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LibreOffice Writer

Eine der größten Stärken von LibreOffice Writer ist die umfangreiche Unterstützung von Vorlagen für Textgestaltung, Absatz- und Seitenlayouts. Während man früher Texte oft manuell mit Leertaste, Zeilenschaltungen und Menübefehl für Schriftart und -größe bearbeitet hat, was nicht nur zeitraubend, sondern auch fehleranfällig und barrierereich war, bietet Writer eine effizientere Methode. Mithilfe sinnvoll benannter Vorlagen lassen sich Dokumente nicht nur barrierearm, sondern auch schneller und konsistenter gestalten. Vorlagen sind nach Bedarf frei anpassbar und ermöglichen es, professionelle und einheitliche Dokumente zu erstellen. Sehende Menschen unterscheiden Überschriften von anderem Text visuell, blinde Menschen rein strukturell, indem sie darüber informiert werden, dass es sich um eine Überschrift handelt. So verhält es sich auch mit vielen anderen Textelementen, wie Absätzen, Listen, Verweisen, Tabellen und Verzeichnissen. Zudem erkunden blinde Menschen ein Dokument sequentiell, sodass die Lesereihenfolge logisch aufgebaut sein muss.

Menschen mit einer Sehbeeinträchtigung können Informationen meist nur eingeschränkt visuell wahrnehmen. Sie brauchen dabei oft Unterstützung durch Vergrößerung oder erhöhten Kontrast. Diese Anleitung soll Ihnen detaillierte Hilfestellung zur Neuerstellung eines barrierearmen Dokuments oder Umarbeitung zu einem barrierefreien Dokument geben.

Formatvorlage für barrierearme Dokumente

  • Formatvorlagen erstellen

    Es können eigene Formatvorlagen erstellt werden, bzw. von bestehenden Formatvorlagen abgeleitet werden. Dafür mit der rechten Maustaste auf eine vorhandene Formatvorlage, beispielsweise "Standard" oder "Fließtext" klicken und „Neu“ wählen.

    Klicken Sie dann auf den Tab und geben Sie der Formatvorlage einen aussagekräftigen Namen. Die verschiedenen Eigenschaften sind in mehrere Tabs gegliedert. Wenn die Eigenschaften, wie Schriftgröße und -farbe, angepasst wurden können die Änderungen mit „OK“ bestätigt werden.

    Um Text der gewünschten Formatvorlage zuzuordnen, platzieren Sie den Cursor im gewünschten Text. Öffnen Sie die Seitenleiste (Strg + F5) und wählen Sie die Formatvorlage.

    Formatvorlagen aus einem anderen Dokument oder einer Dokumentvorlage können in das aktuelle Dokument importiert werden. Dazu öffnen Sie den Dialog "Vorlagen aus Dokumentvorlage laden".

    Dies kann einerseits über das Menü „Vorlagen“ und „Vorlagen aus Dokumentvorlage laden“ geschehen.

    Alternativ können im Menü „Ansicht“ durch wählen der Option „Formatvorlagen“ (F11), die Formatvorlagen in der Seitenleiste geöffnet werden. Klicken Sie dort auf den Pfeil neben dem Symbol "Vorlagen-Aktionen" und wählen Sie „Vorlagen aus Dokumentvorlage laden“ aus der Dropdown-Liste.

    Wählen Sie mit den Markierfeldern im unteren Teil des Dialogs die zu importierenden Vorlagenarten aus. Um die Formatvorlagen des aktuellen Dokuments zu ersetzen, wenn gleichnamige Vorlagen zum Import vorgesehen sind, aktivieren Sie das Markierfeld „Überschreiben“.

    Nun führen Sie einen der folgenden Schritte durch:

    1. Wählen Sie einen Eintrag aus der Liste "Kategorien" aus, klicken Sie anschließend die Vorlage an, welche die in der Liste Vorlagen zu verwendenden Formatvorlagen enthält, und klicken Sie dann auf OK.
    2. Klicken Sie auf „Aus Datei…“, wählen die Datei aus, die die gewünschten Formatvorlagen enthält, und klicken dann auf Öffnen.

  • Formatvorlage der SBS

    Informationen folgen.

Versionshinweise

Diese Anleitung basiert auf dem Betriebssystem Microsoft Windows und der Libre-Office-Version 24.8.5.2.

Oftmals wird, insbesondere auf privaten Arbeitsplätzen, noch mit einer älteren Version von LibreOffice gearbeitet.

Diese Anleitung fußt darauf, dass Sie mindestens die genutzte LibreOffice Version installiert haben.

In älteren Versionen können sich minimale Abweichungen im Aufbau u.a. in der Benennung ergeben.

Es empfiehlt sich daher immer, möglichst mit der neuesten Version der Software arbeiten zu können.

Voreinstellungen

Um in LibreOffice Writer barrierearme Dokumente erleichtert erstellen zu können, sind einige Voreinstellungen nötig.

  • Navigationsbereich zuschalten

    In LibreOffice wird vor allem die Seitenleiste genutzt, die über das Menü Ansicht ein- und ausgeblendet werden kann. Sie bietet schnellen Zugriff auf die Formatvorlagen und den Navigator. Der Navigator kann verschiedene Objekte im Dokument anzeigen. Über die kleine Schaltfläche Inhaltsansicht können Sie wählen, ob nur die Inhalte des ausgewählten Objektes oder eine Liste aller Objekte angezeigt werden sollen. Über das Kontextmenü kann auch auf die Eigenschaften der Objekte, bspw. Alternativtexte von Grafiken zugegriffen werden.

    Sowohl Navigator als auch die Formatvorlagen können auch separat über das Menü Ansicht oder die Tastenkombinationen F5 (Navigator) oder F11 (Formatvorlagen) ein- und ausgeblendet werden. Mit der Maus lassen sich die Fenster von ihrem Platz lösen und an eine andere Stelle des Bildschirms verschieben (auch außerhalb des Programmfensters auf einem zweiten Bildschirm) oder an einer anderen Stelle wieder befestigen.

  • Formatierungszeichen einblenden

    Zum besseren Aufspüren von leeren Absätzen oder Leerzeilen können die nicht druckbaren Formatierungszeichen eingeblendet werden.

    Tastenkombination: STRG + F10

    Mausklick: Klicken Sie in der Symbolleiste auf folgendes Symbol: "¶"

    Hinweis für Fortgeschrittene Benutzer*innen: Sie können über folgenden Pfad auch einzelne Formatierungszeichen anzeigen lassen.

    Pfad: Menü über Symbolleiste > Extras > Optionen > LibreOffice-Writer > Formatierungshilfen > Checkliste welche Formatierungszeichen eingeschaltet werden sollen > Anwenden > Ok > Formatierungszeichen über Symbolleiste einblenden

    Achtung: Schalten Sie die Formatierungszeichen für die bessere Lesbarkeit vor dem Verteilen des Dokuments wieder aus.

  • Überblick und Fehlersuche

    Für einen besseren Überblick über Formatierungsfehler können wie oben erwähnt die Formatierungszeichen eingeblendet werden und nach der Korrektur wieder ausgeblendet werden.

    Durch den Reiter „Formatvorlagen“ und die unterste Option dieses Menüs „Formatvorlagen verwalten“ oder durch drücken der Taste F11 kann ein verschiebbares Seitenfenster mit allen vorhandenen Formatvorlagen geöffnet werden. Diese sind in sechs Kategorien eingeordnet. 

    Unter der Liste der Formatvorlagen befinden sich in diesem Fenster zwei Kästchen. Bei Auswahl des ersten Kästchens „Vorschauen anzeigen“ werden die Vorlagen in der Liste im Format angezeigt, in welchem sie auch später im Dokument zu sehen sind. Das zweite Kästchen „Hervorhebung“, kann für eine bessere Übersicht verwendeter Formatvorlagen, mit Hilfe von farblich abgesetzten und nummerierten Balken am Textrand im Dokument, sorgen.

  • Automatische Spracherkennung

    Im Gegensatz zu Microsoft Word wird keine automatische Spracherkennung angeboten. Die Sprache kann manuell über Extras > Sprache und dann entweder für eine Auswahl, einen Absatz oder den gesamten Text eingestellt werden.

  • Silbentrennung

    Im Gegensatz zu Microsoft Word setzt LibreOffice die Silbentrennung in PDF korrekt um und kann problemlos verwendet werden. Die Silbentrennung ist in LibreOffice normalerweise nicht aktiviert, kann jedoch über das Menü Extras > Sprache > Silbentrennung… manuell eingestellt und dabei kann zwischen verschiedenen Trennungen gewählt werden. Für eine automatische Trennung, kann über den Pfad Format > Absatz > Textfluss ein Menü geöffnet werden, indem diese aktiviert und angepasst werden kann.

Manuelle Schritte zur Barrierearmut

  • Goldene Regeln eines barrierearmen Dokuments

    Das Dokument muss:

    1. Wahrnehmbar (barrierearm)
    2. Bedienbar (schnelle Navigation)
    3. Verständlich (Schriftart, Sprache und Struktur)
    4. Robust 
      sein. Ein so barrierearm aufbereitetes Dokument nutzt allen Personen und erfüllt ganz nebenbei rechtliche Standards.

  • Metadaten: Titel und Autor

    Die Metadaten, die auch in das spätere PDF-Dokument übernommen werden, sind in LibreOffice an zwei unterschiedlichen Stellen eingetragen. Einmal gibt es die allgemeinen Daten der Benutzer*innen mit ihrem Vor- und Nachnamen. Für das barrierefreie PDF ist die Angabe eines Autors/einer Autorin sinnvoll, der sich später automatisch aus Vor- und Nachnamen zusammensetzt. Die Angaben werden global für Ihr LibreOffice gespeichert und können unter Menü > Extras > Optionen > LibreOffice > Benutzerdaten festgelegt werden.

    Für die spezifischen Metadaten des Dokuments muss über das Menü Datei > Eigenschaften ins Register Beschreibung navigiert werden. Für das barrierefreie PDF sind die Angaben des Titels notwendig. In das PDF übernommen werden auch noch die Angaben zu Betreff (im PDF: Thema) und Schlüsselwörter (im PDF: Stichwörter). Der Kommentar wird nicht in das PDF übernommen.

    Achtung: Im Register Allgemein muss die Option „Benutzerdaten verwenden“ aktiviert sein, damit diese dann auch in die PDF-Eigenschaften übernommen werden.

  • Sprache

    Für assistive Technologien ist es wichtig, dass die verwendeten Sprachen definiert sind. Daher müssen die Spracheinstellungen auf Absatz- und Zeichenebene in LibreOffice überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden.

    Die Sprache kann für Auswahlen, Absätze oder für den gesamten Text über das Menü Extras > Sprache geändert werden. Die Standardsprache für Dokumente kann im Bereich Spracheinstellungen > Sprache eingestellt werden. Für einzelne Absätze oder Zeichen können hier oder über das Menü Format > Zeichen, Registerkarte Schriftart andere Spracheinstellungen als die Basissprache ausgewählt werden.

  • Bibliographische Angaben

    Informationen folgen.

  • Formatvorlagen

    Durch den Reiter „Formatvorlagen“ können einzelne Stellen direkt über das Dropdownmenü eingestellt werden. Da dieses jedoch immer wieder neu geöffnet werden muss, ist diese Methode nicht besonders effizient.

    Durch „Formatvorlagen verwalten“, die unterste Option des Menüs, oder durch drücken der Taste F11 kann ein verschiebbares Seitenfenster mit allen vorhandenen Formatvorlagen geöffnet werden. Diese sind in sechs Kategorien eingeordnet. Am relevantesten sind dabei die Absatzvorlagen (Icon: Formatierungszeichen und Pinsel) und die Listenvorlagen (Icon: Listenzeichen und Pinsel).

    Zum besseren Verständnis: Wenn Sie das Dokument selbst mit Augenmaß layouten, können andere Personen aufgrund ihrer Erfahrung und logischem Denken meist Ihren visuellen Vorgaben folgen. Allerdings verbleibt dabei immer auch ein - wenn auch kleiner - wertender Spielraum. Nutzen Sie jedoch Formatvorlagen, so lässt dies keine eigene Wertung zu. Jede*r Nutzende versteht durch die angewandte Formatvorlage genau ihre vorgegebene Auszeichnung. Personen mit Sehbehinderung können eine visuelle Eigeninterpretation nicht erbringen und sind damit zwingend auf die durch eine Formatvorlage gegebenen strukturellen Informationen angewiesen.

  • Fließtext

    Um ein nutzbares Dokument zu erstellen, welches auch für Studierende mit verwertbarem Sehrest nützlich ist, sind ein paar Einstellungen empfehlenswert. Gut geeignet sind serifenlose Schriftarten wie Arial, die nicht kleiner als 12pt eingestellt werden sollten. Außerdem wird eine linksbündige Ausrichtung des Textes empfohlen.

  • Keine Leerzeilen einfügen

    Leerzeilen durch die Enter-Taste sollten vermieden werden. Diese müssen manuell mit dem Screenreader übersprungen werden. Dabei liest dieser pro Zeile das Wort "Leer" vor. Stattdessen können Abstände zwischen Absätzen über den Absatzabstand (Format > Abstand > Absatzabstand vergrößern/verkleinern) geregelt werden. Um den Absatzabstand im gesamten Dokument anzupassen, wird der Pfad Format > Absatz > Einzüge und Abstände verwendet.

  • Seitenwechsel

    Statt Enter zu drücken bis Sie auf einer neuen Seite ankommen, können Sie durch die Tastenkombination STRG + Enter einen Seitenwechsel ausführen. Dies kann auch durch den Pfad: Einfügen > Seitenumbruch erzeugt werden.

  • Arbeiten Sie nicht ausschließlich mit visuellen Veränderungen

    Visuelle Änderungen wie Formatieren von Wörtern als Fett, kursiv oder Unterstrichen oder markieren einer Passage mit einer anderen Farbe sind von Studierenden mit völliger Blindheit nicht ohne weiteres und vor allem nicht unmittelbar aufzunehmen. Einige Screenreader sind zwar in der Lage solche Formatierungswechsel anzusagen, dies benötigt aber sehr viel Arbeitsspeicher. Auch ist diese Methode leider noch nicht sehr ausgereift. Eine weitere Möglichkeit stellt die Abfrage der Formatierung eines Wortes oder Zeichen durch den Screenreader dar. Dazu muss der*die Screenreader-Nutzende aber wissen oder zumindest ahnen, dass hier in der Formatierung eine Änderung sein könnte.

    Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine Formatierungsänderung von Farbe oder Schriftbild kein Eye-Catcher für blinde Studierende ist. Arbeiten Sie daher lieber strukturell mit Überschriften.

  • Text ersetzen

    Es kann passieren, dass Sonderzeichen wie optionale Trennstriche im Dokument auftauchen. Diese stören den Lesefluss mit einer Sprachausgabe erheblich und müssten manuell entfernt werden. Bedingt kann dafür jedoch auch eine automatisierte Entfernung mittels der Funktion „Ersetzen“ benutzt werden.

    Pfad: Menüleiste > Suchen und ersetzen (Lupe mit „a“ drinnen und „d“ daneben)

    Tastenkombination: STRG + ALT + F

    Im Feld „Suchen nach“ geben Sie das Zeichen / die Zeichenfolge ein oder markieren Sie die jeweilige Textstelle, kopieren diese anschließend und fügen Sie in das Suchfeld ein. Soll das Zeichen / die Zeichenfolge aus dem Dokument entfernt werden, ist das Feld „Ersetzen durch“ leer zu lassen.

    Mit dem Schalter „Alle Ersetzen“ führen Sie den Befehl auf das gesamte Dokument aus.

    Tipp: Es können weitere Optionen zur Verfeinerung eingestellt werden.

    Vorsicht: Diese Funktion ist sehr mächtig. Denken Sie vor Ausführung über ihre Ersetzung nach. Möchten Sie beispielsweise alle Bindestriche aus einem Dokument herausziehen, so kann der Doppelname „Müller-Schulze“ automatisch zu MüllerSchulze“ werden. Auf diese Weise kann eine Information verfälscht werden. Sie haben daher auch die Möglichkeit mit dem Schalter „Ersetzen“ anstatt „alle Ersetzen“ die Suchergebnisse manuell durchzusehen und die Entscheidung so im Blick zu behalten.

  • Überschriften

    Zu den wichtigsten Formatvorlagen in einem barrierearmen Dokument zählen Überschriften. Durch sie wird ein Fließtext inhaltlich und formal gegliedert; sie stellen die Ankerpunkte innerhalb eines digitalen Dokuments dar, zwischen denen hin- und hergesprungen werden kann. Durch ihre Auszeichnung über Formatvorlagen lässt sich zudem ein automatisches Inhaltsverzeichnis generieren.

    Werktitel ist keine Überschrift

    Der Titel eines Dokuments gilt nicht als Überschrift. Um die hierarchische Struktur nicht zu verkomplizieren, ist der Titel auf der ersten Seite der Datei auf dem Deckblatt aufzuführen und muss daher nicht mehr anderweitig hervorgehoben werden. Dafür bietet das Deckblatt bereits die Formatvorlage "Titel".

    Hierarchisch strukturieren

    Es können Überschriften auf mehreren Ebenen erstellt werden, wobei vorgefertigte Vorlagen verwendet werden können, die bei Bedarf angepasst werden. Ein zusätzlicher Vorteil dieser Hierarchisierung besteht darin, dass man automatisch ein Inhaltsverzeichnis erstellen kann, indem man auf „Einfügen/Verzeichnis“ klickt. Vor allem jedoch sorgt das Deklarieren der Überschriften mit der Formatvorlage dafür, dass auch mit Screenreadern die Navigation möglich ist.

    Um das Navigator-Fenster zu öffnen und eine Übersicht über die Struktur des Dokuments zu erhalten, drücken Sie die Taste F5.

    Zusätzlich können Überschriften automatisch nummeriert werden. Dies lässt sich über das Menü „Extras/Kapitelnummerierung“ einstellen.

    Einige Tastenkombinationen für Überschriften sind wie folgt:

    •     Standard: STRG + Umschalt + 0
    •     Überschrift 1: STRG + 1
    •     Überschrift 2: STRG + 2
    •     Überschrift 3: STRG + 3

  • Inhaltsverzeichnis und Literaturverzeichnis

    Um ein Inhalts- oder Literaturverzeichnis zu erstellen, markieren Sie den ersten Eintrag nach dem Verzeichnis in der Navigation. Klicken Sie auf „Einfügen/Verzeichnis“, um den Standarddialog von LibreOffice Writer zu öffnen.

    Unter „Typ“ muss die Art des Verzeichnisses gewählt werden. Dafür gibt es verschiedene Reiter für alle unterstützten Optionen zur Anpassung von Stilen und Layouts von Verzeichnissen.

    Tipp: Um ein Stichwortverzeichnis am Ende einzufügen, markieren Sie den letzten Eintrag im Navigator und wählen „Einfügen/Verzeichnis“. Verschieben Sie das Verzeichnis anschließend mit der „Nach unten“-Schaltfläche ganz nach unten.

    Zu jedem Verzeichnis wird auch ein dahinter folgendes Element vom Typ „Text“ eingesetzt. Es handelt sich um einen leeren Absatz, der einfach gelöscht werden kann, wenn er nicht benötigt wird. Verzeichnisse selbst sind schreibgeschützt und die Einträge werden automatisch erzeugt.

    Um den Schreibschutz aufzuheben: Öffnen Sie den Verzeichnisdialog mit einem Rechtsklick auf den Eintrag im Navigator und wählen Sie „Bearbeiten“. Das Häkchens bei „Geschützt vor manuellen Änderungen“ muss entfernt werden.

    Achtung: Ändern sich Struktur oder Inhalte (Überschriften) der Teildokumente müssen die Verzeichnisse aktualisiert werden. Dies können Sie mit einem Rechtsklick auf den Verzeichniseintrag im Navigator und „Aktualisieren/Verzeichnisse“ oder mit Rechtsklick auf das Inhaltsverzeichnis und „Verzeichnis aktualisieren“ tun.

  • Kopf- und Fußzeilen

    Kopf- und Fußzeilen von Dokumenten werden gerne genutzt um dort Informationen, die sich automatisiert auf mehreren Seiten wiederholen sollen zu platzieren. Grundsätzlich können Screenreader Kopf- und Fußzeilen mittlerweile auslesen. Bei verschiedenen Versionskombinationen kann es aber leider immer noch zu Problemen bzw. Störungen kommen.

    Wir empfehlen daher derzeit keinen wichtigen Text in diesen Bereichen zu platzieren. Beachten Sie auch unsere Informationen zur Erstellung von Seitenzahlen.

    Eine Kopfzeile festlegen mit Inhalten

    Um eine Kopfzeile hinzuzufügen, klicken Sie im Bereich des oberen Randes des Dokuments. Der Kopfzeilenbereich wird so sichtbar, lässt sich aber noch nicht bearbeiten. Wenn nun im neu erschienenen Feld „Kopfzeile (Standard)“ rechts auf das „+“ geklickt wird, bewegt sich der Cursor in den oberen Bereich und Inhalte können hinzugefügt werden.

    Ein Klick auf den Hauptteil navigiert aus der Kopfzeile heraus, und ein Klick auf die Kopfzeile wieder in diese hinein. Bei Auswählen von „Kopfzeile (Standard)“ öffnet sich ein Dropdown Menü, in dem u.a. die Zeile wieder entfernt werden kann.

    Das gleiche kann auch am unteren Dokumentenrand für die Fußzeile getan werden.

    Neue Kopf-/Fußzeile die zur ersten Seite variiert

    Wenn dem Dokument nur eine zweite Seite hinzugefügt wird, erscheint dieselbe Kopf- und Fußzeile wie auf der ersten Seite. Um dies zu ändern muss in den Kopfbereich geklickt und am blauen Textfeld mit „Kopfzeile (Standard)“ das Menü ausgeklappt werden. Durch Klick auf „Kopfzeile formatieren …“ öffnet sich ein Fenster, in dem das Häkchen bei „Gleicher Inhalt auf der ersten Seite“ entfernt werden kann. Nun kann die Kopfzeile auf Seite 2 abweichend gestaltet werden.

    Dasselbe gilt wieder für die Fußzeile.

    Optional kann diese Einstellung als Dokumentvorlage über „Datei/Dokumentvorlagen/Als Dokumentvorlage speichern …“ gespeichert werden.

  • Seitenzahlen

    Weitere Orientierung und unabdingbar für zitierfähige Dokumente im universitären Kontext ist die Angabe von Seitenzahlen.

    In einem Dokument kann es bis zu 3 verschiedene Angaben von Seitenzahlen geben:

    •     Seitenzahlen in der Kopf-/Fußzeile (automatisiert)
    •     Marburger-Methode: Seitenzahlen direkt im Dokument (manuelle Einfügung nötig)
    •     Seitenzahlen in der Statuszeile

    Seitenzahlen in der Kopf- / Fußzeile

    Es handelt sich hierbei um automatisierte Seitenzahlen abhängig von der Formatvorlage.

    Diese Methode kann genutzt werden, wenn Sie selbst ein Dokument schreiben. Bei umgearbeiteten PDF-Dokumenten oder gescannten Werken müssten Sie, um die Zitierweise nicht zu gefährden, dann jeweils einen manuellen Seitenwechsel einfügen und über den Pfad: „Einfügen > Seitennummer“ Seitenzahlen im aufgepoppten Fenster formatiere. Allerdings wird bei diesem Workaround die Zählung der Gesamtseiten leider nicht angepasst.

    Die Informationen zur Seitenzahl in der Fußzeile können zudem oftmals von Nutzenden eines Screenreader nicht „schnell“ erfasst werden. Daher kann sich – nach Absprache – auch für selbst verfasste Texte nachfolgend beschriebene Methode besser eignen.

    Seitenzahlen direkt im Dokument (manuelle Einfügung nötig)

    Insbesondere bei Umarbeitung von (eingescannten) PDF-Dokumenten in ein Writer-Format muss die korrekte Zitiermöglichkeit aufrecht erhalten werden. Nach einer Herausnahme des Textes aus einem anderen Dokument und Einfügung in die Writer-Formatvorlage stimmen die Seitenzahlen nicht mehr überein. Dies hat vielerlei Gründe: Es reicht bereits aus, dass die Schriftart abgeändert wird, die Schriftgröße angepasst ist, oder Bilder nicht übernommen wurden. Daher hat es sich bewährt, zu Beginn der Seite die Seitenzahl in eckigen Klammern im Dokumenttext zu hinterlegen Beispiel: [Seite 1]. Achten Sie dabei darauf, dass sich die Seitenangabe immer konsistent am Seitenbeginn befindet. Schreiben Sie „Seite“ bitte aus und verzichten Sie für eine eindeutige Lesbarkeit mit dem Screenreader auf die Abkürzung „S.“.

    Seitenzahlen direkt in der Statuszeile

    Vorsicht geboten ist bei der Statuszeile. Die Statuszeile befindet sich unten links im Dokument und zählt die Seiten stumpf nach oben. Insofern werden hier alle Seiten von vorherigen abschnitten wie Deckblatt und Inhaltsverzeichnis mitgezählt.

  • Fußnoten

    Im Allgemeinen können Fußnoten standardmäßig durch Einfügen > Fuß-/Endnote > Fußnote eingefügt werden. Die gängigen Screenreader ermöglichen es inzwischen, Fußnoten anzuzeigen.

    Marburger-Methode

    Dennoch hat sich auch eine weitere nichttechnische Marburger-Methode etabliert; damit werden "unechte Fußnoten" erstellt:

    Im Fließtext wird das Auftauchen einer Fußnote durch eine Fußnotenmarkierung in Form von [FN laufende Nummer] niedergeschrieben. Dabei muss für die korrekte Zitierung die laufende Nummer der Fußnote aus dem Ursprungsdokument gleichen.

    Nach dem Fließtext ist eine Überschrift erster Ebene mit dem Titel Fußnote zu erstellen. Hierunter werden anschließend alle Fußnoten des Dokuments eingefügt. Die Überschrift garantiert, dass im Dokument schnell zur Liste der Fußnoten navigiert werden kann und die laufende Nummer ermöglicht eine genaue Zuordnung zu einer bestimmten Textstelle.

    Durch das Verweisen auf die jeweiligen Fußnoten in eckigen Klammern, kann in Dokumenten zwischen Fußnote und entsprechender Fußnotenmarkierung im Text hin- und hergesprungen werden, indem der Suchbegriff [FN laufende Nummer] eingegeben wird. Hierzu ist es wichtig, diesen Code in identischer Schreibweise sowohl in der Fußnotenmarkierung im Text als auch in der Auflistung der Fußnoten am Dokumentende beizubehalten.

    Beispiel:

    H1: Fußnoten (H1 muss als Überschrift der Ebene 1 formatiert werden)

    [FN 42] Text der Fußnote 42.

    [FN 43] Text der Fußnote 43.

    [FN 44] Text der Fußnote 44.

    Nicht berücksichtigt werden von dieser Regelung Werke, in denen Fußnoten mit denselben Ziffern häufiger vergeben werden, z.B. in Sammelbänden. In diesen Fällen bietet es sich an, die einzelnen Beiträge aus Sammelbänden in separate Dokumente zu übertragen und entsprechend ihrer Autoren und Titel zu benennen.

    Nach Rücksprache mit den Dokumentkonsument*innen können Fußnoten auch direkt mit [FN laufende Nummer] Text der Fußnote im Text platziert werden.

  • Listen und Aufzählungen

    Es existieren geordnete (nummerierte) und ungeordnete (Aufzählungszeichen) Listen.

    Vordefinierte Listenvorlagen können mit der Bezeichnung „Nummerierung“ in gegliederte Nummerierungen umgewandelt werden. Dazu das Dialogfenster zum Bearbeiten der Vorlage öffnen. Auf der Registerseite „Gliederung und Liste“ „Vorlage bearbeiten …“ auswählen und im nachfolgenden Fenster im Register „Gliederung“ das gewünschte Format wählen. Die Registerseite „Anpassen“ dient weiteren Anpassungen.

    Nummerierte Zeilen werden durch Absatzmarken voneinander getrennt. Durch Einrücken mit der Tabulatortaste kann eine Listenebene in die Tiefe geschaltet werden. Der Listeneintrag kann wieder nach links bzw. eine Ebene nach oben verschoben werden mit Umschalt + Tab.

  • Hyperlink

    Ein Hyperlink leitet den Benutzer zu einer verknüpften Zieladresse weiter. Besonders längere Links sind für Vorleseprogramme wenig geeignet. Daher empfiehlt es sich, beschreibenden aussagekräftigen Alternativtext zu verwenden. Das Fenster, um eine Verlinkung hinzuzufügen kann entweder über das Icon (Globus mit Kettengliedern) in der Menüleiste oder mit STRG + K geöffnet werden.

  • Hoch- und Tiefstellen

    Unter anderem für mathematische Formeln kann es nötig werden Text hoch oder tief zu stellen, um beispielsweise Exponenten anzugeben. Dies können sie entweder über einen Klick im Menü auf das Icon (schwarzes x mit blauer hoch- bzw. tiefgestellter 2) oder mit der Tastenkombination: STRG + H (hochstellen) bzw. STRG + T (Tiefstellen) anwenden.

  • Grafiken und Abbildungen

    Um sicherzustellen, dass ein Screenreader den korrekten Inhalt einer eingefügten Grafik vorliest, sollten Sie dieser einen Alternativtext zuweisen. Andernfalls kann ein Screenreader lediglich erfassen, dass es sich um eine Grafik handelt, diese aber nicht beschreiben. Zusätzlich kann das Bild mit einer Bildbeschriftung versehen werden.

    Bitte beachten Sie: Es gibt einen technischen Unterschied zwischen Alternativtext und Bildbeschriftung.

    Position von Grafiken

    Um Position und Größe eingefügter Bilder anzupassen kann entweder die Taste F4 gedrückt werden oder das Einstellungsmenü über rechtsklick auf die Grafik und wählen der untersten Option „Eigenschaften“ geöffnet werden. Die Position lässt sich in der Registerkarte „Position und Größe“ einstellen.

    Alternativtext einfügen

    Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Grafik und wählen Eigenschaften oder drücken Sie F4. Die Registerkarte „Optionen“ beginnt mit Einstellungen zur Barrierefreiheit. Hier kann ein Alternativtext hinzugefügt werden.

    Hinweis: In diesem Abschnitt kann die Grafik auch als dekorativ markiert werden. Dies bewirkt, dass die Grafik vom Screenreader übersprungen wird, falls es sich um reinen Schmuck handelt.

    Bildbeschriftung

    Eine Bildbeschriftung kann je nach Auswahl neben, über oder unter dem Bild positioniert werden und ist für sehende Personen sichtbar. Die Beschriftung kann durch Rechtsklick auf die Grafik und „Beschriftung einfügen“ hinzugefügt und angepasst werden.

    Was sollte verwendet werden? Am besten sollten beide Optionen hinzugefügt werden. Der Alternativtext wird von Screenreadern vorgelesen und ist für sehende Personen unsichtbar und die Bildbeschreibung, die als Beschreibung für Sehende unter dem Bild steht.

    Nicht immer sind grafische oder bildliche Darstellungen bei der digitalen Aufbereitung sinnvoll und verständlich umzusetzen. Bei zu hoher Komplexität oder wenn der Inhalt nicht nachvollziehbar ist, empfiehlt sich ein Verweis auf die Nachbereitung mit einer Studienassistenz.

    Beispiel: [Die Abbildung ist zu komplex für eine Beschreibung. Eine gemeinsame Nachbereitung mit einer Studienassistenz wird empfohlen.]

  • Tabellen

    Eigene Tabellenvorlagen erstellen

    Wenn eine Tabelle mit gewünschten Rahmen und Hintergrundfarben manuell erstellt wurde, kann diese in einer eigenen Vorlage zusammengefast werden mit Klick auf „Formatvorlagen-Aktionen“ (Windows). Dort kann die Tabelle als Vorlage gespeichert werden, die später, wenn das Dokument als Dokumentvorlage gespeichert wird, genutzt werden kann.

    LibreOffice berücksichtigt explizit das Design der ersten und letzten Zeilen/Spalten sowie farblich alternierende Zeilen- und Spaltenhintergründe und überträgt das Farbdesign auf beliebig große Tabellen. Die Anzahl der Zeilen und Spalten der Beispieltabelle ist dabei nicht wichtig.

  • Tabstopps

    Tabstopps oder Tabulatoren dienen zur Einrückung vom linken Rand. Sie können für Barrierefreiheit genutzt werden, doch je nach Screenreader-Einstellung wird der Abstand entweder in Zentimetern angesagt oder ignoriert.

    Nach dem Scannen eines unformatierten Textes sollten Sie die Tabstopps entfernen. Diese erscheinen oft in der Formatvorlage und müssen manuell gelöscht werden (siehe „Text ersetzen“).

  • Geschützte Leerzeichen

    Ein geschütztes Leerzeichen verhindert, dass ein Leerzeichen zwischen zwei Wörtern am Zeilenende nicht zu einem Zeilenumbruch wird. Es kann durch die Tastenkombination Strg + Umschalt + Leertaste eingefügt werden oder unter dem Punkt "Einfügen". Wählen Sie im Dropdown den Punkt "Formatierungszeichen" und klicken Sie auf "Geschütztes Leerzeichen".

  • Ziffern/Zahlen

    Bei der Ausgabe von größeren Zahlen kann es bei vielen Screenreadern zu Problemen kommen. Wird ab Tausendern kein trennender Punkt nach der Tausenderstelle gesetzt, können Zahlen als Reihung von Ziffern vorgelesen werden. Aber auch hier gilt: Der Screenreader hat umfangreiche Möglichkeiten dazu Einstellungen vorzunehmen.

  • Invertieren von Text

    Bei einigen Sehbehinderungen hilft es, den Kontrast von schwarzer Schrift auf weißem Hintergrund umzukehren. So entsteht weiße Schrift auf schwarzem Hintergrund. Um dies in LibreOffice Writer zu machen, gehen Sie (mit Hauptversion 25 von LibreOffice) wie folgt vor:

    Klicken Sie auf „Extras“ in der Symbolleiste, dann im Dropdown auf „Optionen“ und wählen Sie die Option „Aussehen“. Rechts im Fenster finden Sie unter „Anpassungen“ die Option verschiedene Einträge anzupassen. Dort können Sie nach Bedarf die Farbe des „Hintergrund des Dokuments“ z.B. auf schwarz und die „Schriftfarbe“ z.B. auf weiß stellen.

    (Wenn Sie weiße Schrift auf schwarzem Hintergrund ausdrucken möchten, müssen Sie unter Datei „Drucken“ auswählen und in der Registerkarte „LibreOffice Writer“ unter „Inhalt“ das Häkchen bei „Seitenhintergrund“ setzen.

    In der Druckvorschau können Sie sich das Ergebnis ansehen. Denken Sie daran, dass dies viel schwarze Tinte verbraucht. Vergessen Sie nicht, die Druckoption nach dem Drucken wieder zu ändern, damit sie nicht für alle Dokumente gilt.)

  • Barrierefreiheitsprüfung

    Einen Anhaltspunkt zu Problemen der Barrierefreiheit kann die Barrierefreiheitsprüfung geben.

    Pfad: Extras > Prüfung der Barrierefreiheit

    Tastenkombination: ALT + 8

    Leider werden bei dieser Prüfung nicht alle Probleme aufgespürt, sie kann aber einen Anhaltspunkt bieten.

    Nutzen Sie diese Prüfung nur als Hilfestellung. Halten Sie sich bitte an diese Kurzanforderungen.

  • Dokumente fertigstellen

    Navigationsbereich überprüfen

    Die angelegte Struktur des Dokuments lässt sich an der hierarchischen Anordnung der Überschriften ablesen: Stimmt hier alles?

    Rechtschreibprüfung beachten

    Die in Writer integrierte Rechtschreibprüfung (Symbol „abc mit Haken drunter“ in der Menüleiste oder Taste F7) kann darauf aufmerksam machen, ob noch Tipp-, OCR- oder Syntax-Fehler vorhanden sind, die übersehen wurden. Zum Abschluss durch das Dokument zu scrollen kann sich lohnen!

    Dokumentmetadaten

    Haben Sie den Dokumenttitel, die Dokumentsprache und weitere Metadaten gesetzt?

    Formatierungszeichen wieder ausgeblendet

    Blenden Sie bitte zur besseren Lesbarkeit für Studierende mit Blindheit und Sehbehinderung die Formatierungszeichen wieder aus.

    Dokumentzoom einstellen

    Stellen Sie für die beste Lesbarkeit den Zoom des Dokuments auf 75% ein.

    Pfad: Ansicht > Zoom oder unten rechts in der Statusleiste.

    Screenreader nutzen

    Bei Unsicherheit darüber, wie ein spezifisches Textelement von Vorleseprogrammen verarbeitet wird, ist an allen PCs aus den PC-Pools mit dem Screenreader NVDA ein Testhören möglich.

    Außerdem findet sich der Screenreader Jaws auf den PCs in den Arbeitskabinen für Sehgeschädigte Nr. 2 und 3 in der Universitätsbibliothek sowie auf den sieben weiteren sehgeschädigtengerecht ausgestatteten PC-Arbeitsplätzen der Philipps-Universität.

    Natürlich können Sie sich auch mit einem Beispiel-Dokument an die SBS wenden.

    Barrierefreiheitsprüfung

    Writer bietet über „Extras > Prüfung der Barrierefreiheit“ (ALT + 8) die Möglichkeit, ein Dokument daraufhin zu überprüfen, ob es barrierefreien Ansprüchen genügt. Obwohl sich nicht alle in dieser Anwendung angezeigten Meldungen im Rahmen der Erstellung barrierefreier Dokumente beheben lassen, kann ein Blick darauf lohnend sein.

    Inhaltsverzeichnis generieren / aktualisieren

    Als letzten Schritt vor Fertigstellung des barrierefreien Dokuments, d.h. wenn keine Änderungen mehr vorgenommen werden, sollte ein Inhaltsverzeichnis generiert werden.

    Falls Ihr Dokument aus mehreren Teildokumenten besteht, muss der Druckbefehl aus dem Globaldokument gestartet werden. Die verlinkten Teile werden dabei mitgedruckt, wie sie im Globaldokument angezeigt werden.

    Um eine reguläre zusammenhängende ODT-Datei zu erzeugen, sind folgende Arbeitsschritte erforderlich:

    1.   Klicken Sie auf „Datei/Exportieren...“.
    2.   Wählen Sie einen Speicherort und vergeben Sie einen Namen (das voreingestellte ODF-Format ist korrekt).

    Falls Sie mit Teildokumenten gearbeitet haben (siehe weiter unten in der Anleitung „Arbeitsteilung mit LibreOffice Writer“) folgen noch weitere Schritte:

    3.   Öffnen Sie die exportierte Datei und bestätigen Sie die Aktualisierung der immer noch enthaltenen Links (diese sind nun interne Abschnittsverweise).
    4.   Das Dokument ist jetzt zwar ein reguläres Textdokument, aber noch in schreibgeschützte Abschnitte unterteilt.
    5.   Wählen Sie „Format/Bereiche...“ und markieren Sie alle Abschnitte in der linken Liste, indem Sie die Strg- oder Umschalttaste gedrückt halten und die Maus verwenden.
    6.   Entfernen Sie die Häkchen bei „Verknüpfung“ und „Schützen“, um den Schutz und die Links zu entfernen.
    7.   Um die Abschnittsunterteilung zu entfernen, klicken Sie auf den „Entfernen“-Button. Dies löscht nur die Unterteilung, während die Inhalte unberührt bleiben.

    Tipp: Das Globaldokument und ggf. alle Teildateien sollten separat archiviert werden (Achtung: Links zu den Teildokumenten sind absolute Pfade)

  • Schnelles Aufspüren von Optionen

    Zum schnellen Finden von bestimmten Befehlen kann die Befehlssuche genutzt werden. Dafür unter „Hilfe > Befehle suchen“ anklicken und Suchbegriffe eingeben. Das Suchfenster kann auch durch die Tastenkombination Umschalt + Esc geöffnet werden.

Arbeitsteilung mit LibreOffice Writer

Bei großen Dokumenten kann entweder komplett in einer Datei in Libre Office Writer gearbeitet werden oder das Dokument kann, z.B. kapitelweise in Einzeldateien, aufgeteilt werden. Dies ist besonders sinnvoll, bspw. Wenn:

  • verschiedene Autoren für unterschiedliche Kapiteln oder Abschnitten
  • sehr große Dokumente mit vielen Abbildungen bearbeitet werden
  • einzelne Teildokumente in unterschiedlichen Manuskripten wiederverwendet werden
  • Teildokumente auch einzeln veröffentlicht oder weitergegeben werden.

Organisiert werden die einzelnen Dateien mit einem sogenanntem Globaldokument. In diesem werden externe Texte verlinkt und angezeigt, aber nicht tatsächlich einkopiert. Das Globaldokument steuert Inhalts-, Stichwort- und Literaturverzeichnisse und reguliert bis zu einem gewissen Grad auch die einheitliche Formatierung.

Alternativ kann natürlich auch mit „Einfügen/Text aus Datei einfügen…“ verschiedene Dokumente zu einem Gesamtmanuskript manuell zusammenkopiert werden, wenn die Nachteile (v.a. bei der Zusammenarbeit mehrerer Autoren) überwiegen würden. Es kann sehr aufwendig sein, eine falsche Reihenfolge beim Import zu korrigieren oder Teiltexte nachträglich zu überarbeiten und diese Änderungen anschließend in den Gesamttext zu überführen. Eine Echtzeit-Zusammenarbeit ist nicht möglich in Libre Office.

Doch die Globaldokument-Funktion von Libre Office hat auch Vorteile. Alle Einzelteile bleiben unter der alleinigen Kontrolle der jeweiligen Autoren und werden schließlich von einem Verantwortlichen eingesammelt und in einem Gesamtmanuskript zusammengeführt. Dabei gibt es verschiedene Ausgangssituationen:

  1. Beginnen bei Null und anlegen von Global- sowie leeren Teildokumenten
  2. Es gibt schon Teildokumente, die in einem neuen Globaldokument zusammengefasst werden sollen
  3. Langer Text, der in ein Global- und mehrere Teildokumente aufgesplittet werden soll
  4. Oder eine Kombination

  • Globaldokument erzeugen

    Wichtig für die ersten beiden Szenarien ist es ein neues Globaldokument folgendermaßen anzulegen:

    1. Bereits vorhandene Textdokumente hinzufügen oder neue anlegen
    2. „Datei/Neu/Globaldokument“ auswählen
    3. Neues Fenster öffnet sich mit einem leeren Text wie bei einem gewöhnlichen Dokument; beim Speichern erhält die Datei die Endung .odm anstelle von .odt
    4. Zusätzlich erscheint ein Fenster „Navigator“ (Organisationszentrale für das gesamte Dokument)
    5. In der Liste der Einzelteile gibt es zunächst nur einen Eintrag „Text“ (Textinhalte, die direkt im Globaldokument stehen (werden) sind gemeint; bspw. ein Deckblatt oder ähnliches); Navigatorfenster kann auch an den linken oder rechten Rand angepinnt werden

  • Teildokumente hinzufügen (neu anlegen)

    1. Oben im Navigator auf das „Einfügen“-Symbol klicken und „Neues Dokument“ auswählen
    2. Es öffnet sich ein neues Writer-Fenster mit einem leeren Dokument und gleichzeitig der „Speichern unter“-Dialog
    3. Alternativ: Teildokument konventionell über „Datei/Neu“ mit der gewünschten Dokumentvorlage anlegen, bearbeiten, unter einem eigenen Namen speichern und danach dem Globaldokument hinzufügen

  • Teildokumente hinzufügen (bereits existierende Teildokumente)

    1. Im Navigator auf „Einfügen“ und dann auf „Datei“ klicken
    2. Externe Datei auswählen
    3. Alternativ: Drag & Drop aus einem Dateimanager direkt ins Navigatorfenster
    4. Teildokument erscheint mit Dateinamen und einem vorangestellten Link-Symbol (Kettenglieder) im Navigator
    5. Es wird im Bearbeitungsbereich genauso angezeigt, als wenn der Inhalt direkt eingefügt worden wäre
    6. Alle verlinkten Dokumente werden mit einer dünnen grauen Umrandungslinie markiert

  • Ein vorhandenes umfangreiches Dokument aufteilen

    Es können auch bereits vorhandene Dokumente aufgeteilt werden, wenn eindeutige Absatzformate, wie z.B. Kapitel- oder Abschnittsüberschriften als Trennmarker, gesetzt sind. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

    1. Öffnen des Dokuments
    2. „Datei/Senden/Globaldokument erstellen“
    3. Im Dateidialog zum gewünschten Speicherort navigieren und einen Namen für das Globaldokument eintragen
    4. Unter „Formatvorlagen“ am unteren Rand eine Vorlage, die als Trennmarker für die Einzeldateien dienen soll aussuchen (z.B. „Gliederungsebene 1“ für Kapitelüberschriften der Ebene 1)
    5. „Speichern“
    6. Writer zerlegt nun den Text in Einzeldateien im ODT-Format, erzeugt ein Globaldokument und verlinkt alle Einzeldateien im Navigator.
    7. Es erfolgt ein Hinweis auf Existenz von verlinkten Dateien und das Angebot, die Links zu aktualisieren erscheint und muss angenommen werden.

      Achtung: Teildokumente erhalten denselben Namen wie das Globaldokument + fortlaufende Nummerierung. Dies ist nicht beeinflussbar. Wenn Kapitelüberschriften nur teilweise nummeriert sind, stimmen die Nummern der Teildateibezeichnungen ggf. nicht mit den Kapitelnummern überein.

  • Falls das Originaldokument keine Merkmale (Absatzformate) für die automatische Aufteilung enthält

    In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder Sie erstellen temporäre Überschriften mit einer geeigneten Absatzvorlage an den vorgesehenen Schnittstellen und legen dann das Globaldokument an, bevor Sie die Überschriften aus den einzelnen Dokumenten wieder entfernen.

    Alternativ kann das Dokument auch per Hand geteilt werden. Dazu die verschiedenen Textteile markieren und in ein neu angelegtes Dokument kopieren. Dies dann für alle Teile wiederholen.

  • Teildokumente organisieren

    Im Navigator kann die Reihenfolge aller Elemente – sowohl Inhalte des Globaldokuments als auch die verlinkten Teildokumente – per Drag & Drop oder mit den beiden Pfeiltasten (hoch, runter) angepasst werden.

    Teildokument können im Navigator mit der rechten Maustaste angeklickt und mit „Löschen“ aus dem Globaldokument entfernt werden. Die Originaldatei bleibt dabei unberührt.

    Den Namen eines Teildokuments zu ändern ist etwas komplizierter. Die beste Methode ist, den Eintrag im Navigator zu löschen, die zugehörige Datei per Dateimanager umzubenennen und dann wieder dem Globaldokument hinzuzufügen. Wenn nur die externe Datei umbenannt wird, kommt es im Globaldokument zu einem Fehler (der alte Dateiname wird rot im Navigator dargestellt).

    Dieser Fehler kann mit ein paar Handgriffen behoben werden. Durch Rechtsklicken auf den Eintrag, „Verknüpfung bearbeiten“ wählen und im folgenden Fenster unter „Dateiname“ mit dem „Durchsuchen“-Button zur umbenannten Originaldatei navigieren.

    Achtung: Der Fehlerhinweis verschwindet dann zwar, aber im Navigator bleibt der alte Name stehen.

  • Teildokumente bearbeiten

    Teildokumente lassen sich nicht direkt im Globaldokument bearbeiten (schreibgeschützt). Im Globaldokument können nur Textteile, die zum diesem gehören (im Navigator als „Text“ aufgeführt) direkt bearbeitet werden.

    Der Schreibschutz kann abschnittsweise ausgeschaltet werden

    Dazu den Navigatoreintrag rechts anklicken und „Verknüpfung bearbeiten“ wählen. Nun das Häkchen bei „Schützen“ im Abschnitt „Schreibschutz“ entfernen.

    Achtung: Änderungen im Globaldokument werden nicht mit der jeweiligen Originaldatei synchronisiert (zwei unterschiedliche Textfassungen). Außerdem werden beim späteren Laden oder wenn über den Button im Navigator synchronisiert wird, alle Änderungen im Globaldokument durch die Fassung in der verlinkten Datei überschrieben.

    Besser ist es stattdessen die Teildokumente separat zu bearbeiten.

    Wenn das geänderte Dokument gespeichert wurde: aktualisieren im Globaldokument

    Im Navigator „Aktualisieren“ wählen und dann im Ausklappmenü den Eintrag „Alle“ anklicken und die folgende Dialogbox bestätigen.

  • Formatkontrolle

    Ein Problem, vor allem wenn es verschiedene AutorInnen gibt, ist eine uneinheitliche Gestaltung.

    Idealerweise basieren alle Textdateien auf derselben vorbereiteten Formatvorlage. Über „Datei/Dokumentvorlagen/Dokumentvorlagen verwalten/Verwalten/Importieren“ kann eine solche eingelesen und als Basis für Teildokumente verwendet werden.

    Arbeiten aber alle Co-AutorInnen stattdessen mit der Standardvorlage von Libre Office Writer, muss sich für die verschiedenen Textelemente an vereinbarte Absatzformat-Vorgabe gehalten werden.

    Wurde sich zwar darangehalten, aber visuell variiert, kann Libre Office über das Globaldokument in gewissem Rahmen korrigierend eingreifen.

    Regeln:

    •     Existieren im Globaldokument und in den Teildokumenten gleichnamige Absatzformatvorlagen mit unterschiedlichen Einstellungen, gelten die des Globaldokuments
    •     Alle Teildokumente werden entsprechend angepasst, allerdings nur im Globaldokument – die Formatierungen in den Originaldateien bleiben erhalten.
    •     Enthält das Globaldokument keine namentliche Entsprechung eines Absatzformats in einem oder mehreren Teildokumenten, gelten die Einstellungen des ersten (im Navigator am höchsten stehenden) Teildokuments auch für die übrigen Teile
    •     Wie bei der inhaltlichen Bearbeitung: Besser nicht Schreibschutz aufheben, um die Absatzformate innerhalb des Globaldokuments zu korrigieren, sondern die Einstellungen in den jeweiligen Einzeldateien verbessern und „Aktualisieren“-Button im Navigator nutzen
    •     Wichtig: Es reicht nicht, nur das Globaldokument einzustellen oder auf einer vorgefertigten Vorlage aufzubauen
    •     Aus dem Navigator angelegten Textdokumente verwenden nicht automatisch die Vorlage des Globaldokuments

    Vorarbeit: ändern der Standarddefinition (ggf. vorrübergehend)

    1. Öffnen der Vorlagenverwaltung unter „Datei/Dokumentvorlagen …/Dokumentvorlagen verwalten“
    2. Klicken im Dialogfenster auf die gewünschte Vorlage mit der rechten Maustaste an
    3. „Als Standard verwenden“ wählen
    4. ggf. nachdem alle Teildokumente erzeugt wurden die Einstellung wieder zurückstellen

  • Inhaltsverzeichnis und Querverweise bei Zusammenarbeit

    Das Globaldokument steuert auch die übergreifende Nummerierung von Seiten, Kapiteln und Aufzählungen, sowie Verweise, wie z.B. ein Stichwortverzeichnis, im Gesamtdokument. Die verlinkten Einzeldateien behalten dennoch weiterhin ihre individuellen Verzeichnisse etc.; z. B. in jedem von ihnen beginnt die Seitennummerierung mit 1.

    Das meiste für die Steuerung des Gesamtdokuments wichtige regelt das Globaldokument automatisch, bspw. die durchgehende Seiten- und Kapitelnummerierung.

    Voraussetzung dafür ist die Verwendung der korrespondierenden Feldfunktionen in allen Dokumenten und, dass die Nummerierung nicht an einer bestimmten Stelle neu begonnen oder mit einem bestimmten Startwert versehen wurde.

    Das Inhalts- oder Stichwortverzeichnis des Gesamtmanuskripts gehört in das Globaldokument.

  • Dokumentverlinkungen nachträglich wieder bearbeiten

    Drei Möglichkeiten:

    1. Wieder alles in den ursprünglichen Ordner kopieren
    2. Bearbeiten der Pfade aller Teildokumente per Rechtsklick im Navigator und „Verknüpfungen bearbeiten“ wählen
    3. Alle Teildokumente aus dem Navigator löschen und vom neuen Speicherort aus wieder einfügen

Weitere Anleitungen