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Nachbereitungsphase

Finanzen – Abrechnung abschließen

Abrechnung Bewirtung

  • Formular „Abrechnung von Bewirtungskosten“ ausfüllen (im Dokument der Bewirtungsrichtline, dort finden Sie auch Hinweise zum Ausfüllen des Formulars!) Jeder Abrechnung muss folgendes beigefügt werden: Programm oder Einladung zu Veranstaltung sowie Namensliste der Teilnehmenden

Abrechnung Hotel

  • Liegt dem Hotel eine schriftliche Kostenübernahmeerklärung vor, wird die Rechnung direkt an die E-Mail-Adresse geschickt. Diese wird dann an den*die betreffende*n Mitarbeitenden bzw. dessen Organisationseinheit zur Freigabe geschickt (elektronisch)
  • Geht die Hotelrechnung an den Gast, muss diese über die zuständige Organisationseinheit mit einer Auszahungsanordnung an die Buchhaltung geschickt werden. 

Ansprechpartner*innen:

Ggf. Abrechnung GEMA

Sollte während der Veranstaltung urheberrechtlich geschützte Musik gespielt worden sein, sind die entsprechenden Gebühren an die GEMA abzuführen.

Dank und Feedback

Dies dient der Wertschätzung gegenüber den Beteiligten und der Gewinnung von Verbesserungspotenzialen für die Zukunft.

  • Ggf. Dank an Teilnehmende, Redner*innen, ggf. Sponsoren, Helfer*innen etc. (per Mail im Nachgang zur Veranstaltung)
  • Bei Bedarf Bitte um Feedback
  • (Online-Umfrage) bitten

Dokumentation

Den Teilnehmenden im Nachgang ggf. Präsentationen und Videos zur Verfügung stellen.

Auswertung

Ziel ist die Analyse von Budgets und Rückmeldungen, um Prozesse für zukünftige Veranstaltungen zu optimieren.

  • Feedback und Budget auswerten
  • Nachbesprechung der VA mit Kernteam (was lief gut, was kann verbessert werden?)