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Zuständige Ansprechperson für Beschaffungen/Bestellungen am Fachbereich: Jutta Balzereit

  • Kontakt
    • Tel.: - 28242
    • Mail: sekretariat-dekan05[at]*
  • Erreichbarkeit
    • Telefonisch: Montag - Donnerstag, 09:00 Uhr bis 13:00 Uhr
    • Sonst: Per Mail erreichbar

Im Zusammenhang mit Beschaffungen, Rechnungen sowie Zahlungen sind die Arbeitsbereiche und Mitglieder des Fachbereiches mit unterschiedlichen Vorgaben und regulierten Arbeitsabläufen konfrontiert. Auf dieser Seite stellt die Dekanatsverwaltung Hinweise zu Arbeitsabläufen sowie Aufgaben- und Rollenbeschreibungen zu unterschiedlichen Bereichen des Beschaffungsprozesses zur Verfügung, um ausreichend Orientierung zu geben.

Vorschriften (Vergaberecht)

  • Grundsätzliche Informationen

    Das  Beschaffungshandbuch der Philipps-Universität Marburg ist die verbindliche Grundlage für die Beschaffung und Aussonderung von Waren und Dienstleistungen. Es informiert unter anderem über Zuständigkeiten, zulässige Beschaffungswege, Wertgrenzen, Vergabeverfahren und Dokumentationspflichten.

  • Beschaffungen und Bestellungen

    Beschaffungen sind grundsätzlich über WPS/HELF oder SAP abzuwickeln. Vor jeder Bestellung sind insbesondere folgende Punkte zu prüfen:
    - Besteht ein dienstlicher Bedarf und sind ausreichende Mittel auf der Kostenstelle oder dem Projekt vorhanden?
    - Sind besondere Vorgaben des Drittmittelgebers zu beachten?
    - Kann der Bedarf über vorhandene Ressourcen, universitätsinterne Angebote oder einen Rahmenvertrag gedeckt werden?
    - Welche Vergabevorgaben gelten für den geschätzten Gesamtauftragswert?
    - Bis 499,99 Euro netto kann eine Direktvergabe möglich sein
    - Ab 500 bis 2.000 Euro netto kann auf Vergleichsangebote verzichtet werden, sofern der Dekanatsverwaltung die Begründung der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit vorgelegt wird
    - Ab 2.000 bis 9.999,99 Euro netto müssen grundsätzlich Vergleichsangebote vorgelegt werden
    - Ab 10.000 Euro netto ist die Materialwirtschaft (Dez V - zentraler Einkauf) von Beginn an einzubeziehen
    - Ist der Gegenstand ab einem Nettoanschaffungswert von 800 Euro inventarisierungspflichtig?

    Bei WPS/HELF-Bestellungen legt das jeweilige Fachgebietssekretariat die Bestellung an; die Dekanatsverwaltung prüft und gibt sie frei. Bei SAP-Bestellungen sind der Bedarf und alle erforderlichen Unterlagen an die Dekanatsverwaltung (sekretariat-dekan05@uni-marburg.de) zu übermitteln. Nach der Lieferung müssen der Wareneingang gebucht beziehungsweise gemeldet und die erforderlichen Unterlagen zur Rechnung hinterlegt werden.

    Beschaffungen außerhalb der regulären Bestellwege sowie privat verauslagte Einkäufe müssen immer vorab mit der Dekanatsverwaltung abgestimmt und von dieser genehmigt werden.

    Ausführliche Informationen finden Sie in den „Hinweisen zum Ablauf einer Bestellung“ und im  Beschaffungshandbuch der Philipps-Universität Marburg.

  • Bewirtungen und Repräsentationskosten

    Bewirtungs- und Repräsentationskosten können nur bei einem besonderen dienstlichen Interesse und unter Beachtung der Bewirtungsrichtlinie erstattet werden. Vor einer Beauftragung sind insbesondere folgende Punkte zu prüfen:
    - Zulässiger Anlass: Eine Bewirtung kommt insbesondere bei Veranstaltungen mit externen Gästen, wissenschaftlichen Tagungen, Begutachtungen, Kooperationen oder Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit in Betracht. Die Zahl der bewirteten Universitätsmitglieder soll grundsätzlich nicht höher sein als die Zahl der externen Gäste.
    - Interne Veranstaltungen: Ohne externe Gäste ist eine Bewirtung nur bei besonderer dienstlicher Veranlassung möglich. Der Höchstbetrag liegt bei durchschnittlich 10 Euro pro Person.
    - Finanzierung: Vorrangig sind Teilnahmeentgelte, Sponsoring oder geeignete Drittmittel einzusetzen. Landesmittel oder Prämien dürfen nur verwendet werden, wenn keine geeigneten Drittmittel verfügbar sind und vorab die erforderliche Genehmigung eingeholt wurde.
    - Höchstbeträge pro Person:
          * warme Mahlzeit oder warmes Buffet: bis 45 Euro
      * Stehempfang oder Imbiss: bis 30 Euro
      * insgesamt pro Tag: höchstens 60 Euro
    - Catering: Für Bewirtungen in Marburg sollen grundsätzlich die vereinbarten „Philipps-Pakete“ der Rahmenvertragspartner genutzt werden.
    - Nicht erstattungsfähig sind unter anderem private Verpflegung, Pfand, Feiern zu Geburtstagen oder Dienstjubiläen, hochprozentiger Alkohol sowie unangemessen hohe Alkohol- oder Trinkgeldkosten

    Für die Abrechnung werden das vollständig ausgefüllte Bewirtungsformular, die Rechnung, das Veranstaltungsprogramm oder die Einladung und grundsätzlich eine Teilnehmendenliste mit Angabe des jeweiligen Fachgebiets/Arbeitsbereichs benötigt. Restaurantrechnungen sind in der Regel von der einladenden Person auszulegen und dürfen grundsätzlich nicht unmittelbar an die Universität adressiert werden. Bei Auslagen durch Bedienstete der Universität, ist zusätzlich eine vollständig und korrekt ausgefüllte Auszahlungsanordnung sowie sämtliche Belege mit einzureichen.

    Die vollständigen Voraussetzungen, Höchstbeträge und Nachweispflichten sowie das Abrechnungsformular finden Sie in der  Bewirtungsrichtlinie der Philipps-Universität Marburg.

  • Inventarisierung, Aussonderung und Literatur

    Geräte ab einem Nettoanschaffungswert von 800 Euro sind grundsätzlich inventarisierungspflichtig. Die  Hinweise erläutern die Zuständigkeiten bei WPS/HELF- und SAP-Bestellungen, das Anbringen der Inventaraufkleber sowie das Verfahren zur  Aussonderung nicht mehr benötigter Geräte. Außerdem läuft die Beschaffung von Literatur grundsätzlich über die Universitätsbibliothek. Informationen zur Beschaffung von Literatur finden Sie über die Universitätsbibliothek.

  • Auszahlungsanordnungen (AZO)

    Eine Auszahlungsanordnung ist ein Ausnahmeverfahren für Zahlungen, die nicht über eine reguläre Bestellung abgewickelt werden können. Sie muss stets vorab durch die Dekanatsverwaltung genehmigt werden. Die  Hinweise erläutern den Genehmigungsweg, die erforderlichen Unterlagen und das korrekte Ausfüllen der Auszahlungsanordnung.

Hinweise zum Download:

Vorlagen zum Download: