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Planung: Grundlagen klären

Konzeptionsphase (12–14 Monate vorher)

Ziel und Thema 

• Hauptziel
• Zielgruppe
• Klares und attraktives Thema formulieren

Umfang und Format

• Größe der Konferenz (ungefähre Anzahl der Teilnehmenden)
• Dauer (Anzahl der Tage)
• Art (präsent, digital, hybrid)

Datum, Dauer und Ort – Wann und wo?

• Wann – Terminkonflikte prüfen
• Dauer – Anzahl der Tage

Kernteam 

• Planungsteam bilden und Verantwortlichkeiten verteilen (verantwortlich für Programm, Logistik, Marketing, Finanzen)
• Budget/Finanzierung klären (beeinflusst Wahl der Location, Catering und Technik)