnung muss die nach § 14 Abs. 4 und § 14 a Abs. 5 UStG erforderlichen
rechnungsrelevanten Angaben enthalten.
Hinweis: In Hessen werden keine Leitweg-IDs zentral vergeben oder zugeteilt.
Für Rückfragen stehen wir selbstverständlich gerne zur Verfügung.
Vielen Dank für Ihre Unterstützung!
Mit freundlichen Grüßen
Philipps-Universität Marburg
Finanzbuchhaltung