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Hinweise zur Ausstellung von Auszahlungsanordnungen (AZO)
Für alle Beschaffungen von Gütern und Leistungen gilt das Vergaberecht, erläutert im Beschaffungshandbuch der Universität Marburg (https://www.uni-marburg.de/de/universitaet/service/angebote/materialwirtschaft/vergaberecht). Grundsätzlich sollen alle Bestellungen über SAP als führendes System erfolgen. Ausnahmen regelt das Beschaffungshandbuch.
Die Auszahlungsanordnung (AZO) ist insbesondere für die im Beschaffungshandbuch aufgeführten Ausnahmen gedacht, die einen Privatkauf nötig machen, wenn eine reguläre Beschaffung nicht möglich ist wie bspw. Reisekosten von Universitätsexternen (z.B. Exkursionen) oder Einkäufe in Web-Shops. Grundsätzlich sollen Privatkäufe und damit verbunden Auslagen bei Bewirtungen und ansonsten nur in Ausnahmefällen nach Anlage 1 zum Beschaffungshandbuch erfolgen.
Bitte nehmen Sie immer erst Kontakt mit der Fachbereichsverwaltung auf, wenn eine Bestellung/Auszahlung nicht über SAP oder eine elektronische Rechnung möglich sein sollte oder Sie eine Bewirtung planen. Wir besprechen gerne mit Ihnen alle nötigen Unterlagen und Genehmigungswege.
Auch bei einer AZO sind alle Vorgaben des Beschaffungshandbuches einzuhalten:
- Es müssen ausreichende Mittel zur Verfügung stehen,
- evtl. Vergleichsangebote oder Genehmigungen durch die Materialwirtschaft (Dezernat V) vorliegen und
- insbesondere das Prinzip Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sichergestellt sein.
Bei der Einreichung einer AZO sind je nach Beschaffung folgende Unterlagen zusätzlich nötig:
- schriftliche Begründung warum eine reguläre Beschaffung (bspw. über WPS/HELF oder SAP) nicht möglich ist und die dazugehörigen Belege (bspw. E-Mailkommunikation mit Händlern, dass ein Web-Shop keine Rechnungszahlung oder eine SAP-Bestellung nicht akzeptiert)
- Vergleichsangebote beim Überschreiten von Preisschwellen (ab 500 € netto)
- evtl. Genehmigung durch Dez. V Materialwirtschaft (z.B. „Ausnahmsweiser Verzicht auf Vergleichsangebote“ oder Genehmigungen im Rahmen von Bewirtungen) – die Genehmigung muss VOR der Bestellung/Bewirtung eingeholt werden!
- eventuelle Bewilligungen durch einen Drittmittelgeber.
Ausfüllen einer AZO
Die Formulare für verschiedenen AZO (z.B. In- oder Ausland) finden Sie hier: https://www.uni-marburg.de/de/universitaet/service/formulare/rechnung. Bitte füllen Sie die Unterlage am Bildschirm aus und nicht handschriftlich.
Eine nicht vollständig ausgefüllte AZO kann nicht akzeptiert und bearbeitet werden. Gemäß des Vier-Augen-Prinzips darf die AZO niemals durch die oder den Zahlungsempfängerin oder Zahlungsempfänger selbst unterschrieben werden.
Kopfbereich: Bitte geben Sie unbedingt den Fachbereich und das Institut an, ebenso das Geschäftsjahr.
Zahlungsweg: Bitte geben Sie an, welcher Zahlungsweg gewünscht wird (Überweisung oder Check).
Empfänger: Bei Privatpersonen muss aus steuerrechtlichen Gründen das Geburtsdatum und die SteuerID angegeben werden. Bei Personen aus dem Ausland ist ggf. die Beantragung einer deutschen SteuerID nötig (Erläuterung finden Sie in der Mitteilungsverordnung: https://www.uni-marburg.de/de/universitaet/administration/verwaltung/dezernat5/buchhaltung/mitteilungsverordnung).
IBAN: Bitte gut leserlich, nicht handschriftlich.
Betrag: Der Betrag muss als Zahl und ab 500 € in gut leserlichen Druckbuchstaben geschrieben werden (i. B. = in Buchstaben).
Begründung der Ausgabe: Die Begründung ist hier stets selbsterklärend aufzuführen; ein Verweis auf eine ausführlichere Begründung im Anhang ist ebenfalls zulässig.
Hinweis auf Unterlagen: Es ist wichtig, dass alle Zahlungsbelege, ergänzende Teilnehmerlisten, Begründungen, Veranstaltungsprogramme sowie Bewilligungen durch den Mittelgeber und ggf. die Genehmigung der Materialwirtschaft aufgeführt und als Anlage beigefügt sind.
Vermerke: Nach Bedarf.
Feststellungsvermerk: WICHTIG! Die sachliche Richtigkeit kann nur durch die kostenstellenverantwortliche Person oder höher gezeichnet werden (inkl. Amtsbezeichnung und Vergütungsgruppe). Sollte die Auszahlung an die kostenstellenverantwortliche Person selbst gehen, kann dies nur durch die nächstvorgesetzte Person gezeichnet werden. Die rechnerische Richtigkeit auf der rechten Seite wird durch die Fachbereichsverwaltung oder Dekanatsgeschäftsführung gezeichnet.