FAQ - Häufig gestellte Fragen zur Presse- und Öffentlichkeitsarbeit an der Philipps-Universität

• Wo erfahre ich, wer in der Pressestelle wofür genau zuständig ist?

• Wen erreicht die Pressestelle?

• Woran erkenne ich, dass mein Thema in den Medien gut ankommen könnte?

• Wie erfahre ich, wie häufig und wo meine Pressemitteilung in den Medien aufgegriffen wurde?

• Medien kommen oft wegen meines Forschungsthemas auf mich zu, ich habe bisher aber immer alle Interviewanfragen abgewehrt, weil ich befürchte, dass meine Aussagen falsch dargestellt werden und weil ich vor allem im Radio und im Fernsehen nicht weiß, wie ich mich verhalten soll. Wer kann mir da helfen?

• Ein Drittmittelprojekt wurde bewilligt und in den Vorgaben steht, dass ich Öffentlichkeitsarbeit betreiben muss. Was muss ich dabei beachten?

• Ich habe einen Forschungspreis bekommen. An wen wende ich mich, wenn ich möchte, dass das veröffentlicht wird?

• Meine Forschungsergebnisse werden in einer Fachzeitschrift (z. B. Nature, PNAS, etc.) bzw. in einer Monographie veröffentlicht. Was mache ich, damit auch die allgemeine Öffentlichkeit davon erfährt?

• In meinem Bereich findet demnächst eine wissenschaftliche Tagung statt und ich möchte, dass dieser Termin bundesweit bekannt gegeben wird. Was soll ich tun?

• Was gehört alles zu einer Pressekonferenz?

• Wer kann mir bei der Erstellung von Flyern und der Beschaffung des Inhalts von Pressemappen helfen?

• Um unseren Internetauftritt ansprechend zu gestalten, wollen wir von unserer Forschungsgruppe einheitliche Fotos machen lassen. Kann die Pressestelle jemanden empfehlen?

• Worauf muss ich bei Fotos achten, die zusammen mit meiner Pressemitteilung verschickt werden sollen?

Wo erfahre ich, wer in der Pressestelle wofür genau zuständig ist?

Auf www.uni-marburg.de/aktuelles/team können Sie sehen, wer zum Team der Schnittstelle zwischen Universität und Öffentlichkeit gehört. Wenn Sie sich nicht sicher sind, an wen Sie sich mit Ihrem Anliegen wenden sollen, schreiben Sie bitte eine E-Mail an pressestelle@uni-marburg.de.

Wen erreicht die Pressestelle?

Der Presseverteiler umfasst große und kleine Zeitungen, Hörfunk, Fernsehen mit hessischem Schwerpunkt, Nachrichtenagenturen, das Hessische Ministerium für Wissenschaft und Kunst und weitere. Bei Spezialthemen ist in Absprache mit den beteiligten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern ein erweiterter Verteiler möglich. Über den Informationsdienst Wissenschaft (www.idw-online.de) werden rund 1.000 überregionale akkreditierte Journalistinnen und Journalisten mit Fachinteressen erreicht. Das Marburger Unijournal wendet sich an die Universitätsöffentlichkeit, an Freunde und Förderer, Alumni und weitere Interessenten. Über Twitter (http://twitter.com/Uni_MR) wird Kontakt zur eher jüngeren Uni-Community und zu Wissenschaftsjournalistinnen und –journalisten gepflegt. In ausgewählten Fällen ist die direkte Ansprache von einschlägigen Journalisten möglich. Wichtig: Diese genießen die Freiheit der Berichterstattung, es gibt keine Auftragsartikel!

Woran erkenne ich, dass mein Thema in den Medien gut ankommen könnte?

Wenden Sie sich an die Pressestelle (pressestelle@uni-marburg.de), die Themen für Pressemitteilungen sorgfältig auswählt, um ein ausgewogenes Bild sämtlicher Bereiche der Universität mit den vorhandenen Ressourcen in der Pressearbeit zu erreichen. Als Faustregel gilt, dass es einen Text pro Ereignis gibt – also Presseeinladung, Vor- oder Nachbericht. Pressemitteilungen sind z. B. in folgenden Fällen möglich:

• Forschungspublikationen und wissenschaftliche Veröffentlichungen von allgemeinem Interesse
• Bewilligung von größeren Forschungsprojekten
• Besondere Lehrprojekte
• Ausgewählte Personalia wie z. B. Ehrendoktorwürden und bedeutende, über die Fachcommunity hinauswirkende Preise. Texte über Nachrufe, Preise, Stipendien, Berufungen, Vorsitze in Fachverbänden, Exkursionen etc. erreichen ihre Zielgruppe am besten über die Seiten der Fachbereiche.
• Presseeinladungen zu größeren Tagungen, öffentlichen Veranstaltungen
• Alles, was ungewöhnlich ist!

Wie erfahre ich, wie häufig und wo meine Pressemitteilung in den Medien aufgegriffen wurde?

Leider hat die Philipps-Universität aus Kostengründen derzeit keinen externen Dienstleister für eine professionelle Medienresonanzanalyse beauftragt; eine individuelle Auswertung seitens der Pressestelle ist aus Kapazitätsgründen und wegen des umfangreichen Presseverteilers ebenfalls nicht möglich. Empfehlenswert ist es, bei einer Suchmaschine wie z. B. Google (www.google.de/alerts) eine Nachrichtensuche nach Stichworten per E-Mail zu abonnieren.

Medien kommen oft wegen meines Forschungsthemas auf mich zu, ich habe bisher aber immer alle Interviewanfragen abgewehrt, weil ich befürchte, dass meine Aussagen falsch dargestellt werden und weil ich vor allem im Radio und im Fernsehen nicht weiß, wie ich mich verhalten soll. Wer kann mir da helfen?

Das Weiterbildungsangebot Wissenschaftskommunikation der MARA (www.uni-marburg.de/mara/wisskomm) bietet ein Aufbaumodul „Interviewtraining“ an, das Sie auf derartige Situationen vorbereitet. In dem Buch „Wissenschaft in den Medien präsentieren“ (Campus Verlag, Frankfurt/New York 2008) wird ausführlich auf die Bereiche „Interview mit Presse, Online-News, TV oder Radio“ und „Stimme, Sprache, Haltung im Interview“ eingegangen; außerdem können Sie bei der Pressestelle um Rat fragen (pressestelle@uni-marburg.de). Handelt es sich um ein Fernsehinterview, informieren Sie die Pressestelle bitte rechtzeitig per E-Mail, damit eine Dreherlaubnis erteilt werden kann. Lassen Sie sich nach Möglichkeit vorab die Fragen geben, damit Sie sich ein Konzept und vor allem auch Ihre Reaktion auf kritische Fragen überlegen können. Es ist nicht die Regel, dass Interviews vor der Veröffentlichung noch einmal von Ihnen gegengelesen werden können! Denken Sie daran, um die Zusendung eines Belegexemplars bzw. eines Sendehinweises oder eines Links zu einem Podcast zu bitten und die Belege dann auch der Pressestelle mitzuteilen bzw. an sie weiterzuleiten.

Ein Drittmittelprojekt wurde bewilligt und in den Vorgaben steht, dass ich Öffentlichkeitsarbeit betreiben muss. Was muss ich dabei beachten?

Wenn es sich um ein langfristiges Projekt handelt und Sie nicht sofort aktiv werden müssen, empfiehlt sich die Teilnahme am Weiterbildungsangebot Wissenschaftskommunikation der MARA. Auf deren Homepage www.uni-marburg.de/mara/wisskomm erfahren Sie die aktuellen Termine zu Schulungen über die Grundlagen von Presse- und Öffentlichkeitsarbeit in der Wissenschaft, zu Trainings für öffentliche Kurzvorträge vor nicht-wissenschaftlichem Publikum, Interviewtrainings etc. Wünschen Sie eine individuelle Beratung, können Sie sich an wisskomm@uni-marburg.de wenden oder an die Stabsstellen Hochschulkommunikation und Wissenschaftskommunikation. Informieren Sie den Wissenschaftsredakteur Johannes Scholten (johannes.scholten@verwaltung.uni-marburg.de) in jedem Fall von der Bewilligung Ihres Projektes, damit er die Möglichkeit einer Pressemitteilung prüfen kann.

Ich habe einen Forschungspreis bekommen. An wen wende ich mich, wenn ich möchte, dass das veröffentlicht wird?

Schicken Sie bitte alle wichtigen Informationen an pressestelle@uni-marburg.de – von dort aus wird Ihre E-Mail an die zuständige Kollegin weitergeleitet. Grundlage einer stimmigen Pressemitteilung ist die Beantwortung der so genannten „W-Fragen“ (wer, was, wann, wie, wo, warum): Dazu gehören Ihr Name mit Titel, Ihre Stellung bzw. Funktion an der Philipps-Universität, ein Kurzlebenslauf mit den wichtigsten Stationen Ihrer Karriere, um welchen Forschungspreis es sich handelt, zum wievielten Mal er vergeben wird, womit er dotiert ist, was Sie dafür leisten mussten – und damit natürlich auch eine allgemeinverständlich formulierte Darstellung Ihrer prämierten Forschungsarbeit – sowie der Text der Urkunde und / oder der Laudatio und ein für den Druck geeignetes Foto. Damit die Pressestelle so aktuell wie möglich aktiv werden kann, melden Sie sich bitte, sobald Sie erfahren, dass Sie einen Preis erhalten, spätestens aber 14 Tage vor der Verleihung.

Meine Forschungsergebnisse werden in einer Fachzeitschrift (z. B. Nature, PNAS, etc.) bzw. in einer Monographie veröffentlicht. Was mache ich, damit auch die allgemeine Öffentlichkeit davon erfährt?

Zuständig für Forschungsmeldungen ist der Wissenschaftsredakteur Johannes Scholten (johannes.scholten@verwaltung.uni-marburg.de), der die Möglichkeit einer Pressemitteilung prüft. Auf Aufsätze in Fachzeitschriften wird bevorzugt bereits vor dem Datum der Online-Vorabveröffentlichung eine mit Sperrfrist versehene Pressemitteilung herausgegeben, damit Wissenschaftsjournalisten zeitnah reagieren und gegebenenfalls tiefer gehend zu Ihrem Thema recherchieren können. Da Sie in der Regel frühzeitig erfahren, wann Ihre Publikation erscheint, informieren Sie den Wissenschaftsredakteur bitte ebenfalls so früh wie möglich, spätestens aber 14 Tage vor Erscheinen. Er benötigt neben Ihrem Namen mit Titel, Ihrer Stellung bzw. Funktion an der Philipps-Universität und einem Kurzlebenslauf mit den wichtigsten Stationen Ihrer Karriere den Originaltext, der in einer Fachzeitschrift bzw. Monographie publiziert werden soll sowie eine allgemeinverständlich formulierte Zusammenfassung. Denken Sie daran, dass sich die Pressemitteilung nicht an ein Fachpublikum wendet – Dinge und Formulierungen, die für Sie ein selbstverständlicher Teil Ihres Forschungsalltags sind, stiften in der heterogenen Öffentlichkeit möglicherweise Verwirrung und müssen erklärt werden. Auch eine Forschungsmeldung hat dann größere Chancen auf Veröffentlichung, wenn sie von einem aussagekräftigen Bild ergänzt wird.

In meinem Bereich findet demnächst eine wissenschaftliche Tagung statt und ich möchte, dass dieser Termin bundesweit bekannt gegeben wird. Was soll ich tun?

Zunächst tragen Sie den Termin der Tagung mit allen Informationen – Datum, Titel, Organisatoren, Referenten, Programm, Anmeldemodalitäten – als Termin (nicht als Nachricht!) im Content Management System (CMS) auf der Ebene Ihres Fachbereichs bzw. Ihrer Forschungsgruppe ein und reichen ihn auf Uni-Ebene ein. Dadurch kann die Pressestelle ihn für den allgemeinen Online-Kalender der Universität frei geben. Geben Sie der Veranstaltung im Terminkalender einen kurzen, prägnanten Titel; die Nennung des Datums ist in der Titel- und Unterzeile nicht nötig. Informationen zur Arbeit mit dem CMS finden Sie hier: www.uni-marburg.de/hrz/schulung/cmsschulung; www.uni-marburg.de/fb15/docu/termtut; www.uni-marburg.de/fb15/docu/nachtut. Sollten Sie keine Redakteursrechte für das CMS besitzen, wenden Sie sich bitte an den CMS-Beauftragten Ihres Fachbereichs.

Alle Informationen schicken Sie parallel dazu so frühzeitig wie möglich, mindestens aber 14 Tage vor der Tagung an pressestelle@uni-marburg.de. Je nach Reichweite und Relevanz des Themas für die breite Öffentlichkeit entscheiden die Mitarbeiterinnen der Pressestelle darüber, ob sie an den Verteiler mit rund 120 Adressen (z.B. Nachrichtenagenturen, regionale und überregionale Print- und Hörfunkmedien, freiberufliche Journalisten) eine Presseeinladung schicken. Zusätzlich besteht für die Pressestelle die Möglichkeit, den Termin Ihrer Tagung in den Kalender des Informationsdienstes Wissenschaft (www.idw-online.de) einzutragen, auf den unter anderem bundesweit über 1.000 akkreditierte Journalisten Zugriff haben.

Aus Kapazitätsgründen können die Mitglieder der Pressestelle bei den einzelnen Tagungen nicht vor Ort anwesend sein; Nachberichte gibt es aus dem gleichen Grund nur in zu prüfenden Ausnahmefällen und wenn ein qualitativ hochwertiger Text geliefert wird.

Was gehört alles zu einer Pressekonferenz?

Pressekonferenzen sind nur bei sehr großen Tagungen und bei einer sehr wichtigen Botschaft empfehlenswert. Die Pressestelle muss mindestens vier Wochen vor dem Termin informiert werden (pressestelle@uni-marburg.de) und übernimmt die Einladung der Pressevertreter, sie unterstützt beim Erstellen von Pressemappen und ist nach Möglichkeit beim Termin anwesend. Zum Inhalt von Pressemappen gehört Folgendes: Programm (Flyer), ausführliche Informationen zu Vorträgen und Referenten, Fotos, CD-Rom, Block, Stift.

Wer kann mir bei der Erstellung von Flyern und der Beschaffung des Inhalts von Pressemappen helfen?

Bei der Erstellung von Flyern, Postern etc. berät die Stabsstelle Corporate Publishing (corpub@uni-marburg.de); Informationen über Tagungsmappen, Stifte und Blöcke bekommen Sie auf www.uni-marburg.de/service/tagungsbedarf.

Um unseren Internetauftritt ansprechend zu gestalten, wollen wir von unserer Forschungsgruppe einheitliche Fotos machen lassen. Kann die Pressestelle jemanden empfehlen?

Ja, die Pressestelle kann Kontakt zu Fotografen herstellen, die gegen Honorar professionelle Fotos für Sie anfertigen (E-Mail an pressestelle@uni-marburg.de). Treffen Sie mit den Fotografen eine Vereinbarung über die Nutzung: Dürfen die Fotos nur für den Internetauftritt verwendet oder auch gegebenenfalls zusammen mit einer Pressemitteilung zur freien Verwendung an die Presse geschickt werden? Bitte verwenden Sie auf keinen Fall Bewerbungsfotos, weder für Pressemitteilungen noch auf Ihrer Homepage – denn diese darf man wirklich nur für Bewerbungen verwenden und muss andernfalls mit rechtlichen Schritten des Fotografen rechnen.

Worauf muss ich bei Fotos achten, die zusammen mit meiner Pressemitteilung verschickt werden sollen?

Um für die Presse verwertbar zu sein, muss Bildmaterial eine Mindestgröße von 7 cm bei einer Auflösung von 300 dpi haben. Achten Sie auf ein aussagekräftiges Motiv, nenne Sie immer den Namen des Fotografen und klären Sie die Urheberschaft – ohne ausdrückliches Einverständnis des Fotografen kann ein Foto nicht an die Presse versendet werden. Aus diesem Grund dürfen auch Bewerbungsfotos nicht als honorarfreies Pressefoto versendet werden. Es gilt das Recht am eigenen Bild: Klären Sie unbedingt vorab, ob alle auf dem Foto abgebildeten Personen mit einer Veröffentlichung einverstanden sind.