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Ausschreibung und Einstellung von studentischen Hilfskräften 

Der Leitfaden für das Beschäftigungsverhältnis als studentische Hilfskraft ist immer bindend (Langfassung und Kurzfassung).

Wichtige Informationen im Überblick: 

  • Mindestumfang: 40 h/Monat
  • maximale Stundenzahl: 82 h/Monat
  • Mindestvertragslaufzeit: 12 Monate
    • Abweichungen möglich:
      • bei Art der Tätigkeit
      • Drittmittelfinanzierung
      • auf Wunsch der SHK (z. B. zur Vermeidung von Minijob-Grenzüberschreitungen). Dies ist jedoch erst bei der Einstellung möglich, nicht bereits bei der Ausschreibung.
  • Beschäftigung als SHK bis zu sechs Jahre nach § 6 WissZeitVG möglich.
  • Meldung des Studienabschlusses unverzüglich an Fachbereichsverwaltung, der der Vertrag dann automatisch endet.
  • Mehrfachbeschäftigungen müssen der Universität Marburg angezeigt werden, um sozialversicherungsrechtliche Fragen zu klären.

 Arbeitsverträge für SHK können ausschließlich zum 1. oder 15. eines Monats ausgestellt werden.

Der Arbeitsvertrag muss zwingend vor Beschäftigungsbeginn sowohl von der einzustellenden Hilfskraft wie auch von der Fachbereichsverwaltung unterzeichnet werden. Eine Arbeitsaufnahme ohne Vertrag oder vor Unterschrift ist nicht zulässig.

 

Ausschreibung

SHK-Stellen müssen grundsätzlich ausgeschrieben werden – Ausnahme: Wiedereinstellung nach kurzer Unterbrechung (max. zwei Monate). Eine Unterbrechung ist beispielsweise wegen Auslandsemester oder Praktika mit Zustimmung möglich.

Ausschreibung bitte mind. eine Woche vor Ausschreibungsbeginn mit folgenden Unterlagen einreichen:

  • Stellenausschreibung (nach Vorlage der Personalabteilung)
  • Angabe zur Finanzierung (Landesmittel, Projektmittel, QSL, etc.) mit Bewilligung/Zuwendungsbescheid des Mittelgebers mit Angaben:
    • dass die Projektmittel für den beantragten Zweck genutzt werden können (sachliche Richtigkeit),
    • dass der Mittelgeber über die Zuwendungsbestimmungen oder eine schriftliche Zusage (bitte beifügen) mit der Finanzierung der beantragten Personalmaßnahme einverstanden ist,
    • dass ausreichend Projektmittel für den beantragten Zeitraum und den Umfang der beantragten Personalmaßnahme vorhanden sind (rechnerische Richtigkeit) und
    • dass die vorgesehenen Tätigkeiten dem Zuwendungszweck entsprechen.
  • Bei Unterschreitung des Mindestbeschäftigungsumfangs (40h/Monat) und Mindestvertragsdauer (12 Monate) ist eine Begründung nötig.

 Nach Prüfung und ggf. Rücksprache und Korrektur erfolgt die Veröffentlichung auf der Fachbereichswebseite. Damit beginnt die Ausschreibungsfrist. Zusätzlich können Sie gerne die Ausschreibung an anderer Stelle der Fachbereichswebseite (z.B. auf Institutsebene) verlinken oder als Ausdruck aushängen. Bitte beachten Sie, dass nur die Veröffentlichung auf der Fachbereichswebseite die Bewerbungsfrist auslöst. Eine Veröffentlichung über die Institutsseite ist dafür nicht ausreichend.

 

Auswahl- und Einstellungsverfahren, Arbeitsvertrag

Nach Ende der Bewerbungsfrist führen Sie ggf. Bewerbungsgespräche durch. Bitte berücksichtigen Sie dabei § 6 Abs. 6 Hessisches Gleichberechtigungsgesetz und beteiligen die Schwerbehindertenvertretung, sofern eine Bewerberin oder ein Bewerber eine Schwerbehinderung geltend macht.

Bitte benachrichtigen Sie im Anschluss alle nicht berücksichtigten Bewerberinnen und Bewerber.

Nach erfolgreicher Auswahl einer oder eines passenden Bewerbers reichen Sie bitte folgenden Unterlagen ein (mind. drei Wochen vor Vertragsbeginn, nur per Mail von einer dienstlichen Mailadresse aus):

  • Antrag auf Einstellung (LINK)
  • Bewerbungsunterlagen der einzustellenden Person (inkl. Anschreiben und Lebenslauf)
  • Falls noch nicht erfolgt: Unterlagen zur Finanzierung und Begründung bei Unterschreitung der Mindesvertragsdauer und Mindestbeschäftigungsumfang

 Bewerbungsunterlagen sind nach Abschluss des Verfahrens ca. 6 Monate aufzubewahren und anschließend datenschutzgerecht zu vernichten.

Nach Prüfung der Unterlagen nimmt die Fachbereichsverwaltung Kontakt zur einzustellenden Person auf, um weitere Unterlagen anzufordern. Erst im Anschluss kann die Ausstellung des Arbeitsvertrages erfolgen. Diese muss zwingend persönlich und vor Aufnahme der Tätigkeit unterschrieben werden.

Voraussetzung für die Einstellung

  • Die zur Einstellung vorgesehene Person muss an einer deutschen Hochschule immatrikuliert sein (vor B.A., M.A. oder Lehramtsabschluss).
  • Eine Beschäftigung im Urlaubssemester ist möglich, solange die SHK eingeschrieben ist.
  • Eine gleichzeitige Beschäftigung als SHK und wiss. Mitarbeiterin oder Mitarbeiter ist nicht gestattet. Ebenso eine Beschäftigung nach erfolgtem M.A. oder Lehramtsabschluss.

Weiterbeschäftigung

Für eine Weiterbeschäftigung reichen Sie bitte wieder einen Antrag und die Bestätigung der Finanzierung (s. oben) ein. Eine formlose Mail genügt nicht.

Bitte beachten Sie, dass die nachtlose Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses an die rechtzeitige Einreichung des Weiterbeschäftigungsantrags geknüpft ist. Sollte der Antrag nicht rechtzeitig eingehen und es kommt zu einer Unterbrechung, ist die Fortsetzung der Tätigkeit ohne Vertrag nicht erlaubt. Der SHK entstehen dadurch ggf. finanzielle Einbußen.

Aufstockung/Reduzierung von Stunden

Eine Aufstockung von Arbeitsstunden eines bereits bestehenden Vertrages kann nur durch den Arbeitgeber auf Antrag erfolgen (Verfahren wie bei Weiterbeschäftigung). Eine Reduktion der Stunden kann auf Antrag des Arbeitgebers (Verfahren wie bei Weiterbeschäftigung) oder durch die SHK selbst erfolgen (z. B. zur Vermeidung von Minijob-Grenzüberschreitungen). Hierzu nimmt die SHK bitte direkt Kontakt mit der Fachbereichsverwaltung auf.

Eine Aufstockung oder Reduzierung kann ebenfalls durch einen neuen/weiteren Arbeitsvertag am Fachbereich oder an einem anderen Fachbereich erfolgen. Hier müssen Sie selbst nichts unternehmen.

Kalkulation der Personalkosten

Zur Kalkulation der Personalkosten von studentischen Hilfskräften verwenden Sie bitte die von der Uni Marburg zur Verfügung gestellten Hilfsmittel, konkret die Durchschnittswert-Tabelle des zuständigen Dezernats V mit den entsprechenden Kalkulationswerten (hier "Stundensätze Arbeitgeber" im Tabellenunterblatt "Kalkulation Hilfskräfte"). Bei Fragen wenden Sie sich gerne an die Fachbereichsverwaltung oder Dekanatsgeschäftsführung.