Laufende und abgeschlossene Projekte
Im September 2007 wurde an der Philipps-Universität Marburg das Referat für Qualitätsmanagement (QM) eingerichtet. Ein vom Präsidium eingesetzter Arbeitskreis hat sich daraufhin seit Januar 2008 mit zentralen Prozessen der Universität befasst und Verbesserungsvorschläge erarbeitet. Daraus haben sich verschiedene themenbezogene Arbeitskreise entwickelt, die sich detailliert mit qualitätssichernden und Qualität weiterentwickelnden Maßnahmen für bestimmte Prozesse befassen. Einzelne Projekte sind bereits abgeschlossen, andere stehen kurz vor ihrer Fertigstellung oder werden von der Philipps-Universität als kontinuierliche Aufgabe verstanden.
Gegenwärtig ist der Aufbau eines universitätsweiten Forums geplant, im Rahmen dessen die Maßnahmen im Bereich des Qualitätsmanagements noch stärker zwischen der Zentralverwaltung, den einzelnen Fachbereichen und universitären Organisationseinheiten koordiniert und ein kritisch-konstruktiver Austausch über "best practices" etabliert werden sollen. Die vornehmliche Aufgabe dieses Forums wird darin bestehen, a) alle bislang vorhandenen Aktivitäten zu sichten und b) auf der Grundlage der Ist-Situation, der vorhandenen Bedarfe und ihrer Gewichtung sowie auch der aktuellen Personal- und Zeit-Ressourcen der Mitarbeiter/innen eine Gesamtstrategie für QM zu erarbeiten. Dabei sollen sowohl das Zusammenspiel der unterschiedlichen Hauptbereiche von QM (d.h. QM in Lehre & Studium, Forschung, Forschungsinfrastruktur und Verwaltung), als auch langfristige Entwicklungsmöglichkeiten bedacht werden.
Laufende Projekte
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Entwicklung interner Instrumente der Qualitätssicherung (bspw. Geschäftsverteilungsplan Forschung, Merkblatt zur Antragsstellung)
Abgeschlossene Projekte
Leitfaden zur Personalgewinnung
Dieser Leitfaden soll denjenigen, die eine Personalauswahl – möglicherweise erstmalig – treffen müssen, als Hilfestellung und Orientierung dienen. Er möchte zu diesem Zweck die einzelnen Schritte des Verfahrens einer Stellenbesetzung darstellen. Dabei werden nicht nur Hinweise darauf gegeben werden, was aus rechtlicher Perspektive jeweils zu beachten ist, sondern ebenfalls Hinweise dazu, wie ein solches Verfahren gestaltet werden kann, damit es für beide Seiten – die Bewerber/innen und diejenigen, die sich schließlich für den einen oder die andere entscheiden – möglichst professionell und angenehm durchgeführt werden kann.
Dies ist nicht nur deshalb wichtig, weil die Universität an einer guten Qualifikation ihres Personals interessiert ist. Die Art und Weise, wie ein solches Verfahren durchgeführt wird, prägt auch das Bild der Bewerber/innen von der Philipps-Universität. Sie ziehen aus der Gestaltung des Auswahlverfahrens Rückschlüsse auf die Organisationskultur und auf die Anforderungen, die an Mitarbeiter/innen gestellt werden: Wertschätzung, Fairness und Offenheit, die den Bewerber/innen entgegengebracht werden, werden sich sowohl auf das Interesse an der Position auswirken als auch auf das persönliche Engagement, mit der ein/e neue Mitarbeiter/in an die künftigen Aufgaben herangehen wird. Darüber hinaus ist davon auszugehen, dass Bewerber/innen ihre Erfahrungen auch an andere weitergeben und auf diese Weise das Bild mitprägen, das ein Arbeitgeber in der Öffentlichkeit (auch bei zukünftigen Bewerber/innen) genießt.
Dieser Leitfaden wurde gemeinsam von der Personalabteilung, dem Referat für Qualitätssicherung, dem Personalrat sowie der Frauenbeauftragten und der Schwerbehindertenvertretung erstellt.
Dokument: Leitfaden zur Personalgewinnung
"Die Uni von A-Z"
Im Arbeitskreis Qualitätssicherung wurde eine Aktualisierung und Neugestaltung der bisher auf der Homepage angebotenen A-Z-Liste der Philipps-Universität in durchgeführt. Anders als bei der bestehenden Liste liegt der Fokus nun darauf, Informationen zu Service-Leistungen der Verwaltung und Selbstverwaltung der Universität anzubieten und sichtbar zu machen. Während Informationen zu Fachbereichen und wissenschaftlichen Einrichtungen auch bisher bereits sehr leicht zu finden sind, ist dies hinsichtlich der Organisation, Struktur und Leistungen der Verwaltung/Selbstverwaltung häufig nicht der Fall. Aus diesem Grund konzentriert sich die neue Liste insbesondere auf die Darstellung dieser Aufgabenbereiche.
Da neben einem weiterführenden Link zu jedem Eintrag ein kurzer Text bereits erste Informationen bietet, hat diese neue Version Glossar-Charakter. Darüber hinaus steht die Gewährleistung von Zugänglichkeit und durchgängiger Nutzer/innen-Orientierung im Mittelpunkt der Gestaltung und Pflege dieser neuen Internetpräsentation.
Leitfaden zur Durchführung von Berufungsverfahren
Bereits abgeschlossen ist eine Prozessanalyse von Berufungsverfahren und die daran anschließende Erstellung eines Leitfadens zur Durchführung von Berufungsverfahren an der Philipps-Universität. Ziel war es, den Fachbereichen, der Zentralverwaltung und den zentralen wissenschaftlichen und technischen Einrichtungen einen umfassenden Überblick über den Ablauf und die dazugehörigen – teils rechtlich vorgegebenen, teils empfohlenen – Verfahrensschritte des Berufungsverfahrens zu vermitteln.
Zum einen soll dieser Leitfaden als Orientierung für die jeweils prozessverantwortlichen Personen an den Fachbereichen dienen, etwa den Dekanen/innen oder den Vorsitzenden und Mitgliedern einer Berufungskommission. Gerade bei häufig wechselnden Funktionsträgern/innen kann auf diese Weise eine Kontinuität der Verfahren und Abläufe gewährleistet werden. Zum anderen soll der Leitfaden dazu beitragen, das Berufungsverfahren nach innen und außen transparent zu machen sowie eine Form der Standardisierung zu befördern, die sowohl der Beschleunigung als auch der Professionalisierung des Verfahrens dient.
Ein weiteres Ziel des Leitfadens ist es, die Philipps-Universität und die jeweiligen Fachbereiche durch die Gewährleistung eines kompetenten und professionellen Auswahlverfahrens im Bereich von Forschung und Lehre zu stärken und sie zugleich für die zu berufenden Wissenschaftler/innen attraktiv zu machen: Je schneller und professioneller ein Berufungsverfahren durchgeführt wird, desto höher ist die Chance, herausragende Forscher/innen für die Philipps-Universität gewinnen zu können. Daher stellen die Qualitätssicherung und Weiterentwicklung dieses wichtigen Instruments der Personalplanung und Hochschulentwicklung ein dringendes Anliegen dar.
Der Leitfaden wurde zunächst von den Mitgliedern des Arbeitskreises Qualitätssicherung und Qualitätsentwicklung an der Philipps-Universität Marburg erarbeitet und anschließend mit den Dekaninnen und Dekanen der Fachbereiche (Erweitertes Präsidium) diskutiert und ergänzt. Wichtige Impulse aus den am 20.5.2005 vom Wissenschaftsrat publizierten Empfehlungen zur Ausgestaltung von Berufungsverfahren, deren ergänzende Lektüre in jedem Falle zu empfehlen ist, sind ebenso in diesen Text eingeflossen wie Auszüge aus dem bisher an der Philipps-Universität vorliegenden Leitfaden für Berufungsverfahren in den Fachbereichen vom 16.5.2006.
Leitfaden zur Durchführung von Berufungsverfahren
Handbuch für Dekane/innen
Derzeit beschäftigt sich ein Arbeitskreis mit der Ausarbeitung eines Handbuchs für Dekane/innen. Das zu erstellende Handbuch soll Dekanen/innen eine gleichsam kompakte wie gründliche Übersicht über ihre mit dem Amt verbundenen Aufgaben, Kompetenzen und Gestaltungsmöglichkeiten liefern. Damit sollen der Einstieg, die Planung und Organisation der Arbeit als Dekane/innen erleichtert, die Kontinuität der Dekanatsarbeit und Fachbereichsentwicklung gesichert sowie nicht zuletzt die Dekanatsmitarbeiter/innen entlastet werden. Zudem kommt hier ein zentrales Anliegen des Qualitätsmanagements (QM) an der Philipps-Universität zum Ausdruck, nämlich dass Strukturen, Prozesse und Kompetenzen transparent gemacht werden sollen, um Arbeitsabläufe effizienter und gestaltende Maßnahmen effektiver machen zu können.
Der Arbeitskreis wird geleitet vom Vizepräsidenten für Informations- und Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Joachim Schachtner, und koordiniert und organisiert von der Referentin für QM, Dr. Dorothea Wildenburg, sowie dem studentischen Mitarbeiter des Referats QM, Gunnar Fischer. Zu den Mitgliedern zählen zwei sehr erfahrene, da langjährige Dekane, Prof. Dr. Wolfgang Seitter (FB 21) und Prof. Dr. Manfred Sommer (FB 12) sowie eine ebenfalls sehr erfahrene Mitarbeiterin in einem Dekanat, Gabriele Lins (FB 16). Zusätzlich werden zu den einzelnen, thematisch spezifischen Sitzungen gezielt Fachleute aus entsprechenden Bereichen der Philipps-Universität eingeladen.
Das Handbuch ist in folgende Kapitel gegliedert:
- Struktur der Philipps-Universität
- Profil eines Fachbereichs
- Infrastruktur eines Fachbereichs
- Organisation eines Fachbereichs
- Finanzverwaltung eines Fachbereichs
- Personalfragen eines Fachbereichs
- Interne Kommunikation im Fachbereich
- Externe Kommunikation über den Fachbereich hinaus
- Systematische Umweltbeobachtung
- Qualitätsmanagement am Fachbereich
