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Planung: Detailklärung

Planungs- und Organisationsphase (8–10 Monate vorher)

  • Termin festlegen

    Prüfen, ob parallel große Veranstaltungen stattfinden oder Feiertage sind, auch andere Bundesländer berücksichtigen

  • Detaillierte Budgetplanung und Finanzierung klären

    • Raum-Miete  
    • Technik (nur, wenn mehr benötigt wird, als das HRZ leisten kann, Details unter dem Punkt Technik)
    • Catering
    • Marketing
    • Honorare (Redner*innen)
    • Ggf. Personal (z.B. Techniker*in)
    • Sponsoren (von Veranstaltung abhängig)
    • Zuschüsse (von Veranstaltung abhängig)
    • Ticketpreise (von Veranstaltung abhängig)
    • Hotelkosten/Reisekosten
    • Ggf. GEMA (Hinweis: muss vorab angemeldet werden, Informationen der GEMA zur Veranstaltungsanmeldung)

  • Veranstaltungsort (Location) auswählen

    Für zentrale Lehrräume und Veranstaltungsstätten liegen die Zuständigkeiten bei der Raumverwaltung.

    Für weitere Hörsäle und Seminarräume wenden Sie sich bitte direkt an die Fachbereiche und Einrichtungen.

    Folgendes ist zu beachten: Forschung und Lehre haben grundsätzlich Priorität. Für externe Veranstaltungen stehen die Zeiten und Räumlichkeiten zur Verfügung, die nicht durch den Lehrbetrieb in Anspruch genommen werden. Es darf nicht zu Beeinträchtigungen des Lehrbetriebs kommen.

    Ort passend zu Größe und Format wählen

    Zum Beispiel mehrere Räume für parallele Veranstaltungen oder unterschiedliche Anforderung der Räume, Flexibilität der Räume auswählen und anfragen (s. Raumverwaltung).

    Barrierefreiheit beachten

    s. Hinweise unter Barrierefreiheit

    Verfügbarkeit der Technik und Internetverbindung (WLAN) klären

    s. Hinweise unter Technik

    Auf Verkehrsanbindung (ÖPNV, Parkplätze) achten, Übernachtungsmöglichkeiten abklären

    Die Anreise der Teilnehmenden sollte gut organisiert sein, um Zeitverluste und Stress zu vermeiden. Prüfen Sie, ob ausreichend Parkplätze vorhanden sind oder ob alternative Verkehrsmittel (z. B. Bahn, Bus) genutzt werden können. Für auswärtige Gäste sind Informationen zu nahegelegenen Hotels hilfreich.

    Auf- und Abbauzeiten mitdenken

    Die benötigten Zeiten für Aufbau und Abbau müssen bei der Raumbuchung berücksichtigt werden.

    Sicherheit und Notfall klären (Fluchtwege, Sicherheitsbestimmungen, Erste-Hilfe-Versorgung)

    Begehen Sie mit den Hausmeistern die ausgesuchten Räume. Oftmals können Sie dabei schon die wichtigsten technischen Fragen klären.

    Das Dokument Auflagen für Sonderveranstaltungen und Feierlichkeiten sollte unbedingt bei Veranstaltungen beachtet werden.

    Bei Veranstaltungen ab 200 Personen muss die hessische Versammlungsstätten-Richtline beachtet werden.

    Es gibt bestehende Sicherheitskonzepte für einige Veranstaltungen/Gebäude und Brandschutzkonzepte für alle Gebäude der Philipps Universität: Die Einhaltung der Sicherheits- und Brandschutzkonzepte werden anhand der Angaben im Raumantrag von der Raumverwaltung geprüft.

    Das Anbieten von Speisen und Getränken bedarf der ausdrücklichen Genehmigung der Universität. Beim Anbieten von Speisen und Getränken hat der Veranstalter oder der beauftragte Caterer die Hygienevorschriften einzuhalten (prüfen und unterschreiben lassen). Bei öffentlichen Veranstaltungen müssen Verkäufe vom Veranstalter bei den entsprechenden Ämtern (Finanz- und Gewerbeamt) angemeldet werden. Weiterhin muss der Veranstalter oder der beauftragte Caterer beim Verkauf von alkoholischen Getränken eine Ausschankgenehmigung beim Ordnungsamt einholen/vorlegen. Es gibt keine Veranstalterhaftpflicht – muss/sollte für Veranstaltung gebucht werden.

    Weitere Informationen finden Sie im Bereich Sicherheit.

     Ansprechpersonen:

    Bestuhlungspläne

  • Programmstruktur

    • Entwurf einer Agenda (Zeitrahmen für Vorträge, Workshops, Pausen, Networking etc.)
    • Themen und Sprecher*innen festlegen und kontaktieren
    • Ggf. Keynote-Speaker auswählen und anfragen
    • Call for Papers starten
    • Ggf. Moderation
    • Briefing der Redenden (vorab Konzept erstellen, wer was sagt und Stichworte erstellen)
    • Festlegen, ob Visualisierung nötig ist

  • Technik

    Das Medienzentrum der Universitätsbibliothek bietet multimediales Equipment, wie Laptops, Beamer, Kameras oder Audioanlagen für Studierenden und Mitarbeiter*innen der Uni Marburg zum Ausleihen an.

    Für einen reibungslosen Ablauf Ihrer Tagung und bei Fragen steht ebenso der Tagungssupport des Hochschulrechenzentrums (HRZ) zur Verfügung. Für den Erstkontakt schreiben Sie an , wenn möglich unter Angabe von: Name der Veranstaltung, Ort(e) der Veranstaltung, Zeitraum (Datum von … bis …), ggf. Anzahl der benötigten Gäste-Konten, SAP-Kostenstelle/Fondsnummer.

  • Hotel

    Für die Unterbringung von Gästen sind die Rahmenverträge zu beachten. Das bedeutet, dass die Universität Marburg mit bestimmten Hotels Verträge über vergünstigte Zimmerpreise geschlossen hat. Derzeit bestehen Rahmenverträge mit dem Welcome Hotel und dem Marburger Hof (Stand Nov. 2025). 

    Ebenso besteht die Möglichkeit Gäste im Gästehaus der Universität unterzubringen.

    • Liste mit Hotels erstellen 
    • Bei großen Konferenzen vorab mit Hotels Kontakt aufnehmen und Kapazitäten klären

  • Catering

    Für die Bewirtung von Veranstaltungsgästen sind neben Richtlinien der Mittelgeber (falls vorhanden) insbesondere die Bewirtungsrichtlinie (PDF) der Uni Marburg zu beachten. Bitte beachten Sie die Voraussetzungen unter denen eine Bewirtung überhaupt möglich ist. Auch die Höhe der Kosten, die pro teilnehmender Person für die Bewirtung ausgegeben werden kann, sollte im Vorhinein klar sein.

    Ebenso sollte beachtet werden, welche Unterlagen (beispielsweise Teilnehmerliste) ggf. für die spätere Abrechnung der Kosten benötigt werden. Es gibt bestehende Rahmenverträge mit verschiedenen Marburger Catering-Unternehmen in Übereinstimmung mit der Bewirtungsrichtlinie der Uni Marburg („Philipps-Pakete“). Aus diesen „Philipps-Paketen“ kann gewählt werden. In den Paketen stehen die Preise pro Person fest, individuelle Angebotseinholungen sind nicht erforderlich. Erforderlich ist lediglich eine Verfügbarkeitsanfrage, ob der Caterer zum gewünschten Termin liefern kann. Diese "Philipps-Pakete" sollen für Bewirtungen verbindlich genutzt werden.

    • Verpflegung planen (Begrüßungskaffee, Pausen, Mittag-/ Abendessen etc.), auf Ernährungsbedürfnisse achten (Allergien, vegetarisch, vegan)
    • Caterer buchen unter Beachtung der Bewirtungsrichtlinie; Möglichkeit über „Philipps-Pakete“, Zahlen der Teilnehmenden kurz vor VA aktualisieren für Catering

  • Öffentlichkeitsarbeit 

    Öffentlichkeitsarbeit und Teilnehmermanagement planen (nachdem Ort und Datum feststehen): Öffentlichkeitsarbeit ist bewusste Kommunikation: Sie verbindet Ihre Veranstaltung mit ihrer Zielgruppe und macht Inhalte verständlich, sichtbar und nachhaltig.

    Bevor Sie Ihre Veranstaltung öffentlich kommunizieren, definieren Sie die Zielgruppe und prüfen Sie, ob die Veranstaltung von besonderem öffentlichem Interesse oder von herausgehobener Bedeutung für die Philipps-Universität ist. Eine Veranstaltung gilt als profilbildend, wenn sie besondere Aufmerksamkeit innerhalb oder außerhalb der Universität erzielt, z. B. durch herausragende Inhalte, eine große Zielgruppe, externe Medienrelevanz, aktuelle oder kontroverse gesellschaftliche Thematik (z. B. hochkarätige Gastredner*innen, nationale oder internationale Bedeutung, aktuelle gesellschaftliche Themen). Wenn Ihre Veranstaltung ein solches Format hat, ist es sinnvoll, sich frühzeitig (mindestens 2–4 Wochen vor dem Termin) an die Pressestelle zu wenden. Die Hochschulkommunikation berät zu strategischer Kommunikation, Medienarbeit, Pressemitteilungen und weiteren Unterstützungsangeboten.  

    Für alle anderen Veranstaltungen gilt: Nutzen Sie das Basispaket der Öffentlichkeitsarbeit, d.h. Corporate Design Portal für einheitliche visuelle Elemente (Bilder, Farben, Schriftarten), Termin selbst in die Uni-Veranstaltungs-Website eintragen,
    eigene Kanäle (z. B. Fachbereichs-Newsletter, Instagram, Mailings) für die Ankündigung nutzen.

    • Einladungsliste erstellen und abstimmen
    • Save the Date verschicken
    • Einladungen verschicken (mit Rückmeldefrist und Anmeldeoption)
    • Registrierungssystem überlegen und umsetzen
    • Passende Kommunikationsform für Zielgruppe auswählen und gezielt nutzen (Instagram, Facebook, E-Mail, Uni App, Uni-Website, Fachpublikationen, Pressemitteilung etc.). Dabei auf plattformangepasste Formate achten (z. B. kurze Texte mit Bild für Instagram, längere Inhalte für die Uni-Website).

    Medienmaterialien planen, designen und bestellen:
    Das Corporate Design-Portal ist der zentrale Zugangspunkt zu allem, was man braucht, um die Universität Marburg visuell konsistent, wirkungsvoll und mit Wiedererkennungswert nach innen und außen zu präsentieren.

    Im Portal finden Sie unter anderem Informationen zu den Basiselementen des Corporate Designs (CD), zum Markensystem sowie Vorlagen, Anleitungen, Erklärvideos und Beispiele für die Anwendung des Designs auf den verschiedenen Medienformaten.

    Tagungsunterlagen (Agenda, Namensschilder, Teilnehmerliste, evtl. Fragebögen, Merchandise-Artikel) erstellen und Tagungsbedarf (Blöcke, Kugelschreiber, Tagungsmappen) bedenken.

    Tagungsbedarf können Sie über die Materialwirtschaft bestellen (Bestellung der Artikel über SAP per Reservierung im Lager der Materialwirtschaft (ASHY-Lager) oder über WPS aus dem Katalog Lager ASHY. Mitarbeitende ohne SAP/WPS Kenntnisse bestellen per E-Mail bei . Wichtig: Hausinterne Versandadresse und Kostenstelle angeben, die belastet werden soll.

    Uni-Shop: Gastgeschenke & Artikel für Uni-Angehörige, Tagungsbedarf, Einladungskarten, Campus Store der Tourist-Information

    Roll-ups mit verschiedenen Motiven können über die Stabsstelle Hochschulkommunikation ausgeliehen werden. Mail an .

    Für Veranstaltungen mit Lehrbezug können Materialien wie Pinnwände, Flipcharts und Moderationskoffer in der Hochschuldidaktik ausgeliehen werden.

    Als Ansprechpersonen bei der Organisation von Tagungsequipments können Sie sich zudem auch an die Kolleg*innen der Raumbuchung wenden. 

  • Rechtliche & ethische Aspekte beachten

    • Einverständniserklärung für Fotos/Videos (besonders bei Studierenden, Nicht-Mitarbeitenden)
    • Copyright bei Bildern, Grafiken, Musik
    • Datenschutz (keine personenbezogenen Daten ohne Einwilligung – z. B. Teilnehmendenliste)
    • Copyright bei Bildern, Grafiken, Musik beachten und kenntlich machen

  • Zeitplan/Ablaufplan erstellen

    Für alle beschriebenen Punkte Zeitplan erstellen (Auf- und Abbau bedenken)