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Die häufigsten E-Mail-Ärgernisse vermeiden

„Alles auf Empfang?“ - Viele Empfänger und der Datenschutz

Wo liegen die Unterschiede von „An:“, „CC:“, „BCC:“ und wann verwendet man was?

  • "An": Hier sollten Sie einen Empfänger eintragen, wenn Sie nur einer Person schreiben.
  • "CC" (carbon copy): Dieses Feld ist für mehrere Empfänger gedacht. Es sind alle weiteren Empfänger für alle Empfänger sichtbar!
  • "BCC" (blind carbon copy): Ebenfalls für mehrere Empfänger gedacht. Hier eingetragene Empfänger sind verborgen und werden nicht an alle Empfänger mitgesendet!

Mit Einträgen von E-Mail-Adressen in die Felder „An:“, „CC:“ und „BCC:“ erreicht die E-Mail die Empfänger - doch mit unterschiedlichen Zwecken.

  • Empfänger, die in das „An:“-Feld eingetragen werden, sollen mit der E-Mail irgendetwas tun.
  • Die weiteren Empfänger, die im „CC:“- oder „BCC:“-Feld stehen, sollen nur vom Inhalt der E-Mail Kenntnis nehmen und haben keinen unmittelbaren „Auftrag“.

Ist der Kreis der Empfänger klein, bereits in beruflichem Kontakt und ist es zwingend notwendig oder sinnvoll, dass alle Empfänger von den weiteren Empfängern der E-Mail erfahren, kann das Feld „CC:“ benutzt werden. In allen anderen Fällen (Newsletterversand, Mailing-listen, etc.) sollte immer das Feld „BCC:“ für alle Empfänger genutzt werden und nur die eigene Mailadresse in das „An:“-Feld eingetragen werden. Alle Empfänger offen in das „An:“- oder „CC:“-Feld zu schreiben, ist aus Datenschutzgründen bedenklich, denn die Weitergabe der E-Mail-Adressen auf diesem Wege kann von einigen Empfängern unerwünscht sein und gegen Datenschutzrecht sowie das Recht auf informationelle Selbstbestimmung verstoßen.

Office-Dokumente als E-Mail-Anhang - Wo liegt die Gefahr?

Innerhalb der Philipps-Universität Marburg sind die E-Mails auf ihrem Transportweg verschlüsselt (von dienstlicher zu dienstlicher E-Mail-Adresse). E-Mails an externe Empfänger sind dies nicht automatisch, der Inhalt kann somit - wie auf einer Postkarte - auf ihrem Weg durch die unterschiedlichsten E-Mail-Server unterwegs von anderen Personen mitgelesen werden.

Auch der Inhalt eines angehängten Dokuments kann von anderen mitgelesen, beliebig manipuliert und verändert werden. Wird ein Anhang nicht als PDF verschickt, ist nicht sichergestellt, dass das Layout beim Empfänger dasselbe ist, wie beim Absender.

Wegen des besonderen Missbrauchsrisikos dürfen keine Dokumente mit eingescannten Unterschriften per E-Mail versandt werden. Auch Dokumente mit Beschäftigtendaten, wie z. B. Personal- oder Gehaltslisten sind per E-Mail tabu. Vor einer Veränderung (halbwegs) geschützt sind lediglich PDF-Dokumente. E-Mails mit Anhängen an externe E-Mail-Empfänger sollten daher entweder verschlüsselt versandt werden oder es sollte ein anderer Versandweg überlegt werden.

Seit dem 17.02.2020 ist es nicht mehr möglich, ältere Office-Dateien sowie passwortgeschützte Archivdateien bzw. verschlüsselte Dateien zu verschicken und zu empfangen. Weitere Informationen finden Sie hier.

Tipp: Was in keiner E-Mail fehlen sollte

  • Schreiben Sie eine aussagekräftige Betreffzeile.
  • Verwenden Sie eine Anrede und Schlussformel. („Mit freundlichen Grüßen“) nicht in der Signatur!
  • Verfassen Sie Ihre E-Mails inhaltlich klar und verständlich.
  • Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung.
  • Verfassen Sie Ihre E-Mails in Nur-Text statt in html-gestalteten Schriftarten.
  • Verwenden Sie eine E-Mail-Signatur (footer).
  • Verzichten Sie bei einer Antwort auf den ursprünglichen Text. Bei inhaltlichem Bezug referenzieren Sie nur die entsprechende Textstelle.