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Aufgaben des Archivs

Bei der Übernahme von in der laufenden Verwaltung nicht mehr benötigten Unterlagen entscheidet die Archivarin oder der Archivar, welche Akten aufbewahrt werden. Die Auswahl (Bewertung) erfolgt in der Weise, dass Akten mit rechtswahrendem Charakter und historisch aussagekräftige Unterlagen ins Archiv gelangen. Dort kann bei Bedarf aus der Verwaltung auf sie zurückgegriffen werden und sie bilden die Grundlage für spätere Forschungen. Die Akten, die nach ihrer Bewertung nicht in das Archiv übernommen werden, können nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen in der Verwaltung vernichtet (kassiert) werden. Dies gilt entsprechend auch für digitale Unterlagen. Auch Daten, die gesetzlichen Löschfristen unterliegen, müssen vor ihrer Löschung dem Archiv angeboten werden. Die Übernahme der datengeschützten Unterlagen in das Archiv ist im Sinn des Datenschutzes mit ihrer Löschung gleichgesetzt (Löschungssurrogat).

Im Archiv werden die Akten von der Archivarin oder dem Archivar erschlossen, d. h. sie oder er verschafft sich einen Überblick über die Akte und hält ihren Inhalt, gegebenenfalls auch ihren Entstehungszweck, in einem Titel fest und vergibt eine Signatur. Die Titel werden zusammen mit den Signaturen in sog. Findbüchern oder Repertorien, die als Ausdruck oder online vorliegen, veröffentlicht. Künftige Benutzer können so die sie interessierenden Akten ermitteln und in den Lesesaal zur Einsicht bestellen. Die Archivarin oder der Archivar berät dabei.