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FAQs

Allgemeines

An wen kann ich mich bei Fragen und technischen Problemen wenden?

Bei Fragen zum Zeiterfassungssystem können Sie sich gerne jederzeit per Mail oder telefonisch an das Zeitwirtschaftsteam der Personalabteilung wenden.
Sie erreichen uns per Mail über die Adresse zeiterfassung@uni-marburg.de . Unsere telefonischen Kontaktdaten finden Sie HIER.

Bei Fragen zur Zwei-Faktor-Authentisierung wenden Sie sich bitte an die Ansprechpersonen im HRZ.
Wo finde ich Informationen zum Thema Arbeitszeit?

Informationen zur Arbeitszeit, wie z.B. die Dienstvereinbarung flexible Arbeitszeit und FAQ's, finden Sie auf der Informationsseite der Personalabteilung.

Zeiterfassung

Wie erfasse ich meine Arbeitszeit?

Grundsätzlich ist ein physisches Zeiterfassungsgerät (Stempeluhr) zu verwenden, sofern sich im jeweiligen Dienstgebäude ein solches befindet. Eine Anleitung zur Bedienung des Webterminals finden Sie auf folgender Seite: Zeiterfassung - Bedienung des Terminals in den Gebäuden
Bei Personen, die an mehreren Arbeitsplätzen tätig werden, erfolgt die Buchung an dem Erfassungsgerät, das sich am nächsten zum jeweiligen Arbeitsplatz befindet. Steht kein Zeiterfassungsgerät im Dienstgebäude zur Verfügung, erfolgt die Erfassung der Arbeitszeit über das Webterminal.
In welchen Gebäuden befinden sich Zeiterfassungsterminals?

Lahnberge:
- Karl von Frischstraße 6
- Karl von Frischstraße 8
- Hans-Meerwein-Straße 2
- Conradistraße 1
- Baldingerstraße
- Fernheizwerk

Lahntal:
- Biegenstraße 10
- Biegenstraße 12
- Biegenstraße 36
- Pilgrimstein 20
- Bei St. Jost 15
- Wilhelm-Röpke-Straße 6a
- Deutschhausstraße 9
- Deutschhausstraße 11-13
- Robert-Koch-Straße 4
- Universitätsstraße 6
- Wilhelm-Roser-Straße 2
- Renthof 5
Wie gestaltet sich die Zeiterfassung beim Wechsel zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen?

Zeiten bei einem Wechsel zwischen Arbeitsplätzen sind keine Dienst- bzw. Arbeitszeiten. Beim Verlassen des einen Arbeitsplatzes ist eine Geht-Buchung zu stempeln, während bei Ankunft am anderen Arbeitsplatz eine Kommt-Buchung zu stempeln ist. Dies gilt auch für den Wechsel zwischen dem Arbeitsplatz an der Dienststelle und dem Arbeitsplatz im Mobilen Arbeiten bzw. der Telearbeit. Unproblematisch ist dabei, wenn man beim ersten Arbeitsplatz am physischen Zeiterfassungsterminal und danach über das Webterminal – und umgekehrt – stempelt.
Wie erfasse ich meine Arbeitszeit, wenn ich den Dienst an einem Ort ohne Buchungsmöglichkeit beginne/beende?

Bitte stempeln oder buchen Sie sich nicht ein/aus, sobald Sie an Ihren regulären Arbeitsplatz wechseln. Den Beginn oder das Ende Ihrer Arbeitszeit erfassen Sie direkt im System per Buchungskorrektur.
Wie erfolgt die Gutschrift der Rüstzeit?

Bei der Zeiterfassung über ein Web-Terminal wird die Rüstzeit in Höhe von sechs Minuten automatisch und pauschal einmalig pro Arbeitstag gutgeschrieben.
Wie werden die Zeiten von Dienstreisen erfasst?

Zeitgutschriften für Dienstreisen (inkl. Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen) werden gemäß den geltenden Tarifregelungen und den arbeitszeitrechtlichen Vorschriften gewährt. Weitere Informationen zur Zeiterfassung bei Dienstreisen, insbesondere zur Anrechenbarkeit von Reisezeiten finden Sie unter „Informationen zur Zeiterfassung bei Dienstreisen“.

Über das Formular "Mitteilung von Dienstreisezeiten" können Sie Ihrer zuständigen Zeiterfassungssachbearbeitung die Dienstreisezeiten zur Erfassung in ZEUSX mitteilen.
Gibt es eine Obergrenze bzw. Untergrenze für Zeitguthaben?

Ja, ein Zeitguthaben in Höhe von maximal 100 Stunden sowie eine Zeitschuld in Höhe von maximal 40 Stunden kann in den nächsten Kalendermonat übertragen werden. Darüberhinausgehende Stunden verfallen. Mindestens einmal im Kalenderjahr darf das Guthaben jedoch nicht mehr als 40 Stunden betragen. Bei Vorliegen eines Zeitguthabens können beliebig viele Gleittage als Freizeitausgleich in Anspruch genommen werden.
Wer kann meine erfassten Zeiten einsehen?

Die Vorgesetzten sind dazu berechtigt, von den Beschäftigten einen Monatsbericht des Vormonats einzufordern. Die Personalabteilung und der Personalrat erhalten einen jährlichen, anonymisierten Bericht über die erfassten Zeiterfassungsdaten der Beschäftigten sowie einmal im Quartal einen Überblick über die Zeitguthaben, die Zeitschulden und die von einer Kappung betroffenen Arbeitszeiten in den jeweiligen Arbeitseinheiten/ und -Gruppen der Universität. Darüber hinaus erhalten nur die Beschäftigten selbst sowie die zuständige Zeiterfassungssachbearbeitung einen fortlaufenden Einblick in die Arbeitszeitkonten.
Mein Dienstausweis ist abgelaufen. Was bedeutet das für die Zeiterfassung?

Das Ablaufdatum des Dienstausweises hat keine Auswirkungen auf die Funktionalität des Dienstausweises für die Erfassung der Arbeitszeiten. Auch mit einem abgelaufenen Dienstausweis können Sie Ihre Arbeitszeiten am Zeiterfassungsterminal erfassen.

Anmeldung im Webterminal

Wie kann ich mich bei ZEUSX anmelden?

Die Anmeldung erfolgt mit Ihrem Staff-Benutzerkonto. Eine Anleitung zur Anmeldung in ZEUSX finden Sie auf folgender Seite: Anleitung zum An- und Abmelden in das Portal und Bedienung des Webterminals

Zur Anmeldung benötigen Sie Ihren Staff-Benutzernamen und das dazugehörige Passwort, sowie einen zweiten Faktor (z.B. Yubikey oder App-Token) für die Zwei-Faktor-Authentisierung.
Kann ich meine Arbeitszeiten auch mobil erfassen?

Die Anmeldung im Zeiterfassungssystem kann von jedem Endgerät erfolgen, Sie müssen nicht mit dem Uni-Netz verbunden sein. Für die Anmeldung benötigen Sie nur den Link zum Zeiterfassungssystem, Ihre Benutzerdaten sowie den zweiten Faktor (z.B Yubikey).
Wie und wo erhalte ich meinen zweiten Faktor für die Zwei-Faktor-Authentisierung?

Den zweiten Faktor erhalten Sie über das HRZ. Weiterführende Informationen erhalten Sie auf den Seiten des HRZ: Zwei-Faktor-Authentisierung

Bedienung des Webterminals

Wie erfasse ich einen Gleittag?

Beschäftigte tragen ihre Gleittage eigenverantwortlich in ZEUSX ein. Einen Genehmigungsprozess in ZEUSX gibt es nicht, eine Weiterleitung an die Vorgesetzten zur Information über die Eintragung eines Gleittags erfolgt ebenfalls nicht.

Hintergrund für dieses Vorgehen ist die in der Dienstvereinbarung „flexible Arbeitszeit“ festgelegte, selbstbestimmte Arbeitszeitgestaltung. Die in der Dienstvereinbarung ebenfalls genannte Verantwortung bedeutet, dass die Beschäftigten ihre Vorgesetzten über Gleittage informieren sollen, damit diese sich darauf einstellen können. Erforderliche Absprachen müssen vor der Eintragung von Gleittagen in ZEUSX erfolgen.

Eine Anleitung zur Eintragung von Gleittagen finden Sie auf der folgenden Seite: ZeusX - Handout "Eintrag eines Gleittages"
Wie nehme ich eine Buchungskorrektur/Zeitkorrektur vor?

Buchungs- bzw. Zeitkorrekturen werden durch die Beschäftigten selbständig im Zeiterfassungssystem vorgenommen. Eine Anleitung finden Sie HIER.
Welche Buchungskorrekturen kann ich im System vornehmen?

Bitte beachten Sie: Mit einer Buchungskorrektur sollen nur vergessene, fehlende oder fehlerhafte Buchungen erfasst werden. In allen anderen Fällen kann die Zeitkorrektur formlos per E-Mail bei der zuständigen Zeiterfassungssachbearbeitung mit der/dem Vorgesetzten in Cc erfolgen.

Die Erfassung der Zeiten für folgende Anlässe übernimmt die zuständige Zeiterfassungssachbearbeitung für Sie:
- Dienstreisezeiten
- Sport Dies
- Betriebsausflug
- Uni-Sommerfest
- Streikteilnahme
- Arbeitszeiten außerhalb des allgemeinen Arbeitszeitrahmens
- Arztbesuche nach Maßgabe des § 7 Abs. 1 der Dienstvereinbarung
- Arbeits-/ Dienstbefreiung
- Bildungsurlaub
- Sonderurlaub
- Schließzeit der Universität "zwischen den Jahren"
Ich habe eine Buchungskorrektur erfasst, aber sie ist nach Ab- und Anmeldung wieder verschwunden. Was muss ich tun?

Die Buchungskorrektur wurde nicht gespeichert. Bitte nehmen Sie die Buchungskorrektur erneut vor. Geben Sie die Zeit an, wählen Sie die passende Buchungsaktion aus, klicken Sie auf „Einfügen“, anschließend unten rechts auf „Übernehmen“ und danach auf „Aktualisieren“. Sobald der grüne Stift erscheint, ist die Buchung vollständig erfasst.
Warum erscheinen Buchungen für den Start im Mobilen Arbeiten oder der Telearbeit auf der „Geht“-Seite?

Dies ist vom Hersteller des Zeiterfassungssystem so vorgegeben. Damit soll signalisiert werden, dass ein*e Beschäftigte*r nicht „im Haus“, also an der Dienststelle, sondern außerhalb arbeitet. Die „Start“-Buchung ist mit dem Kürzel „MA“ gekennzeichnet, die „Stopp“-Buchung nicht.
Ich arbeite in Teilzeit und möchte einen arbeitsfreien Tag mit einem regulären Arbeitstag tauschen. Wie funktioniert das?

Wenn Sie einen Arbeitstag mit einem arbeitsfreien Tag tauschen möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Am eigentlich arbeitsfreien Tag:
Erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten wie gewohnt am Zeiterfassungsterminal oder über das Webterminal. Diese Zeiten werden Ihrem Zeitkonto gutgeschrieben.

Am regulären Arbeitstag, den Sie freinehmen möchten:
Tragen Sie für diesen Tag einen Gleittag im System ein

Wichtig: Bitte stimmen Sie den Tagetausch vorher in Ihrem Bereich z.B. mit Ihrer/Ihrem Vorgesetzten ab.
Muss ich für die Schließzeit der Universität „zwischen den Jahren“ Gleittage in ZEUSX eintragen?

Nein, das ist nicht notwendig. Die Tage der Schließung „zwischen den Jahren“ werden vom Zeiterfassungsteam zentral in den Zeiterfassungskonten aller Beschäftigten eingetragen. Wenn Sie an diesen Tagen Urlaub nehmen möchten (anstatt Stunden abzubauen), werden die Urlaubstage entsprechend in ZEUSX erfasst.

Pausen

Wann wird die Pause abgezogen?

Die Pause wird automatisch am Ende des Arbeitstages abgezogen, wenn man sich nicht zur Pause ausstempelt.

- Bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden werden 30 Minuten Pause abgezogen.
- Bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden werden 45 Minuten Pause abgezogen.

Zeiten, in denen Sie ausgebucht sind, werden auf die Pause angerechnet. Wird zum Beispiel für 15 Minuten das Gebäude verlassen und danach die Arbeit wieder aufgenommen, wird die Zeit als bereits in Anspruch genommene Pause berücksichtigt. Am Ende des Tages wird dann nur noch die restliche Pausenzeit abgezogen.
Ab wann wird die volle Pause abgezogen?

Die Pause in Höhe von 30 Minuten wird erst ab einer Anwesenheitszeit (Arbeitszeit + Pause) von 6 Stunden und 30 Minuten abgezogen. Die Pause in Höhe von 45 Minuten wird erst ab einer Anwesenheitszeit (Arbeitszeit + Pause) von 9 Stunden und 45 Minuten abgezogen.
Bei Anwesenheitszeiten von 6 bis 6 Stunden und 30 Minuten erfolgt ein Abzug in Höhe der 6 Stunden überschreitenden Zeit, bei Anwesenheitszeiten von 9 bis 9 Stunden und 45 Minuten erfolgt ein Abzug in Höhe der 9 Stunden überschreitenden Zeit.

Beispiel:
Anwesenheitszeit 6 Stunden und 10 Minuten
Die 10 Minuten, die über die 6 Stunden hinausgehen, gelten in diesem Fall als Pause und werden von der Arbeitszeit abgezogen. Es werden weder zusätzlich 30 Minuten abgezogen noch am Ende des Tages die verbleibenden 20 Minuten. Die effektive Arbeitszeit beträgt an diesem Tag somit 6 Stunden, die 10 Minuten werden als Pause gewertet.

Urlaub und Erkrankung

Werden Urlaubs- und Krankheitstage ebenfalls in ZEUSX erfasst?

Krankmeldungen erfolgen auf den bekannten Wegen (z. B. über das Online-Formular) und können nicht in ZeusX selbst korrigiert werden. Urlaubsanträge werden wie gewohnt (z.B. über die Urlaubskarte) gestellt und bei der zuständigen Sachbearbeitung eingereicht.
Ich habe eine Krankmeldung eingereicht oder einen Urlaubsantrag gestellt. Warum erscheinen die Tage nicht in meinem Zeiterfassungskonto?

Urlaubs- und Krankheitstage werden nicht direkt in ZEUSX, sondern in SAP erfasst. Die Übertragung von SAP nach ZEUSX erfolgt automatisiert über Nacht. Ist in SAP eine Eintragung erfolgt, erscheinen die entsprechenden Tage daher erst am nächsten Tag in ZEUSX.
Kann ich meinen Resturlaub im Zeiterfassungssystem sehen?

Das ist leider nicht möglich. Sie können jedoch über die Kalenderübersicht einsehen, für welche Tage Urlaub im System erfasst ist. Sobald der Urlaub im SAP-System hinterlegt wurde, wird er automatisch in das Zeiterfassungssystem übertragen, sodass an den entsprechenden Tagen die Sollarbeitszeit gutgeschrieben wird.