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Durchführungsphase

Operative Steuerung und Koordination

In dieser Phase stehen die operative Steuerung und die Überwachung des reibungslosen Ablaufs im Mittelpunkt.

Minutiösen Ablaufplan für den/die Konferenztag/e erstellen

• Koordination aller Gewerke (Team, Redner*innen, Technik, Catering, Auf- und Abbauten, Umbauten etc.)
• durchgehend Ablaufkontrolle / Zeitplan im Auge behalten
• Generalprobe einplanen (Techniktest, ggf. Übergänge im Programm)

Sicherheit und Notfall 

Prüfen der Fluchtwege vor der Veranstaltung

Aufbauten überprüfen

Sicherstellen, dass alle Räume wie geplant vorbereitet sind (Bestuhlung, Getränke, Technik etc.)

Referierenden-Betreuung

Begrüßung, Einweisung, für Fragen bereit stehen etc.

Teilnehmendenservice 

Info- und Anmeldestelle bedenken

Abbau/Rückbau, Reinigung etc.

s.a. Dokument Auflagen für Sonderveranstaltungen und Feierlichkeiten