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Erfordernisse an einzureichende Belege

Für die Bearbeitung von Bewirtungen, Dienstreisen, Auszahlungsanordnungen (AZO) bestehen bestimmt Vorgaben für die Einreichung.

Beachten Sie daher bitte immer und unbedingt:

Belege müssen immer im Original eingereicht werden (nicht als Scan oder Foto).
Rechnungen (oder Kassenzettel) sind immer beizufügen. Bestellbestätigungen oder Lieferscheine reichen nicht aus.
Als Zahlungsnachweise reichen in eindeutigen Fällen Kassenzettel (Warenmitnahme ist hier ohne Zahlung i.d.R. nicht möglich) oder bei Kartenzahlungen entsprechende Vermerke auf der Rechnung wie „Zahlung erfolgt“ o.ä. Dann sind keine weiteren Zahlungsnachweise erforderlich. In allen anderen Fällen ist ein Zahlungsnachweis (z. B. Kontoauszug) erforderlich!
Es muss eindeutig sein, warum vom regulären Beschaffungsweg der UMR mit SAP-Bestellung und anschließender Rechnung an die UMR abgewichen wurde, obwohl dieser für den Sachverhalt möglich gewesen wäre (und dann gar keine private Verauslagung und keine AZO erforderlich wäre), wer das Geld erhalten soll, also Lieferfirma oder AZO-einreichende Person (auf der eingereichten Rechnung steht manchmal die UMR als Rechnungsempfänger, manchmal die einreichende Person, manchmal beide kombiniert), ob die Rechnung also tatsächlich privat gezahlt wurde und ob letztlich parallel eine Rechnung direkt an die UMR geht und dann ggf. doppelt gezahlt wird.
Reichen Sie Belege nicht als „ungeordneter Haufen“ ein.
Sollten Belege kleiner als A4 sein, sind diese bitte alle auf A4-Blätter aufzukleben. Achten Sie bitte darauf, dass diese noch lesbar sind. Thermopapier und Kleber vertragen sich oft nicht. Dies ist keine neue Anforderung, sondern ist bereits als Hinweis oben auf dem Antrag auf Reisekostenerstattung enthalten und gilt für die Einreichung sämtlicher Belege (auch bei Auslagenerstattung für Lehrbeauftragte). Bitte keine kleinen Einzelbelege mitschicken!
Die aufgeklebten Belege sollen in Gänze kleben und nicht nur an einem Punkt aufgeklebt sein. Die Belege werden gescannt und dürfen dort nicht hängen bleiben. Bitte verwenden Sie einen Klebestift oder insbesondere bei dickeren Belegen oder Thermopapier Tesafilm auf allen Seiten.
Die aufgeklebten Belege – z. B. längere Kassenzettel – nicht umknicken, unterfalten o. ä., sondern komplett lesbar aufkleben.
Dokumente bitte nicht tackern! Vor dem Scannen müssen sämtliche Tackernadeln entfernt werden.
Büroklammern sind weniger problematisch, müssen vor dem Scannen aber ebenfalls entfernt werden. Büroklammern sollten also (nur) dort eingesetzt werden, wo es zur Abgrenzung von Vorgängen zweckmäßig und hilfreich ist.
Optimal ist es, zu einem Vorgang zusammengehörige Unterlagen und Belege angemessen abzugrenzen (z. B eine Rechnung mit mehreren/zahlreichen Seiten, eine Reisekostenabrechnung, eine Auslagenerstattung jeweils mit allen dazugehörigen Anlagen), also einen zusammengehörigen Vorgang z. B. per Heftstreifen, Mappe oder abgegrenzt durch Büroklammern einzureichen.